Cet article est en cours de traductionAutomatisez facilement la création de prospects dans Orderry en connectant Google Forms avec Zapier. Ce guide étape par étape vous montrera comment configurer un formulaire, le lier à Orderry, et s'assurer que les bonnes données circulent de manière transparente - en vous faisant gagner du temps et en réduisant le travail manuel !
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1. Allez sur Google Forms.
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2. Créez un formulaire avec quelques questions de base pour collecter des informations afin de créer un prospect.
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Étant donné que Zapier vous permet uniquement de transférer des informations vers des champs système, vous n'avez pas besoin de créer des formulaires avec de nombreuses questions.
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Si vous avez des champs personnalisés qui sont obligatoires, vous devrez les rendre non obligatoires, car vous ne pourrez pas transférer ces données via Zapier, et donc aucun prospect ne sera créé. Si vous avez des champs système qui sont obligatoires, vous devez absolument ajouter une question correspondante à votre formulaire Google ou les pré-remplir lors de la création du Zap conformément aux instructions complémentaires.
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Voici une liste des données que vous devez collecter :

Le reste des données du système peut être transféré via cette intégration, vous pouvez donc le demander également, surtout s'il est défini comme requis dans votre formulaire de prospect, par exemple l 'email, la raison de la prise de contact, l'urgence, etc.
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💡 Conseils
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1. Rendez les champs obligatoires.
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2. Nous vous recommandons de préciser dans les questions du formulaire Google, ou dans la description de la question, dans quel format les données relatives au numéro de téléphone et à l'email (si vous le demandez) doivent être saisies. Par exemple :
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Veuillez noter que le numéro de téléphone doit être saisi au format international avec l'indicatif du pays, c'est-à-dire dans le format suivant : +10675676767.

Une fois le formulaire créé, remplissez-le avec les données correctement formulées afin qu'il soit facile de faire correspondre ces données avec celles d'Orderry au moment de configurer la connexion.
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L'étape suivante consiste à configurer la connexion.
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1. Allez dans Paramètres > Intégrations > Zapier et cliquez sur Apprendre comment.
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2. Connectez-vous à votre compte Zapier.
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3. Cliquez sur Create workflow.
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Ajoutez le bloc Google Forms.
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Remplissez les champs comme suit :

Cliquez sur Continue.

Dans le champ Form, sélectionnez le formulaire Google que vous avez créé. Si vous venez de le créer et qu'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Refresh results.

Cliquez sur Continue.

Cliquez sur Test trigger.

Plusieurs enregistrements de votre formulaire complété s'affichent ici. Nous vous recommandons de sélectionner l'enregistrement que vous avez créé lors du test du formulaire à l'Étape 1.
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Cliquez ensuite sur Continue with selected record.
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Si vous ne disposez pas d'un tel enregistrement, vous pouvez modifier celui qui a été créé automatiquement.
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Pour ce faire, cliquez sur l'enregistrement, puis sur Edit, et apportez les modifications nécessaires dans les champs dont vous avez besoin (veillez à ce que l'email et le numéro de téléphone soient dans le bon format).
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L'enregistrement modifié apparaît dans la liste. Sélectionnez-le et cliquez sur Continue with selected record.
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Ajoutez le bloc Orderry.
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Remplissez les champs obligatoires :

Si vous n'avez pas encore créé de connexion entre Orderry et Zapier à l'aide d'une clé API, alors :
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1. Cliquez sur + Connect a new account.
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2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, collez la clé API, que vous pouvez copier dans Orderry sur la page Paramètres > API.
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3. Cliquez sur Yes, continue to Orderry et sélectionnez ce compte dans le champ.
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Cliquez sur Continue.
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Ici, vous devez faire correspondre les champs de votre formulaire Google aux champs de la fiche du prospect dans Orderry.
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Pour ce faire, cliquez sur le champ requis, puis appuyez sur le symbole « / » du clavier ou « + » dans le champ et trouvez la question et la réponse de votre formulaire qui correspondent au champ dans la liste des données.
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Par exemple, dans le champ Numéro de téléphone, sélectionnez la question avec la réponse concernant l'email.
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☝️ Veillez à remplir le champ First name, car sans lui, vous ne pouvez pas créer de prospect.
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L'ID du type de prospect est un champ obligatoire dans l'intégration Zapier, nous vous recommandons donc de créer un type de prospect spécifique pour ce Google-formulaire et de le pré-remplir avec cette valeur.
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Il y a également des champs système ici que vous remplissez directement dans le système Orderry, tels que l'ID du gestionnaire, l'ID de l'emplacement, etc. Par conséquent, ces champs peuvent être laissés sans aucune donnée.
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Cependant, si vous planifiez d'utiliser ce formulaire uniquement pour un emplacement spécifique, ou dans le cadre d'une campagne de marketing spécifique (par exemple, sur votre site web), vous pouvez définir des valeurs standard dans les champs dont vous avez besoin.
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De même, si votre formulaire contient une question du type « Pour quoi avez-vous besoin d'aide ? », vous pouvez la faire correspondre au champ « Commentaire », puis la transférer dans votre champ personnalisé ou la laisser à cet endroit.
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Après avoir rempli les champs nécessaires, cliquez sur Continue.

Cliquez sur Test step pour tester la connexion. Cette étape est facultative, mais vous pourrez immédiatement vérifier si tout fonctionne correctement et si le prospect sera créé dans l'Étape.
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Si tout est configuré correctement, un prospect avec vos données de test sera créé dans Orderry.
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Si des champs sont manquants ou si les données sont incorrectes, Zapier l'affichera et vous pourrez vérifier que toutes les données sont correctes.
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Une fois que vous avez terminé les paramètres, cliquez sur Publish.
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Vous avez terminé ! Votre connexion a été créée avec succès ! Désormais, chaque fois que vous remplirez un formulaire dans Orderry, un prospect sera créé avec les données appropriées.
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🔎 Pour en savoir plus sur les autres flux de travail possibles et sur la manière de les utiliser, consultez cet article.