L'automatisation de la collecte des données clients simplifie grandement le travail de votre entreprise. En utilisant l'intégration Google Forms et Zapier, vous pouvez créer automatiquement des clients dans Orderry sans saisie manuelle de données. Dans cet article, nous allons voir étape par étape comment configurer un formulaire Google, le connecter à Orderry via Zapier et transférer les données vers votre système CRM de manière rapide et précise.

1. Allez sur Google Forms.

2. Créez un formulaire avec quelques questions de base pour collecter des informations afin de créer un client.

Étant donné que Zapier vous permet uniquement de transférer des informations vers des champs système, vous n'avez pas besoin de créer des formulaires avec de nombreuses questions.
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Si vous avez des champs personnalisés qui sont obligatoires, vous devrez les rendre non obligatoires, car vous ne pourrez pas transférer ces données via Zapier, et donc aucun client ne sera créé. Si vous avez des champs système qui sont obligatoires, vous devez absolument ajouter une question correspondante à votre formulaire Google.
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Voici une liste des données que vous devez collecter :

Les données suivantes sont standard pour les formulaires clients et peuvent être transférées via cette intégration, nous recommandons donc de les demander également, surtout si elles sont définies comme obligatoires dans votre formulaire client :

💡 Conseils

1. Rendre ces champs obligatoires.

2. Nous vous recommandons de préciser dans les questions du formulaire Google, ou dans la description de la question, dans quel format les données relatives au numéro de téléphone et à l'email doivent être saisies. Par exemple :

Veuillez noter que le numéro de téléphone doit être saisi au format international avec l'indicatif du pays, c'est-à-dire dans le format suivant : +10675676767.

Une fois le formulaire créé, remplissez-le avec les données correctement formatées afin qu'il soit facile de faire correspondre ces données avec celles d'Orderry au moment de configurer la connexion.

L'étape suivante consiste à configurer la connexion.

1. Allez dans Paramètres > Intégrations > Zapier et cliquez sur Apprendre comment.

2. Connectez-vous à votre compte Zapier.

3. Cliquez sur Create workflow.

Ajoutez le bloc Google Forms.
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Remplissez les champs comme suit :

Cliquez sur Continue.

Dans le champ Form, sélectionnez le formulaire Google que vous avez créé. Si vous venez de le créer et qu'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Refresh results.

Cliquez sur Continue.

Cliquez sur Test trigger.

Plusieurs enregistrements de votre formulaire complété s'affichent ici. Nous vous recommandons de sélectionner l'enregistrement que vous avez créé lors du test du formulaire à l'Étape 1.

Cliquez ensuite sur Continue with selected record.

Si vous ne disposez pas d'un tel enregistrement, vous pouvez modifier celui qui a été créé automatiquement.

Pour ce faire, cliquez sur l'enregistrement, puis sur Edit, et apportez les modifications nécessaires dans les champs dont vous avez besoin (veillez à ce que l'email et le numéro de téléphone soient dans le bon format).

L'enregistrement modifié apparaît dans la liste. Sélectionnez-le et cliquez sur Continue with selected record.

Ajouter le bloc Orderry.
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Remplissez les champs obligatoires :

Si vous n'avez pas encore créé de connexion entre Orderry et Zapier à l'aide d'une clé API, alors :

1. Cliquez sur + Connect a new account.

2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, collez la clé API, que vous pouvez copier dans Orderry sur la page Paramètres > API.

3. Cliquez sur Yes, continue to Orderry et sélectionnez ce compte dans le champ.

Cliquez sur Continue.

Ici, vous devez faire correspondre les champs de votre formulaire Google aux champs de la carte du client dans Orderry.

Pour ce faire, cliquez sur le champ requis, puis appuyez sur le symbole « / » du clavier ou « + » dans le champ et trouvez la question et la réponse de votre formulaire qui correspondent au champ dans la liste des données.

Par exemple, dans le champ Email, sélectionnez la question avec la réponse concernant l'email.

☝️ N'oubliez pas de remplir le champ First name, sans lequel vous ne pourrez pas créer de client.

Il y a également des champs système que vous remplissez directement dans le système Orderry, tels que les remises client, la case à cocher Conflit, la case à cocher Fournisseur, etc. Par conséquent, ces champs peuvent être laissés sans aucune donnée.

Cependant, si vous planifiez d'utiliser ce formulaire uniquement pour les fournisseurs, ou dans le cadre d'une campagne de marketing spécifique (par exemple, sur votre site web), vous pouvez définir des valeurs standard dans les champs dont vous avez besoin.

Par exemple, sélectionnez l'option « Site web » dans le champ « Comment le client nous a trouvés » si le lien vers ce formulaire n'est disponible que sur votre site web.

Après avoir rempli les champs nécessaires, cliquez sur Continue.
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Cliquez sur Test step pour tester la connexion. Cette étape est facultative, mais vous pourrez immédiatement vérifier si tout fonctionne correctement et si le client sera créé dans Orderry.

Si tout est configuré correctement, un client avec vos données de test sera créé dans Orderry.

Si des champs sont manquants ou que les données sont incorrectes (par exemple, Email au mauvais format), Zapier l'affichera et vous pourrez revérifier que toutes les données sont correctes.

Une fois que vous avez terminé les paramètres, cliquez sur Publish.

Vous avez terminé ! Votre connexion a été créée avec succès ! A partir de maintenant, chaque fois que vous remplirez un formulaire dans Orderry, un client sera créé avec les données appropriées.

🔎 Pour en savoir plus sur les autres flux de travail possibles et la manière de les utiliser, consultez cet article.