Neste artigo, você aprenderá como preencher escalas de trabalho e folhas de ponto dos funcionários no Orderry. Veremos as configurações passo a passo para dias úteis e não úteis, opções de preenchimento automático, edição de escalas de trabalho e uso de ações em grupo para atualizações em massa de dados. Use este guia para organizar com eficiência o rastreamento de tempo em sua empresa.

Primeiro, você precisa adicionar funcionários à escala de trabalho do local, dependendo se eles trabalham em um ou em vários locais.

Existem duas maneiras de adicionar um funcionário ao horário da localização.

Método 1. Acesse o perfil do funcionário. Na seção “O funcionário trabalha em”, marque as localizações onde ele trabalha.

Método 2. Acesse a localização. Na seção “Funcionários”, marque os funcionários que você precisa na coluna “Jornada de trabalho”.

1. Vá para a seção Minha empresa > Jornada de trabalho.

2. Selecione a localização e o calendário desejados — Escala de trabalho ou Folhas de ponto.

A jornada de trabalho dos funcionários é definida separadamente para cada localização.

3. Selecione o tipo de exibição Semana ou Mês, bem como o período para o qual deseja criar uma Escala de trabalho/Folhas de ponto. Você pode alternar entre semanas/meses ou retornar à data atual com um clique.

Importante: Os dias não úteis da localização são exibidos como blocos sombreados em cinza. As informações sobre dias não úteis são obtidas nas configurações das localizações na seção “Horário de funcionamento”.

4. Clique duas vezes na célula em que deseja definir o horário de trabalho.

Na janela que se abre, selecione o tipo de dia de trabalho do funcionário:

Dia de trabalho. Se você selecionar esse tipo, poderá definir um ou mais intervalos de horas de trabalho.

Por exemplo, você pode definir o primeiro intervalo das 09:00 às 13:00 e o segundo intervalo das 14:00 às 18:00. Dessa forma, a programação mostrará quando o funcionário está programado para almoçar.

Observação: você só pode inserir horas de trabalho até o momento atual nas folhas de ponto — para o tempo realmente trabalhado.

Se o rastreamento de tempo estiver ativado, ele terá precedência sobre o tempo inserido nas folhas de ponto.

Por exemplo, um funcionário tem um dia de folga, mas o rastreador de tempo foi ativado. Nas folhas de ponto, o dia é automaticamente alterado para um dia útil e a contagem de tempo começa.

Se um funcionário trabalhar em várias Localizações, haverá uma opção para selecionar uma localização à direita do intervalo de tempo. Isso é útil quando um funcionário trabalha em uma localização na primeira metade do dia e em outra localização na segunda metade do dia.

Observação: se suas localizações estiverem em fusos horários diferentes, será necessário especificar a hora local.

Por exemplo, uma localização está no fuso horário UTC-8 (São Francisco) e a outra localização está no fuso horário UTC-5 (Brooklyn). Você deseja configurar meio dia em uma localização e meio dia na outra localização enquanto estiver na localização de São Francisco. Nesse caso, você deve definir o intervalo das 9h às 13h na localização de São Francisco e das 16h às 21h na localização do Brooklyn (menos três horas devido à diferença de fuso horário). Para evitar calcular constantemente a diferença, você pode configurar intervalos de trabalho para a primeira localização e, em seguida, passar para a segunda localização e finalizar o horário da localização.

Se o Rastreamento de tempo estiver desativado, cada dia útil será transferido da escala de trabalho para a folha de ponto um pouco depois da meia-noite.

A coluna Funcionário ao lado de cada nome exibe o número total de horas de trabalho da semana ou do mês: na escala de trabalho, essas são as horas planejadas e, nas folhas de ponto, são as horas efetivamente trabalhadas.​

Dia não útil. Ao selecionar esse tipo, você pode definir uma licença médica, um dia de férias, um dia de folga ou apenas um dia não útil para o funcionário.

As licenças médicas são exibidas como blocos laranja, os dias de férias são exibidos em verde e os dias não úteis são exibidos como células vazias.

Por padrão, os dias não úteis do tipo Licença médica, Férias e Dia de folga são pagos, mas, se necessário, você pode marcar a caixa de seleção “Não pago”. Ou seja, se você definir as férias de um funcionário como não pagas, esses dias não serão exibidos no cálculo da folha de pagamento.

Observação: para configurar o cálculo da folha de pagamento para licenças médicas, férias ou dias de folga, adicione novas regras de folha de pagamento no perfil do funcionário.

As licenças médicas são exibidas como blocos vermelhos, os dias de férias estão em verde, os dias de folga estão em laranja e os dias não úteis são exibidos como células vazias.

Observação: os dias não úteis são transferidos da escala para as folhas de ponto no início de cada dia.

O preenchimento automático ajuda você a preencher escalas de trabalho/folhas de ponto para funcionários de forma muito mais rápida e conveniente. Ele funciona ao preencher dias úteis e não úteis. Vejamos as duas opções.

1. Marque a caixa de seleção Preencher automaticamente a agenda e selecione até que data você deseja definir automaticamente os mesmos intervalos para as horas de trabalho.

Observe que o preenchimento automático só estará disponível se o intervalo de horas de trabalho for de 1 dia.

2. Especifique a sequência para preenchimento automático e clique em Salvar. O primeiro número da sequência é o número de dias úteis e o segundo número representa os dias não úteis.

Por exemplo, se um funcionário trabalha de segunda a sexta-feira, escolha a sequência “5 em 2”. Se o funcionário trabalha em turnos, selecione “2 em 2”.

1. Marque a caixa de seleção Preencher automaticamente a agenda e especifique até que data definir automaticamente os mesmos dias não úteis para esse funcionário.

2. Clique em Salvar.

1. Clique duas vezes na célula da qual deseja limpar o horário de trabalho.

2. Selecione um dia não útil e, em seguida, selecione o tipo “”Não útil“”.

3. Marque a caixa de seleção Preenchimento automático do cronograma e especifique o dia para o qual deseja limpar o cronograma de trabalho.

Pronto! O horário de trabalho de um funcionário foi limpo e agora você pode preenchê-lo com os dados corretos.

Para editar ou excluir uma escala, clique duas vezes em uma célula. Na janela que se abre, faça as alterações e salve-as ou clique no botão excluir.

Observe que, se você tiver configurado um cálculo de salário base diário ou por hora para um funcionário, o salário será recalculado de acordo com as alterações no horário de trabalho.

Na escala de trabalho/folhas de ponto dos funcionários, ações em grupo estão disponíveis para edição ou exclusão em massa.

Passe o cursor sobre uma célula para selecioná-la para ações de grupo. Faça o mesmo com outras células.

Importante: O Orderry memoriza as seleções somente em uma semana ou em um mês.

Depois de selecionar as células, os botões de edição e exclusão em massa aparecem na parte inferior do painel.