¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un documento mediante el cual una empresa concede a un cliente o pagador un crédito por un importe concreto. Se puede utilizar para corregir un error en una factura, ofrecer un descuento adicional tras la emisión de una factura o compensar el coste de bienes o servicios.
Una nota de crédito no modifica los precios ni las partidas de la factura original. Reduce el importe a pagar de la factura o aumenta el saldo del pagador si el documento se crea sin estar vinculado a ninguna factura.
Cuándo se utiliza:
Descuentos y bonificaciones. Por ejemplo, un descuento por volumen o una compensación por un retraso en la entrega.
Errores de facturación. Un precio, una cantidad o un importe cobrado en exceso que debe corregirse.
Mercancías o servicios de calidad inferior. Compensación parcial sin devolución de la mercancía.
Cancelación de una órden una vez emitida la factura.
En la Orderry, puedes crear una nota de crédito de dos formas:
directamente en la sección de notas de crédito, sin vincularla a ninguna factura;
desde una factura pendiente, vinculándola automáticamente a ella.
Crear una nota de crédito sin factura
Utiliza este método si necesitas emitir un abono a un cliente o pagador sin vincularlo a una factura específica.
Ve a la sección Facturas → Notas de crédito.
Haz clic en + Nota de crédito.
Selecciona la entidad jurídica, el cliente y el pagador.
Si el cliente y el pagador son la misma persona, activa la opción El pagador es el mismo que el cliente.Rellene los campos Forma de pago, Fecha de las facturas, Fecha de vencimiento del pago, Gerente y Comentario.
En la sección Servicios y bienes, añada los artículos necesarios y especifique lo siguiente para cada uno:
Precio: el importe del abono por unidad de bienes o servicios;
Cantidad: el número de unidades para las que se concede el abono.
Haga clic en Crear.
Una vez creada, la nota de abono aparecerá en la tabla general de notas de abono.
Nota: En el formulario para crear una nota de crédito sin factura, no hay ningún campo para seleccionar una factura. Por lo tanto, una vez creada, no es posible vincular dicho documento a una factura.
Creación de una nota de crédito a partir de una factura
Utilice este método si necesita reducir el importe pendiente de una factura concreta.
Abra la factura deseada.
En el menú Acciones, seleccione Nota de crédito.
Revise los datos del formulario de creación de la nota de crédito.
El sistema rellena automáticamente algunos de los campos:Facturas: muestra un enlace a la factura original;
Entidad jurídica, Cliente y Pagador: los datos se transfieren desde la factura y estos campos no son editables;
Servicios y productos: se transfieren todas las partidas de la factura conservando el formato de visualización original de las partidas de la órden;
Precio: se establece el precio actual de la factura para cada partida.
Revisa las partidas y especifica el importe del abono:
mantén el precio original si necesitas conceder un abono por el coste unitario total;
modifica el precio si necesitas emitir un abono solo por una parte del coste;
especifica el número de unidades para las que se emite el abono.
Haz clic en Crear.
Una vez creada, la nota de crédito aparecerá en la tabla general de notas de crédito.
Importante: No se puede crear una nota de crédito para Facturas que se encuentren en los grupos de estado Pagadas o Canceladas.
Estados de las notas de crédito
Una nota de crédito tiene dos estados: Borrador y Emitida. El estado determina si el documento se puede editar y si afecta al importe pendiente.
Borrador
Un borrador es una nota de crédito que aún no se ha confirmado y que no afecta a las liquidaciones con el cliente.
Mientras el documento se encuentre en este estado, puede:
editar sus detalles;
añadir, modificar o eliminar partidas;
modificar los importes;
eliminar la nota de crédito.
Nota: Mientras la nota de crédito tenga el estado Borrador, el saldo pendiente de la factura y el saldo del pagador permanecen sin cambios.
Emitida
El estado Emitida significa que la nota de crédito se ha finalizado y que el importe se ha contabilizado en las liquidaciones.
Dependiendo de cómo se haya creado la nota de crédito:
si se ha creado a partir de una factura, se reduce el saldo pendiente de dicha factura;
si se ha creado sin una factura, el importe se abona en el saldo del pagador.
Una vez emitida, una nota de crédito no se puede modificar. En concreto, no se pueden cambiar las partidas, los importes, el número de documento ni el enlace a unas Facturas, ni tampoco se puede cambiar la forma en que se creó.
Anulada
El estado «Anulada» significa que la nota de crédito emitida ha sido anulada y ya no afecta a las liquidaciones con el cliente.
¿Qué ocurre tras la cancelación?
si la nota de crédito se creó a partir de una factura, el saldo pendiente de dicha factura vuelve a su valor anterior (incrementado en el importe de la nota de crédito cancelada);
si la nota de crédito se creó sin una factura, el importe se deduce del saldo del pagador.
Preguntas frecuentes
¿Se puede vincular una factura a una nota de crédito que se haya creado sin una factura? No. Una vez creada, una factura no se puede adjuntar, separar ni sustituir.
¿Cambiará el importe de la factura tras la emisión de la nota de crédito? No. El importe total y las partidas de la factura permanecen inalterados; solo se reduce el saldo pendiente.
¿Puedo cambiar la entidad jurídica o el cliente en una nota de crédito creada a partir de una factura? No, estos campos están bloqueados y no se pueden editar.
¿Cómo puedo realizar un reembolso a un cliente? Mediante una transacción financiera independiente. Una nota de crédito solo registra el abono.