Une comptabilité efficace et la transparence en matière de paie sont des éléments clés de la gestion d’une équipe et des finances d’une entreprise. Afin de faciliter l’analyse des données déjà calculées dans le système, un nouveau « Rapport de paie » a été mis en place ; il regroupe les informations issues des modules de calcul et de provisionnement de la paie au sein d’une interface unique.
Le rapport « Paie » mis à jour est un outil permettant d’analyser rapidement la paie calculée et provisionnée de l’entreprise. Les dirigeants et responsables disposent à la fois d’un récapitulatif global (salaire de base, commissions, primes, pénalités) et de ventilations flexibles — pouvant aller jusqu’à une règle, un document ou un poste spécifique — tout en conservant la logique familière de vérification des données (salarié → règle → document → montant). Parallèlement, le service financier peut facilement basculer entre les calculs « en temps réel » et une vue historique fixe pour les périodes passées, tandis que des paramètres de rôles flexibles permettent d’appliquer des restrictions locales à la visibilité des données par salarié ou par site.
Remarque importante : ce rapport porte exclusivement sur les montants calculés et provisionnés et ne reflète pas les paiements effectifs ni les décaissements.
Dans cet article, nous allons examiner en détail comment configurer les niveaux d’accès au rapport, appliquer correctement les filtres et exporter les données finalisées.
Comment configurer l’accès au rapport
L’accès au rapport est configuré séparément pour chaque rôle sur la page Paramètres → Employé → Rôles, dans la fenêtre correspondant au rôle souhaité.
Tout d’abord, dans la section « Rapports », activez l’autorisation « Paie ». Cela détermine si l’utilisateur peut ouvrir le rapport « Paie ».
Ensuite, dans la section «Accès», précisez les données des salariés que l’utilisateur peut consulter dans le rapport :
Ma paie uniquement — le salarié ne voit que ses propres données ;
Tous les employés — accès complet aux données de l’ensemble du personnel ;
Salariés sélectionnés — accès uniquement aux paies d’une liste spécifique de personnes.
Ces paramètres s’appliquent exclusivement au nouveau rapport et n’affectent pas les autres sections du système.
Comment générer un rapport
Le rapport est disponible sur la page Rapports > Finance > Paie.
Pour afficher les données souhaitées, utilisez les filtres :
Période (obligatoire) — définit la plage de dates du rapport. En mode « Calculé », elle précise la période pour laquelle les calculs sont affichés, et en mode « Acquis », elle précise la période couverte par les cumuls enregistrés.
Source (obligatoire) — précise d’où le système extrait les informations :
Calculé — le rapport affiche les données actuelles, qui peuvent évoluer à mesure que les calculs eux-mêmes sont mis à jour ;
Acquis— le rapport affiche les provisions déjà finalisées.
Emplacement — vous permet de sélectionner des emplacements spécifiques. Ce filtre n’est disponible qu’en mode Calculé, car les provisions de paie ne sont pas liées à un emplacement.
La liste comprend :
Entreprise — les enregistrements non liés à un site spécifique, notamment le salaire de base, les pénalités, les primes et les commissions basées sur des événements ou des documents sans site associé ;
Sites disponibles pour l’utilisateur — les primes calculées sur la base de documents relatifs au site correspondant.
Par exemple :
Si vous sélectionnez uniquement « Entreprise » — le rapport n’inclura que les provisions générales non liées à un site : salaire de base, pénalités, primes et commissions qui ne sont pas spécifiques à un site.
Si vous sélectionnez un lieu spécifique, le rapport n’affichera que les commissions générées à partir de documents relatifs à ce lieu.
Si vous combinez « Entreprise » avec plusieurs lieux, le rapport combinera les données générales avec les détails de chaque lieu sélectionné.
Si vous sélectionnez « Tout », le rapport inclura toutes les données, quel que soit le lieu.
Employés — vous permet de sélectionner un, plusieurs ou tous les employés disponibles. Le contenu de ce filtre s’adapte automatiquement aux droits d’accès du rôle d’employé générant le rapport :
si l’accès est limité à sa propre paie, le filtre n’est pas disponible ;
en mode « Employés sélectionnés », seuls les employés figurant sur la liste approuvée sont affichés ;
en mode « Tous », tous les employés accessibles à l’utilisateur dans le cadre de ce rapport sont affichés.
Position – vous permet de limiter le rapport aux employés occupant une ou plusieurs positions sélectionnées. Seules les positions correspondant aux employés dans le cadre des autorisations d’accès configurées pour le rapport sont disponibles dans le filtre ;
si plusieurs positions sont sélectionnées, le rapport affiche les employés occupant l’une quelconque des positions sélectionnées ;
si la position d’un employé n’est pas précisée, cet employé est placé dans le groupe « Non spécifié ».
