Comment travailler avec les Rendez-vous ?

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, un Calendrier efficace et la tenue de dossiers clients sont des facteurs clés de succès. Pour vous y aider, Orderry dispose d'une option de calendrier simple qui vous permettra de gérer facilement votre planning et de planifier les heures de travail de vos employés en fonction de la durée des services qu'ils effectuent.

Rendez-vous est un outil nécessaire pour les entreprises qui fournissent des services sur rendez-vous. Il vous permet de travailler efficacement avec des rendez-vous et d'évaluer objectivement la charge de travail des employés et des ressources d'Emplacements.

Pour travailler avec la section Rendez-vous, vous devez cocher la case appropriée pour l'accès des employés dans Paramètres > Employés > Rôles .

À l'aide des Rendez-vous, vous pouvez :

1. Rechercher un entrepreneur libre à un moment qui convient au client.

2. Rechercher du temps libre avec le maître dont le client a besoin.

3. Contrôle et répartition de la charge sur les ressources d'emplacement (lieux de travail).

Les rendez-vous sont affichés sous la forme d'un calendrier et ont des intervalles sous la forme de : jour avec heures, semaine ou mois.

Les modes d'affichage peuvent être regroupés :

Par employé - dans le mode calendrier, l'horaire de la charge de travail de l'employé sera affiché, ainsi que ses jours de congé, de maladie ou de vacances.

Par ressource - il s'agit d'une fonctionnalité unique qui vous permet de programmer vos commandes non seulement en fonction des exécutants, mais aussi des ressources disponibles .

Sur la page Rendez-vous, vous pouvez passer d'une date à l'autre en cliquant sur le calendrier ou en utilisant les flèches situées dans le coin supérieur droit.

Dans ce mode, chaque colonne représente un employé ou une ressource distincte. Cela vous permet de visualiser rapidement l'occupation de chaque employé ou ressource pour un jour donné.

Principales caractéristiques :

Ligne du temps disposée verticalement, s'adapte au format 12h/24h (défini dans les paramètres de l'entreprise).

Le Calendrier n'affiche que les employés qui ont accès à l'emplacement actuel et dont l'option « Afficher l'employé dans la liste des exécutants » est activée dans les paramètres du rôle.

Si le jour en cours est sélectionné, une ligne rouge s'affiche pour indiquer l'heure actuelle.

Les entrées sont placées dans les créneaux horaires appropriés, ce qui permet de naviguer rapidement dans le calendrier.

Le mode hebdomadaire permet de visualiser l'emploi du temps d'un employé ou d'une ressource pour sept échéances. Il est pratique pour planifier le travail d'un spécialiste pour une semaine à l'avance.

Principales caractéristiques :

Chaque colonne représente un jour de la semaine (du lundi au dimanche).

Le format d'affichage de la semaine tient compte des paramètres régionaux.

Un employé ou une ressource spécifique est sélectionné(e) à l'aide du filtre approprié dans le panneau supérieur.

Les entrées sont placées en fonction de l'heure à laquelle elles sont programmées.

Ce mode offre une vue d'ensemble des événements Calendrier pour l'ensemble du mois. Il est utile pour la planification du travail à long terme.

Caractéristiques principales :

Le calendrier d'un employé ou d'une ressource pour l'ensemble du mois est affiché.

Tous les événements sont affichés sous forme de blocs dans les dates correspondantes du calendrier.

Pour obtenir des informations détaillées sur une entrée particulière, vous pouvez cliquer sur l'événement pour ouvrir sa fiche.

L'utilisation d'un code couleur pour les différents types d'échéance facilite la navigation dans l'emploi du temps mensuel.

Plusieurs mécanismes sont prévus pour faciliter la navigation entre les modes du calendrier :

Bouton de commutation jour/semaine/mois - permet de changer rapidement de mode de visualisation.

Navigation par date - lorsque vous cliquez sur une date dans le panneau supérieur, un sélecteur de calendrier s'ouvre pour sélectionner la période souhaitée.

Basculer entre les jours et les semaines:

En mode Jour, un clic sur l'en-tête de l'employé ou de la ressource fait basculer la vue en mode Semaine pour cet employé ou cette ressource.

En mode Semaine, un clic sur l'en-tête du jour fait basculer la vue en mode Jour pour la date sélectionnée.

Chaque événement du calendrier possède les paramètres suivants :

La couleur d'un événement correspond à son statut, ce qui permet de distinguer visuellement les différents types d'enregistrements.

En cliquant sur un événement, vous ouvrez la tuile Rendez-vous, qui contient : Titre, Statut de l'enregistrement (vous pouvez rapidement modifier le statut dans cette fenêtre), Informations sur le client (des informations supplémentaires s'affichent au survol), Date et heure de début de l'enregistrement, Date et heure de fin de l'enregistrement, Employé responsable, Commentaire sur l'enregistrement, Montante du paiement.

Dans les modes Jour et Semaine, lorsque vous survolez une période libre dans le calendrier, une infobulle apparaît pour vous permettre de créer une nouvelle entrée.

1. Pour créer une entrée, cliquez sur la cellule souhaitée dans le calendrier.

2. Lors de la création d'une entrée, vous devez spécifier le client, ajouter le(s) service(s), sélectionner la date et l'heure.

3. Déterminez la durée de l'enregistrement si les services sélectionnés n'ont pas de durée.

4. Cliquez sur le bouton Créer. Après avoir été enregistré, le rendez-vous apparaît dans le calendrier.

Pour créer une commande de travail à partir d'une inscription, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement et dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton

Actions et sélectionnez Créer une commande de travail.

2. Ensuite, la fenêtre de création de la commande de travail s'affiche, dans laquelle vous devez compléter les données restantes.

Les données relatives au client et au service figurant dans le Rendez-vous seront automatiquement transférées dans la commande.

Après avoir rempli les informations, assurez-vous que tout est correct et cliquez sur Créer.

Après avoir été enregistrée, la commande sera affichée dans le tableau des commandes.

Pour créer une vente à partir d'un rendez-vous, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement et, dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Actions et sélectionnez Créer une vente.

2. Ensuite, la fenêtre de création d'une vente apparaît, remplissez les champs suivants

Les données du client et les services de l'enregistrement seront automatiquement transférés dans la vente.

Après avoir rempli les informations, assurez-vous que tout est correct et cliquez sur Vendre.

Après avoir été enregistrée, la vente sera affichée dans le tableau des ventes.

Pour supprimer une entrée du calendrier :

1. Ouvrez l'entrée que vous souhaitez supprimer.

2. Appuyez sur le bouton supprimer et confirmez l'action.

Ce guide vous aidera à utiliser efficacement le calendrier pour suivre les dossiers des clients, ce qui facilitera la planification et la gestion de votre emploi du temps.