Le Calendrier des commandes est un outil nécessaire pour les entreprises qui effectuent leur travail en planifiant à l'avance les commandes des clients. Il vous permet de travailler avec des dossiers efficacement et de devis la charge de travail des employés et des ressources d'emplacement.
Le Calendrier des commandes vous aide à résoudre trois problèmes principaux :
Recherche d'un spécialiste libre à un moment qui convient au client.
Trouver du temps disponible pour un maître dont le client a besoin.
Contrôler et répartir la charge de travail d'une ressource locale.
Ajoutez le champ de système Prévu pour dans moins une fiche de commande pour activer le Calendrier des commandes. Par la suite, dès que vous créez un devis ou une commande et que vous remplissez ce champ, un tel enregistrement sera affiché dans le Calendrier.
Commençons par ajouter le champ Prévu pour. Vous pouvez sauter ces étapes si votre Calendrier apparaît déjà sur la page.
Étape 1. Accédez à la page Paramètres > Éditeur de fiches > Commandes de travail.
Étape 2. Choisissez le type de commande.
Étape 3. Cliquez sur le bouton Ajouter un champ. Choisissez le champ Prévu pour dans un groupe de champs système. Ensuite, les champs suivants apparaissent dans la fiche : Prévu de, Prévu à,, Durée et Ressource (si vous utilisez des ressources de localisation).
Comme pour les champs Prévu de, Prévu à et Durée, vous pouvez définir des valeurs par défaut et les rendre obligatoires. Ajoutez les variables appropriées aux modèles pour utiliser les informations de ces champs dans les documents imprimés et les notifications. Il s'agit notamment des variables suivantes : {Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Dès que vous ajoutez le champ Prévu pour au moins une fiche de commande, un commutateur entre les boutons Tableau et Calendrier apparaît sur la page Flux de travail.
Qu'est-ce qui est affiché dans le Calendrier ?
Le Calendrier ressemble à un calendrier dans lequel les commandes de travail sont disposées sous forme de « blocs » à l'intérieur d'une journée de travail avec des heures, d'une semaine ou d'un mois.
Les boutons suivants se trouvent au-dessus du Calendrier :
Le premier bouton permet de changer le mode d'affichage.
Par employé - en mode calendrier, la charge de travail des commandes de l'employé sera affichée.
Par ressource - il s'agit d'une fonctionnalité unique qui vous permet de programmer vos commandes non seulement en fonction des artistes-interprètes, mais aussi des ressources disponibles.
Calendrier - bouton permettant de sélectionner le jour de la semaine ou du mois souhaité.
Aujourd'hui - bouton permettant de sélectionner rapidement les jours de la semaine les plus proches.
Avancer ou reculer - boutons permettant de modifier la date.
Loupe (dans les modes Chronologie, Jour, Semaine) - Utilisez la loupe pour modifier la durée d'un rendez-vous : 5, 10, 15, 20 ou 30 minutes. En cliquant sur la loupe avec un signe « + », vous diminuez la durée du rendez-vous, et avec un signe « - », vous l'augmentez. Lorsque vous cliquez sur le créneau dans le Calendrier, la commande sera créée avec la durée que vous avez définie avec la loupe.
Paramètres - Vous pouvez ici modifier l'affichage des informations dans le créneau de commande.
La valeur d'arrière-plan du créneau Calendrier correspond aux informations spécifiées dans le calendrier :
Fond gris - heures non ouvrées de l'emplacement et/ou de l'employé ;
Blanc - heures de travail de l'employé ;
Vert - vacances ;
Rouge - congés de maladie ;
Orange - jour de congé.
Modes d'affichage
Mode Chronologie
La mode Chronologie est un affichage spécial du Calendrier sous forme d'une ligne du temps horizontale, où chaque ligne correspond à un exécutant ou à une ressource.
Dans ce mode, l'heure est affichée horizontalement et les exécutants ou les ressources sont affichés verticalement.
Mode Jour
Dans ce mode, chaque colonne représente un employé ou une ressource distincte. Cela vous permet de visualiser rapidement l'emploi de chaque employé ou objet au cours d'une journée particulière.
Principales caractéristiques :
Lorsque le Calendrier est basculé en mode " Jour " ,une ligne rouge s'affiche, indiquant la limite de temps actuelle. L'icône du motif de l'absence (congé de maladie ou vacances) est également affichée à côté de l'employé.
L'emploi du temps disposé verticalement s'adapte au format 12h/24h (défini dans les paramètres de l'entreprise).
L'emploi du temps n'affiche que les employés qui ont accès à l'emplacement actuel et pour lesquels l'option « Afficher l'employé dans la liste des exécutants » est activée dans les paramètres du rôle.
Les commandes de travail sont placées dans les plages horaires appropriées, ce qui permet de naviguer rapidement dans le Planning.
Mode Hebdomadaire
Le mode hebdomadaire permet de visualiser l'emploi du temps d'un employé ou d'une ressource pour sept échéances. Il est pratique pour planifier le travail d'un spécialiste pour une semaine à l'avance.
Principales caractéristiques :
Chaque colonne représente un jour de la semaine (du lundi au dimanche).
Le format d'affichage de la semaine tient compte des paramètres régionaux.