Par exemple, supposons qu’une entreprise compte 10 employés occupant les postes « Responsable », « Caissier » et « Administrateur ».
Filtre « Employés » :
Si le rôle d’un utilisateur dispose d’un accès « Ma paie uniquement », le filtre « Employés » n’est pas disponible et le rapport affiche immédiatement les données concernant uniquement cet utilisateur.
Si le rôle est défini sur « Employés sélectionnés » avec une liste comprenant, par exemple, 4 personnes (Harrisson, Korniezhko, Milton, Miller), vous pouvez en sélectionner une, plusieurs ou les quatre dans le filtre ; les 6 autres employés n’apparaîtront pas dans la liste.
Si le rôle dispose d’un accès à « Tous les employés », les 10 employés de l’entreprise sont disponibles dans le filtre.
Filtre « Position » :
Pour un utilisateur ayant accès à 4 employés sélectionnés (2 « Responsables » et 2 « Caissiers »), seules les options « Responsable » et « Caissier » apparaîtront dans le filtre « Position » — « Administrateur » n’est pas affiché car aucun des employés disponibles n’occupe ce poste.
Si vous sélectionnez à la fois « Responsable » et « Caissier », le rapport affichera tous les employés occupant ces deux postes (c’est-à-dire les 4 employés disponibles).
Si aucun poste n’est spécifié dans le système pour l’un des employés, celui-ci sera placé dans un groupe distinct intitulé « Non spécifié », qui sera également disponible à la sélection dans le filtre.
Après avoir configuré les filtres, cliquez sur « Appliquer ».
Ce que montre le rapport
Le rapport affiche des informations sur le calcul de la paie ou les provisions de paie pour les employés sélectionnés, pour la période choisie.
Récapitulatif total par employé
Les champs suivants s’affichent pour chaque employé :
Position
Salaire de base
Commissions
Pénalités
Bonus
Total
Formule de calcul :
Total = Salaire de base + Commissions + Bonus − Pénalités
En mode Calculé, le « Total » correspond au montant actuel de la paie calculée pour la période sélectionnée.
En mode Acquis, le « Total » correspond à la somme des provisions de paie déjà enregistrées et relevant de la période sélectionnée.
Ventilation par salarié
Lorsque vous développez la fiche d’un salarié, deux sections sont disponibles :
1. Salaire de base, pénalités et bonus. Cette section contient les enregistrements relatifs au salaire de base, aux pénalités et aux bonus relevant de la période de reporting sélectionnée. Pour chaque enregistrement, la date et l’heure, le document et le montant sont précisés. Il peut s’agir de provisions de salaire de base, de pénalités ou de bonus.
2. Commissions. Cette section contient toutes les commissions calculées selon les règles ou événements configurés pour la période sélectionnée. Les entrées sont regroupées par règle de commission ou par événement — c’est-à-dire le nom de la règle ou de l’événement utilisé pour calculer la commission.
Cliquez sur le point d’interrogation pour afficher la règle utilisée pour le calcul.
Au sein de chaque groupe de provisions, les informations suivantes s’affichent :
Date et heure ;
Document — le document sur la base duquel la commission a été provisionnée ; cliquez sur le numéro pour l’ouvrir ;
Nom du produit ou du service — l’élément spécifique (produit, service ou prestation) pour lequel la commission a été calculée ; ce champ est vide si la commission a été calculée au niveau du document ou de l’événement ;
Montant — le montant de la commission.
Le montant total des commissions pour chaque groupe spécifique est affiché sous ce groupe.
Impression et exportation
Vous pouvez facilement imprimer un nouveau rapport de paie directement depuis le système ou l’enregistrer au format PDF. La version imprimée affiche en haut le titre, la période, le lieu, les salariés sélectionnés, la source des données, ainsi que la date, l’heure et le nom de la personne qui a créé le rapport.
La mise en page de l’impression reflète exactement l’affichage à l’écran : blocs de paiement détaillés pour chaque salarié, totaux par bloc et total général. Le système applique les droits d’accès ; par conséquent, seuls les salariés que l’utilisateur est autorisé à consulter apparaîtront sur l’impression.
Pour une analyse plus approfondie ou pour travailler dans Excel, vous pouvez télécharger le rapport sous forme de feuille de calcul. Le fichier exporté contient des informations complètes : informations sur les salariés, poste, types de rémunération (salaire de base, commissions, pénalités ou primes), dates, règles/événements, commentaires et montants spécifiques. Toutes les données du fichier correspondent strictement aux filtres que vous avez définis et à vos droits d’accès personnels au rapport de paie.