Una contabilidad eficaz y la transparencia en la gestión de nóminas son elementos clave para gestionar un equipo y las finanzas de una empresa. Para facilitar el análisis de los datos ya calculados en el sistema, se ha introducido un nuevo «Informe de nóminas», que consolida la información de los módulos de cálculo y de devengos de nóminas en una única interfaz.
El informe actualizado «Nóminas» es una herramienta que permite analizar rápidamente las nóminas calculadas y devengadas de la empresa. Los propietarios y gerentes reciben tanto un resumen general (salario base, comisiones, bonificaciones, sanciones) como desgloses flexibles —hasta el nivel de una norma, un documento o un puesto concretos—, al tiempo que se mantiene la lógica habitual de verificación de datos (empleado → norma → documento → importe). Al mismo tiempo, el departamento financiero puede alternar fácilmente entre cálculos «en tiempo real» y una vista histórica fija de períodos anteriores, y la configuración flexible de roles permite establecer restricciones locales sobre la visibilidad de los datos por empleado o ubicación.
Nota importante: Este informe se centra exclusivamente en los importes calculados y devengados y no refleja los pagos reales ni los desembolsos en efectivo.
En este artículo, analizaremos en detalle cómo configurar los niveles de acceso al informe, aplicar los filtros correctamente y exportar los datos finalizados.
Cómo configurar el acceso al informe
El acceso al informe se configura por separado para cada rol en la página Ajustes → Empleado → Roles, dentro de la ventana correspondiente al rol deseado.
En primer lugar, en la sección «Informes», activa el permiso «Nómina». Esto determina si el usuario puede abrir el informe «Nómina».
A continuación, en la sección «Acceso», especifica los datos de qué empleados puede ver el usuario en el informe:
Solo mi nómina — el empleado solo ve sus propios datos;
Todos los empleados — acceso completo a los datos de toda la plantilla;
Empleados seleccionados — acceso únicamente a las nóminas de una lista específica de personas.
Estos ajustes se aplican exclusivamente al nuevo informe y no afectan a otras secciones del sistema.
Cómo generar un informe
El informe está disponible en la página Informes > Finanzas > Nómina.
Para mostrar los datos deseados, utilice los filtros:
Período (obligatorio): define el intervalo de tiempo del informe. En el modo «Calculado», especifica el período para el que se muestran los cálculos, y en el modo «Acumulado», especifica el período cubierto por las acumulaciones registradas.
Fuente (obligatorio): especifica de dónde obtiene el sistema la información:
Calculado: el informe muestra datos actuales, que pueden cambiar a medida que se actualizan los propios cálculos;
Devengado: el informe muestra los devengos que ya se han formalizado.
Ubicación: permite seleccionar ubicaciones específicas. Este filtro solo está disponible en el modo Calculado, ya que los devengos de nóminas no están vinculados a una ubicación.
La lista incluye:
Empresa: registros no vinculados a una ubicación específica, incluyendo el salario base, las sanciones, las bonificaciones y las comisiones basadas en eventos o documentos sin ubicación;
Ubicaciones disponibles para el usuario: bonificaciones calculadas en función de documentos correspondientes a la ubicación en cuestión.
Por ejemplo:
Si selecciona únicamente «Empresa», el informe incluirá solo las acumulaciones generales no vinculadas a una ubicación: salario base, sanciones, bonificaciones y comisiones que no sean específicas de una ubicación.
Si selecciona una ubicación específica, el informe mostrará únicamente aquellas comisiones generadas a partir de documentos correspondientes a esa ubicación.
Si combina «Empresa» con varias ubicaciones, el informe combinará los datos generales con los detalles de cada ubicación seleccionada.
Si selecciona «Todos», el informe incluirá todos los datos, independientemente de la ubicación.
Empleados: le permite seleccionar uno, varios o todos los empleados disponibles. El contenido de este filtro se adapta automáticamente a los derechos de acceso del rol de empleado que genera el informe:
si el acceso está limitado a su propia nómina, el filtro no estará disponible;
en el modo «Empleados seleccionados», solo se muestran los empleados de la lista aprobada;
en el modo «Todos», se muestran todos los empleados disponibles para el usuario en este informe.
Puesto: permite limitar el informe a los empleados con uno o más puestos seleccionados. En el filtro solo están disponibles aquellos puestos que corresponden a empleados dentro de los permisos de acceso al informe configurados;
si se seleccionan varios puestos, el informe muestra a los empleados que ocupan cualquiera de los puestos seleccionados;
si no se especifica el puesto de un empleado, dicho empleado se incluye en el grupo «Sin especificar».
Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene 10 empleados en los puestos «Gerente», «Cajero» y «Administrador».
Filtro «Empleados»:
Si el rol de un usuario tiene acceso a «Solo mi nómina», el filtro «Empleados» no estará disponible y el informe mostrará inmediatamente solo los datos de ese usuario.
Si el rol está configurado como «Empleados seleccionados» con una lista de, por ejemplo, 4 personas (Harrisson, Korniezhko, Milton, Miller), puede seleccionar a una, a varias o a las cuatro en el filtro; los otros 6 empleados no aparecerán en la lista.
Si el rol tiene acceso a «Todos los empleados», los 10 empleados de la empresa estarán disponibles en el filtro.
Filtro «Puesto»:
Para un usuario con acceso a 4 empleados seleccionados (2 «Gerentes» y 2 «Cajeros»), solo aparecerán las opciones «Gerente» y «Cajero» en el filtro «Puesto»; «Administrador» no se muestra porque ninguno de los empleados disponibles ocupa ese puesto.
Si se seleccionan «Gerente» y «Cajero» al mismo tiempo, el informe mostrará a todos los empleados que ocupan ambos puestos (es decir, los 4 empleados disponibles).
Si no se ha especificado un puesto en el sistema para uno de los empleados, este se incluirá en un grupo independiente denominado «Sin especificar», que también estará disponible para su selección en el filtro.
Tras configurar los filtros, haga clic en «Aplicar».
Qué muestra el informe
El informe muestra información sobre el cálculo de la nómina o las acumulaciones salariales de los empleados seleccionados para el periodo seleccionado.
Resumen total por empleado
Para cada empleado se muestran los siguientes campos:
Puesto
Salario base
Comisiones
Penalizaciones
Bonificaciones
Total
Fórmula de cálculo:
Total = Salario base + Comisiones + Bonificaciones − Penalizaciones
En el modo Calculado, «Total» es el importe actual de la nómina calculada para el periodo seleccionado.
En el modo Acumulado, «Total» es la suma de las acumulaciones de nómina ya registradas que corresponden al periodo seleccionado.
Desglose por empleado
Al desplegar la ficha de un empleado, se muestran dos secciones:
1. Salario base, sanciones y bonificaciones. Esta sección contiene los registros de salario base, sanciones y bonificaciones correspondientes al periodo de informe seleccionado. Para cada registro, se especifican la fecha y la hora, el documento y el importe. Pueden ser devengos de salario base, sanciones o bonificaciones.
2. Comisiones. Esta sección contiene todas las comisiones basadas en las reglas o eventos configurados para el periodo seleccionado. Las entradas se agrupan por regla de comisión o evento: el nombre de la regla o del evento utilizado para calcular la comisión.
Haga clic en el signo de interrogación para ver la regla utilizada en el cálculo.
Dentro de cada grupo de devengos, se muestra la siguiente información:
Fecha y hora;
Documento: el documento en base al cual se devengó la comisión; haga clic en el número para abrirlo;
Nombre del producto o servicio: el elemento específico (producto, servicio o trabajo) para el que se calculó la comisión; este campo queda en blanco si la comisión se calculó a nivel de documento o de evento;
Importe: el importe de la comisión.
El importe total de la comisión para cada grupo específico se muestra debajo de dicho grupo.
Impresión y exportación
Puede imprimir cómodamente un nuevo informe de nóminas directamente desde el sistema o guardarlo como PDF. La versión impresa muestra en la parte superior el título, el período, la ubicación, los empleados seleccionados, la fuente de datos, así como la fecha, la hora y el nombre de la persona que creó el informe.
El diseño de impresión refleja exactamente lo que se ve en pantalla: bloques de pago detallados para cada empleado, totales por bloque y el total general. El sistema aplica los derechos de acceso, por lo que en la impresión solo aparecerán aquellos empleados que el usuario esté autorizado a ver.
Para realizar un análisis más detallado o trabajar en Excel, puede descargar el informe como hoja de cálculo. El archivo exportado contiene información exhaustiva: datos del empleado, puesto, tipos de pago (salario base, comisiones, sanciones o bonificaciones), fechas, reglas/eventos, comentarios e importes específicos. Todos los datos del archivo se corresponden estrictamente con los filtros que haya establecido y con sus derechos de acceso personales al informe de nóminas.