Vous pouvez ajouter vous-même un employé ou l'inviter dans votre entreprise en lui demandant de saisir lui-même toutes les informations nécessaires et de créer un login et un mot de passe. Vous pouvez configurer les droits d'accès des employés via les rôles d'utilisateur et dans le profil de l'employé.

N'oubliez pas : Orderry modifie automatiquement votre plan d'abonnement et recalcule la nouvelle durée de l'abonnement. Le système vous demandera de payer le nouveau plan si le nombre de jours restants de l'abonnement actuel est insuffisant.

Vous pouvez également renouveler votre plan d'abonnement actuel et ajouter ensuite un employé.

Étape 1. Naviguez vers la page Paramètres > Employés et cliquez sur le bouton + Employé.

Étape 2. Saisissez le nom complet de l'employé.

Étape 3. Entrez l'Email. Veuillez noter que l'email est unique pour tous les utilisateurs de Orderry et que deux les utilisateurs du système ne peuvent pas avoir la même adresse email. Les employés doivent confirmer leur adresse électronique.

Note : Remplissez ce champ correctement si vous voulez que les notifications aux employés fonctionnent correctement.

Étape 4. Créez un login et un mot de passe pour le nouveau compte de l'employé.

Rappelez-vous : la valeur du champ Login est un identifiant unique de l'utilisateur dans Orderry. Vous ne pouvez pas avoir deux les utilisateurs du système avec le même login.

Pour assurer la sécurité du compte de l'employé, le mot de passe doit répondre aux exigences suivantes :

Étape 5. Indiquez le rôle et le poste de l'employé.

Le Rôle est une liste des droits d'accès de l'employé.

Le Position est un champ facultatif. Les informations de ce champ seront affichées dans le plan de travail de l'employé. Si vous laissez ce champ vide, les informations seront dupliquées à partir du champ Rôle.

Étape 6. Indiquez la date d'embauche de l'employé. Par la suite, cette date sera automatiquement substituée comme date de début pour la fixation du salaire de base de l'employé (vous pouvez modifier la date de début si nécessaire).

De plus, ce champ vous avertira d'un mois incomplet lors du calcul du salaire de base pour le premier mois. Par exemple, un employé a un taux mensuel de 2 000 mais commence à travailler pour l'entreprise le 12 du mois. Dans ce cas, le salaire de base complet sera affiché dans le calcul, mais vous verrez un avertissement concernant le mois incomplet, et vous pourrez modifier le montant du salaire pour ce mois particulier.

Étape 7. Saisissez le numéro de téléphone de votre nouvel employé. Cochez ci-dessous les messageries que vous prévoyez d'utiliser pour cet employé.

Pour WhatsApp et Viber, il sera possible d'utiliser l'envoi manuel de messages aux employés au numéro de téléphone spécifié.

Étape 8. Si nécessaire, indiquez le nom de l’employé pour les documents publics.

Si ce champ est renseigné, le nom indiqué ici sera utilisé dans tous les documents publics à la place du prénom et du nom de famille de l’employé.

Ce paramètre s’applique :

Si le champ est laissé vide, le prénom et le nom de famille de l’employé seront affichés dans les documents publics tels qu’ils sont indiqués dans son profil.

Etape 9. Remplissez le champ Note si nécessaire. Le champ Note vous permet de saisir des informations supplémentaires sur l'employé.

Etape 10. Cochez la case Déconnecter automatiquement l'utilisateur une fois par jour si nécessaire.

Utilisez cette fonction pour renforcer la sécurité dans votre entreprise. Après avoir interrompu la session de l'utilisateur, l'employé sera obligé d'entrer son nom d'utilisateur et son mot de passe pour se connecter au compte. De plus, cette fonction sera utile en conjonction avec la liste blanche d'adresses IP pour suivre l'heure à laquelle les employés arrivent au travail, ce que vous pouvez voir dans le rapport du journal d'activité.

Étape 11. Cochez la case Accès à l'application Orderry Dashboard si vous souhaitez que l'employé puisse installer et utiliser cette application mobile.

