Sur la page Paramètres > Téléphonie, dans le bloc « Automatisation », vous pouvez configurer une automatisation qui vous aide à garder le contrôle sur tous les appels : le système génère automatiquement des tâches et des prospects pour chaque appel manqué ou répondu, ce qui permet de gagner du temps et de simplifier le travail de l'équipe.
Comment créer automatiquement des tâches pour chaque appel manqué ?
1. Activez la case à cocher Créer automatiquement une tâche pour un appel entrant manqué.
2. Attribuez un employé responsable.
Sélectionnez plusieurs employés en cliquant sur + Ajouter un employé si nécessaire.
Si vous avez indiqué plusieurs employés, vous pouvez sélectionner un type de tâche:
Une tâche pour tous sera créée pour tous les employés spécifiés. Une fois que l'un d'entre eux l'a accomplie, la tâche disparaît des listes des autres employés et reste affectée à celui qui l'a accomplie.
Une tâche pour chacun sera créée pour chacun des employés spécifiés.
3. Paramètres de la date d'échéance de la tâche. Cliquez sur le champ correspondant et sélectionnez le nombre de jours, d'heures ou de minutes à ajouter à l'heure actuelle de création de la tâche.
Par exemple, vous avez défini la valeur à 2 heures et vous avez manqué un appel le 19/06/2023 à 13 heures. L'échéance de cette tâche sera fixée au 19/06/2023 à 15 heures.
4. Paramètres de connexion de la tâche avec les commandes de travail et les prospects.
Créer une tâche dans une commande si le client a une commande en cours - les clients sont recherchés par numéro de téléphone (si vous avez plusieurs clients avec le même numéro de téléphone, c'est celui qui a été créé le plus tard qui est retenu). Supposons qu'un tel client ait des commandes de travail ouvertes (dans le statut de n'importe quel groupe sauf « Terminé / Déposé »). Dans ce cas, la tâche créée sera automatiquement liée à cette commande. S'il y a plusieurs commandes de travail, c'est celle qui a été créée le plus tard qui est prise en compte.
Créer une tâche dans un prospect si le client a un prospect ouvert - les clients sont recherchés par numéro de téléphone (si vous avez plusieurs clients avec le même numéro de téléphone, celui qui a été créé plus tard que tous les autres est pris). Si un tel client a des prospects ouverts (dans le statut de n'importe quel groupe sauf « Gagné / Perdu »), la tâche créée sera automatiquement connectée à ce prospect. S'il y a plusieurs prospects, c'est celui qui a été créé le plus tard qui est retenu.
La tâche sera créée sans connexion si vous ne trouvez pas de client, de commandes de travail ouvertes ou de prospects.
Veillez à cliquer sur Enregistrer pour appliquer les paramètres.
C'est Fermé ! Une tâche « Appel manqué » sera automatiquement créée dans Orderry après chaque appel manqué. La date d'échéance et le destinataire de cette tâche seront les mêmes que ceux que vous avez spécifiés dans les Paramètres.
L'auteur d'une telle tâche sera l'assigné que vous avez défini en premier dans la liste.
Création automatique d'un prospect pour chaque appel manqué
Remarque: pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez connecter et configurer l'un des services VoIP sur la page Paramètres > Intégrations.
1. Cochez la case Créer automatiquement un prospect pour un appel manqué.
2. Vous pouvez sélectionner un type spécifique pour ces prospects et affecter immédiatement un responsable si nécessaire. Vous pouvez également configurer des notifications pour que les employés traitent les prospects à temps.
3. Paramètres pour la création de prospects.
Créer un prospect même si un client a une commande en cours. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé, même si le client a une commande en cours. Sinon, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des commandes en cours. Le client est recherché par son numéro de téléphone.
Créer un prospect même si un client a un prospect ouvert. Activez cette case à cocher si vous souhaitez qu'un prospect soit automatiquement créé même si le client a un prospect ouvert. Dans le cas contraire, le prospect ne sera pas créé tant que le client a des prospects ouverts. La recherche de clients s'effectue par numéro de téléphone.
Veuillez noter que si vous avez coché les deux paramètres et que le client a une commande ouverte et un prospect ouvert au moment de l'appel manqué, un prospect automatique sera créé.
Important : lorsque vous recevez un appel d'un client inconnu qui ne figure pas dans la base de données, un nouveau prospect est automatiquement créé. Si vous ne liez pas un nouveau client ou un client existant à ce numéro de téléphone, le système crée un nouveau prospect sans informations sur les conversations précédentes pour chaque appel ultérieur.
Pour éviter cela, créez d'abord un client ou reliez-le à un prospect existant. Les appels suivants seront alors automatiquement liés à un contact existant dans la base de données et le widget affichera l'historique complet des interactions.
Les prospects qui ont été créés automatiquement à partir d'un appel Revenu ou manqué seront renseignés comme suit :
Type de prospect et Gestionnaire spécifiés dans les Paramètres.
Nom (si le client figure déjà dans votre base de données) et numéro de téléphone du client. Si le client ne figure pas dans votre base de données, « Client inconnu » sera indiqué à la place du nom.
Dans le champ « Commentaire », vous verrez « Manqué » pour les prospects créés à partir d'un appel manqué.
Veuillez noter que les prospects automatiques sont créés à la fois à partir de clients existants et de clients inconnus.