Un employé ou une ressource spécifique est sélectionné(e) à l'aide du filtre approprié dans le panneau supérieur.
Les commandes de travail sont placées en fonction de l'heure à laquelle elles ont été planifiées.
Mode Mois
Ce mode offre une vue d'ensemble des commandes de travail planifiées pour le mois entier. Il est utile pour la planification du travail à long terme.
Caractéristiques principales :
Le calendrier d'un employé ou d'une ressource pour l'ensemble du mois est affiché.
Tous les événements sont affichés sous forme de blocs dans les dates correspondantes du calendrier.
Pour afficher des informations détaillées sur une commande de travail particulière, vous pouvez cliquer sur un événement pour ouvrir sa fiche.
L'utilisation d'un code couleur pour les différents types de commandes de travail facilite la navigation dans le planning mensuel.
Mode aperçu hebdomadaire
Le mode aperçu hebdomadaire permet de visualiser l'emploi du temps de tous les employés ou ressources pour sept échéances. Il est pratique pour planifier le travail des spécialistes pour une semaine à l'avance.
Principales caractéristiques :
Chaque colonne représente un jour de la semaine (du lundi au dimanche).
Le format d'affichage de la semaine tient compte des paramètres régionaux.
Les commandes de travail sont affichées en fonction du jour de la semaine et en face de l'employé responsable du document ou de la ressource.
Fonctionnalités interactives du Calendrier
Dès que vous créez une commande ou un devis dont les champs Heure d'enregistrement, Durée et Exécutant/ressource responsable sont remplis, il apparaît immédiatement dans le Calendrier.
Vous pouvez modifier l'heure ou la date de l'enregistrement dans tous les modes en faisant simplement glisser l'enregistrement à l'emplacement souhaité. Vous pouvez également modifier manuellement la durée du rendez-vous en faisant glisser le bord inférieur (pour les modes Jour et Semaine ) ou latéral (pour le mode Chronologie ) du bloc. Pour ce faire, placez le curseur sur le bord du rendez-vous, maintenez la souris enfoncée et faites glisser le bloc jusqu'à ce que la durée souhaitée soit atteinte.
Dans les modes de Mois et Semaine, vous ne pouvez pas modifier la durée de cette manière. Dans ces modes, la commande est créée avec la durée définie par défaut dans l'éditeur de formulaires.
En outre, vous pouvez passer rapidement d'un mode à l'autre :
En cliquant sur le nom d'un employé dans la chronologie ou le mode jour, vous passez au mode semaine pour cet employé.
En cliquant sur une date précise dans le mode semaine, on passe à l'horaire de ce jour.
Comment l'horaire de travail est-il pris en compte ?
Le Calendrier tient désormais compte des horaires de travail de l'emplacement et des employés :
Si l'horaire des employés n'est pas défini, c'est l'horaire de travail de l'emplacement qui s'affiche.
Si l'horaire de l'employé tombe dans l'horaire de l'emplacement (par exemple, 10:00-17:00 avec 9:00-18:00), l'échéance reste pour l'emplacement - 9:00-18:00.
Si certains employés ont des horaires différents, la plage est élargie :
Par exemple, un emplacement est ouvert de 9:00 à 18:00, mais il y a un employé avec un horaire de 6:00-15:00 → le Calendrier indiquera 6:00-18:00.
Si la durée de la commande dépasse les heures de travail de l'emplacement, le temps restant est transféré au jour suivant.
Création d'une commande dans le Calendrier
Cliquez sur l'heure souhaitée sur le calendrier du spécialiste ou de la ressource. Cela ouvrira une commande avec les champs Date d'échéance et Spécialiste / Ressource attribué (e) déjà remplis.
Dès que vous créez une commande dans le Calendrier, le système l'affiche dans le tableau des commandes.
Veuillez noter que vous ne pouvez sélectionner que le type de commande pour lequel l'heure d'enregistrement et la durée sont définies.
Paramètres de l'emplacement du Calendrier des commandes de travail
Vous pouvez modifier l'affichage des informations relatives à la commande de travail dans le créneau Calendrier en allant dans Paramètres.
Dans les paramètres, vous avez choisir l'affichage des informations dans le créneau de la commande (si nécessaire, vous pouvez ajouter un nouveau champ, supprimer ou sélectionner d'autres informations à afficher).
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur le bouton Enregistrer . Vous avez terminé !
Fiche de commande
Lorsque vous cliquez sur un créneau, la carte de commande s'ouvre et contient les données suivantes : Numéro de commande, Type, Client, Actif, Numéro de série de l'actif, Gestionnaire et Montante de la commande.
Dans la fiche, vous pouvez modifier le changement de statut de la commande en sélectionnant celui qui vous convient.
N'oubliez pas : La liste des statuts de commande ne contient que ceux vers lesquels l'employé actuel peut transférer la commande à partir du statut actuel. Configurez vos règles de transfert de statut et les autorisations des employés sur la page Paramètres > Statuts > Commandes de travail.
Si vous passez le curseur sur le nom du client, une fenêtre contextuelle s'affiche avec les numéros de téléphone des personnes à contacter, ce qui vous permet de choisir un moyen pratique de contacter le client.
Vous pouvez également ouvrir le profil de l'actif en cliquant sur son nom.