Comment importer des contacts dans Orderry ?

Utilisez l'importation de contacts dans Orderry pour :

Si vous disposez déjà d'une base de contacts dans un autre système, vous pouvez l'importer dans Orderry. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

Étape 1. Allez sur la page Contacts et cliquez sur le bouton Importer. Ensuite, cliquez sur le bouton « Modèle d'importation » pour télécharger un fichier d'exemple pour l'importation de vos contacts.

Étape 2. Chargez le fichier Excel téléchargé et enregistrez-le.

Important : vous ne pouvez pas changer les noms et la disposition des colonnes dans le tableau, car Orderry ne pourra pas les lire et les charger correctement.

Un fichier peut contenir jusqu'à 5 000 lignes !

Examinons le contenu du fichier.

L'ID contact est un identifiant unique pour le contact.

Si vous créez de nouveaux contacts qui ne sont pas enregistrés dans la base de données Orderry, laissez cette colonne vide. Après le téléchargement du fichier, les ID des contacts sont générés automatiquement et affichés lors de l'exportation de la base de données des contacts.

Nom est le nom du contact. Il est obligatoire de remplir cette colonne.

Numéro de téléphone est le numéro de téléphone du contact, la colonne n'est pas obligatoire. Veuillez noter que le numéro doit être saisi dans le même format que dans l'exemple de fichier. Si vous devez ajouter plus d'un numéro, indiquez-les en les séparant par une virgule.

Adresse est l'adresse du contact, la colonne n'est pas obligatoire.

Email est l'adresse email du contact, la colonne n'est pas obligatoire. Une seule adresse email est autorisée.

Prénom est le nom de famille du contact, cette colonne n'est pas obligatoire.

Entreprise est l'identifiant de type du contact. Indiquez dans la colonne « Oui » que le type de contact après téléchargement est « Entreprise » ou laissez la colonne vide pour que le type de contact soit « Individuel ».

Fournisseur est l'identifiant du type de contact. Indiquez « Oui » dans la colonne que le type de contact après chargement est « Fournisseur » ou laissez la colonne vide pour que le type de contact soit « Acheteur ».

Déçu est l'identifiant du contact déçu. Indiquez « Oui » dans la colonne pour qu'un smiley rouge apparaisse toujours à côté du nom de ce contact après son chargement, même sur la carte d'appel.

La colonne Notes contient des informations supplémentaires dans le profil du contact qui ne doivent pas être remplies.

Source marketing est la colonne qui indique la campagne de marketing. Il n'est pas nécessaire de la remplir. Veuillez noter que si vous indiquez une campagne publicitaire qui n'est pas créée dans Orderry, vous ne pourrez pas télécharger le fichier. Vous pouvez trouver les campagnes marketing disponibles sur la page Paramètres > Marketing.

Carte de réduction est une colonne permettant de saisir le numéro de la carte de remise du contact. Il n'est pas obligatoire de remplir cette colonne.

Réduction sur les produits dans les ventes est une colonne permettant de définir la réduction d'un contact individuel sur les produits dans les ventes. Tapez un nombre qui représente le pourcentage de la remise. Cette colonne n'est pas obligatoire.

Veuillez noter que la valeur ne peut être supérieure à 100.

Réduction sur les services dans les commandes et factures est une colonne qui permet de paramétrer la réduction individuelle d'un contact sur les services dans les commandes et les factures. Tapez un nombre qui représente le pourcentage de la remise. Cette colonne n'est pas obligatoire.

Veuillez noter que la valeur ne peut être supérieure à 100.

Remise sur les produits/matériaux dans la commande et la facture est une colonne qui permet de paramétrer la remise individuelle du contact sur les produits/matériaux dans les commandes et les factures. Tapez un nombre qui représente le pourcentage de la remise. Cette colonne n'est pas obligatoire.

Veuillez noter que la valeur ne peut être supérieure à 100.

Réduction sur les services en ventes (type de prix) est une colonne permettant de paramétrer la remise personnelle du contact sur les produits dans les ventes. Indiquez le nom exact du prix qui sera automatiquement appliqué lors de la vente des articles de ce contact. Cette colonne n'est pas obligatoire.

Réduction sur les services dans les commandes et factures (type de prix) est une colonne permettant de paramétrer la remise individuelle du contact sur les produits/matériaux dans les commandes et les factures. Indiquez le nom exact du prix qui sera automatiquement appliqué aux produits/matériaux dans les commandes et factures du contact. Cette colonne n'est pas obligatoire.

Solde est la colonne qui permet d'introduire le solde initial du contact.

Important : le solde du contact ne peut être modifié que si l'option « Peut ajuster le solde du contact » est cochée dans les paramètres du rôle de l'employé.

Si vous êtes en règlement avec le contact, inscrivez 0 (zéro) dans cette colonne. Si le contact vous doit de l'argent, inscrivez la montante de la dette avec le signe + (plus). Si vous avez une dette envers le contact (fournisseur), indiquez la montante de la dette avec un signe - (moins).

Lorsque vous introduisez le solde du contact de cette manière, l'onglet Solde du profil du contact crée automatiquement une correction de solde avec le commentaire "Correction de solde par importation".

Si vous avez déjà configuré la fiche contact et que vous souhaitez charger les informations dans les champs personnalisés à l'aide de l'importation, ajoutez une colonne à la fin du fichier. Nommez cette colonne de la même manière que le champ personnalisé sur la fiche contact.

Par exemple, dans la fiche du contact, le champ personnalisé « Données du passeport » est ajouté.

Dans le fichier d'importation, vous devez ajouter une colonne portant le même nom (à la fin du fichier, après la colonne « Solde »).

Étape 3. Une fois que toutes les informations sont remplies, cliquez sur le bouton Joindre un fichier et ajoutez le fichier précédemment enregistré.

Étape 4. Cliquez sur le bouton Importer.

Si le fichier contient des erreurs, une notification s'affiche. Dans ce cas, vous devez corriger l'erreur dans le fichier et le télécharger à nouveau.

L'exportation/importation vous permet de mettre à jour rapidement une grande quantité d'informations sur les contacts.

1. Cliquez sur le bouton Exporter de la page Contacts pour télécharger un fichier Excel sur votre PC.

2. Ouvrez le fichier téléchargé et apportez les modifications nécessaires dans les colonnes.

Important : La colonne ID contact possède un ID contact unique qui ne peut pas être modifié. Si vous changez les valeurs dans cette colonne, Orderry ne pourra pas identifier ce contact lors de l'importation et créera donc un doublon.

3. Téléchargez le fichier mis à jour dans le système en utilisant le bouton Importer. Veuillez noter qu'un fichier ne peut pas contenir plus de 5000 lignes.