Étape 12. Cochez la case Activer le suivi du temps pour suivre les heures de travail réelles de l'employé.

Étape 13. Indiquez les lieux où l'employé travaillera. L'employé pourra alors planifier son travail dans ce lieu.

Étape 14. Configurez l'accès aux sites, aux caisses et aux entrepôts.

Allez dans l'onglet Accès et cochez les lieux, les caisses et les entrepôts auxquels l'employé aura accès.

Attention : pour qu'un employé puisse se connecter à Dans Orderry, il doit avoir accès à au moins un emplacement.

Pour améliorer l'expérience de l'utilisateur, un filtre permet d'afficher : Tous les objets, Caisses uniquement ou Entrepôts uniquement.

Par défaut, chaque employé se verra accorder l'accès que vous avez spécifié dans l'onglet Général de la caisse ou de l'entrepôt. Veuillez noter que les actions autorisées non standard dans les caisses ou les entrepôts ne peuvent être définies que dans le plan d'abonnement Business.

La configuration avancée des droits d'accès des employés aux caisses et aux entrepôts est également disponible dans l'abonnement Business. Cela signifie que vous pouvez autoriser les employés à effectuer toutes les opérations spécifiées dans l'onglet Général ou définir des droits d'accès individuels pour chaque employé.

Remarque : un employé ne peut effectuer que les actions autorisées dans les paramètres de son rôle ! Par exemple, il n'y a pas de droit « Peut voir le solde des caisses » dans le rôle de l'employé, et dans les paramètres personnels vous donnez l'accès « Voir le solde des caisses ». Dans ce cas, le rôle de l'employé a une priorité plus élevée et l'employé ne pourra pas voir le solde de toutes les caisses.

Étape 15. Cliquez sur Enregistrer.

Le tour est joué. Vous avez maintenant un nouvel employé que vous pouvez retrouver dans la liste des employés ! 😉 Vous pouvez personnaliser l'affichage de l'employé.

Vous pouvez personnaliser l'affichage des informations relatives aux employés en cliquant sur le bouton « Tableau » et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau.

Après avoir ajouté un employé, vous pouvez accéder à son profil et définir son salaire. Pour en savoir plus sur la définition d'un salaire, consultez cet article.

Notez qu'une copie est automatiquement créée pour chaque employé en tant que client. Ceci est nécessaire pour que vous puissiez traiter les ventes, les bons de travail, les retours, les écritures et les paiements sur l'employé en tant que client de votre entreprise.

Si vous souhaitez que les employés indiquent eux-mêmes les informations nécessaires et trouvent un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous pouvez leur envoyer une invitation. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes.

Étape 1. Cliquez sur le bouton Inviter un employé sur la page Paramètres > Employés.

Étape 2. Indiquez l'adresse électronique à laquelle l'invitation sera envoyée dans le champ Email.

Étape 3. Spécifiez un rôle d'utilisateur pour un employé. Le rôle d'utilisateur est un ensemble de droits et d'autorisations de l'employé.

Étape 4. Cochez la case Déconnecter automatiquement l'utilisateur une fois par jour si nécessaire.

Étape 5. Configurez l'accès à la caisse et à l'emplacement, puis cliquez sur Envoyer une invitation.

Les employés invités qui n'ont pas encore créé de compte dans Orderry sont affichés en haut du tableau avec la mention « Invitation envoyée ».

Les employés invités recevront un e-mail dans lequel ils n'auront qu'à cliquer sur Créer un compte.

Ensuite, l'employé doit remplir les champs : Mot de passe, Prénom, Nom, Téléphone, et cliquer sur Rejoindre.

Ainsi, les employés créent eux-mêmes leur profil, que vous pourrez modifier ultérieurement.

Important : si, pour une raison quelconque, votre employé n'a pas reçu l'e-mail, vous pouvez renvoyer l'invitation en utilisant l'e-mail original ou en le modifiant. Pour ce faire, double-cliquez sur le nom de l'employé invité, apportez les modifications nécessaires et cliquez sur « Renvoyer une invitation ».