Les statuts servent à mettre en place un flux de travail avec des tâches.
Vous pouvez créer, modifier et supprimer des statuts. Pour cela, vous devez disposer des droits d’accès appropriés à la section « Paramètres > Statuts » du système RO App.
Grâce aux statuts de tâche, vous pouvez créer un flux de travail étape par étape pour les employés : de l’attribution d’une tâche à sa vérification et à sa clôture.
Créer un nouveau statut
Étape 1. Sur la page « Paramètres > Statuts > Tâches », cliquez sur le bouton « + Statut ».
Étape 2. Saisissez le nom du statut et configurez-le. Nous vous recommandons d’utiliser des noms concis pour une meilleure représentation visuelle dans le tableau des tâches.
Vous pouvez utiliser des emojis dans le nom du statut. Pour les utilisateurs de Windows, appuyez sur les touches « Win + . (point) » et sélectionnez un emoji. Si vous ne trouvez pas l’emoji souhaité ou si vous utilisez Mozilla Firefox ou Edge, rendez-vous sur le site web emojipedia : il vous suffit de copier-coller l’emoji souhaité.
Remarque : la modification des couleurs des statuts n’est actuellement pas prise en charge.
Exiger un « Commentaire » lors du passage à ce statut — cochez cette case pour qu’un membre de l’équipe ne puisse pas attribuer ce statut à la tâche sans ajouter de commentaire. Le commentaire s’affichera dans le Journal d’activité de la tâche.
Le statut est disponible — utilisez les cases à cocher pour sélectionner les rôles des employés qui peuvent consulter les tâches ayant ce statut et attribuer ce statut.
Statuts pouvant mener à ce statut — cochez les statuts à partir desquels les tâches peuvent être déplacées vers le statut que vous créez.
Par exemple, une tâche ne peut être déplacée vers le statut « En cours d’examen » qu’à partir du statut « En cours ».
Statuts vers lesquels ce statut peut être modifié — cochez les statuts vers lesquels les tâches peuvent être déplacées à partir du statut que vous créez.
Par exemple, une tâche ne peut être déplacée du statut « En cours de révision » que vers les statuts « Terminé » et « En cours ».
Étape 3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Fermé — le nouveau statut a été ajouté et apparaît dans la liste.
Modification et suppression d’un statut
Pour modifier un statut, accédez à la page « Paramètres > Statuts > Tâches ».
Double-cliquez sur le statut souhaité, effectuez vos modifications, puis enregistrez-les.
Important : lors de la modification d’un statut, la section permettant de sélectionner les statuts pouvant y aboutir n’est pas disponible.
Par exemple, si vous souhaitez qu’un statut existant (A) puisse être attribué à partir d’un autre statut (B), vous devez modifier le statut (B) lui-même.
Pour supprimer un statut, double-cliquez sur le statut souhaité sur la page « Paramètres > Statuts > Tâches », puis cliquez sur le bouton de suppression.
Veuillez noter que pour supprimer un statut de tâche :
il ne doit y avoir aucune tâche dans ce statut ;
au moins un autre statut doit subsister dans le groupe de statuts.
Comment utiliser les statuts de tâche dans la RO App ?
Utilisez les statuts de tâche pour créer un flux de travail permettant à votre équipe d’accomplir ses tâches : de la création à la vérification des résultats.
Règles de transition entre les statuts
En configurant des règles de transition entre les statuts, vous pouvez définir un processus métier spécifique pour les tâches. Les règles sont configurées dans la fenêtre d’édition des statuts, sur la page « Paramètres > Statuts > Tâches », dans la section « Statuts vers lesquels ce statut peut évoluer ».
Par défaut, tous les statuts — à l’exception de ceux du groupe « Terminé » — peuvent évoluer vers n’importe quel autre statut.
Il arrive parfois que des employés attribuent par erreur un statut inapproprié à une tâche, ce qui perturbe l’ensemble du flux de travail. Les règles de transition permettent d’éviter ce type d’erreurs.
Par exemple, à partir du statut « Nouveau », un employé ne peut passer qu’au statut « En cours » ou « En attente », et à partir du statut « En cours d’examen », il peut passer au statut « Terminé » ou revenir au statut « En cours ».
Cela crée une séquence croisée de statuts : des restrictions sont en place, mais dans certains cas, un employé peut choisir vers quel statut spécifique déplacer la tâche.
Pour éliminer complètement le risque d’erreurs, configurez les règles de manière à créer une séquence de statuts distincte, non liée à aucune autre. Pour ce faire, créez de nouveaux statuts dans chaque groupe et définissez des règles de transition d’un statut à l’autre.
Par exemple : « Nouveau 1 > En cours 1 > En cours d’examen 1 > Terminé 1 ».
Pour configurer cette séquence, ouvrez le statut « Nouveau 1 » et précisez qu’il ne peut évoluer que vers « En cours 1 ». Ensuite, dans le statut « En cours 1 », précisez qu’il ne peut évoluer que vers « En cours d’examen 1 », et ainsi de suite.