Reservar un producto es un proceso mediante el cual se «apartan» una determinada cantidad de productos específicamente para un orden concreto. En Orderry, esto significa que el sistema bloquea los artículos necesarios para garantizar su disponibilidad para ese orden, incluso si otros usuarios u órdenes pueden estar trabajando con el mismo inventario.

La función de reserva de productos será especialmente útil para empresas que trabajan con órdenes y un inventario limitado. Entre ellas se incluyen centros de servicio de automóviles y tiendas de neumáticos, talleres de reparación, joyerías y relojerías, talleres y salones de belleza, así como tiendas minoristas que venden electrodomésticos, ropa, calzado y recambios para automóviles. Gracias a las reservas, estas empresas pueden garantizar la disponibilidad del producto adecuado para un cliente específico y evitar errores en la entrega.

En este artículo, veremos cómo habilitar las reservas, crearlas de forma manual y automática, editarlas, moverlas y cancelarlas, y cómo añadir productos reservados a los ordenes.

Un gerente está trabajando con un orden de un cliente

La empresa vende equipos especiales por encargo. El cliente ha orden un producto que actualmente está agotado. El gerente lo añade al orden con el estado «sin deducción» y crea inmediatamente una orden de compra para el proveedor. Quiere que el producto se reserve automáticamente para este orden cuando llegue, en lugar de ir a parar al stock general.

El logista controla la llegada de los productos

El logista ve que los productos han llegado según la orden de compra del proveedor, que está vinculada al orden del cliente. El sistema crea automáticamente una reserva, por lo que el logista sabe con certeza que estos artículos no pueden enviarse a otros clientes, ni siquiera en casos urgentes.

El administrador establece las reglas de reserva

El gerente de logística determina que los productos pueden reservarse para un orden de cliente durante un máximo de 5 días. Esto permite liberar automáticamente los productos que no se han utilizado o vendido a tiempo.

Para utilizar la función de reserva, primero hay que habilitarla en la configuración del inventario.

1. Al añadir un producto en la pestaña «Servicios y productos», haga clic en «Reservar» en la ventana de selección de cantidad e inventario. La misma opción está disponible en la ventana de edición del producto añadido.

2. Especifique el almacén del que se va a reservar el producto y su cantidad. Puede reservar el mismo producto en diferentes cantidades en diferentes almacenes si desea ir sobre seguro en caso de escasez, optimizar la entrega o garantizar la disponibilidad del producto en diferentes ubicaciones para comodidad del cliente.

❗ La cantidad de productos que se pueden reservar en un almacén no puede superar el saldo disponible en ese almacén.

En el caso de los productos en serie, debe especificar o seleccionar productos concretos. Solo se puede reservar una unidad en serie para un orden a la vez.

3. El valor establecido en los ajustes se introduce en el campo «Periodo de reserva». Se puede modificar, pero el nuevo plazo no puede superar el límite establecido. Si es necesario, se puede ampliar el periodo de reserva, por ejemplo, si el producto se retrasa en el inventario, el cliente pospone la recepción o el orden requiere más tiempo para completarse.

Por ejemplo, si el período máximo de reserva se establece en 10 días, la reserva se crea por defecto para 10 días. Después de 5 días, el cliente le informa de que no podrá recoger el producto en los próximos días, por lo que puede ampliar la reserva aumentando el saldo de 5 días al máximo permitido de 10 días.

4. Haga clic en Crear y guarde los cambios en la ventana de edición del producto y en el orden.

El mismo producto no serializado para un orden se puede reservar en diferentes cantidades en diferentes Almacenes.

Después de eso, la cantidad reservada de productos desaparecerá del saldo disponible. En el perfil del producto, en la pestaña «Stock», puede ver cuántas unidades del producto están reservadas.

La fuente de eventos del orden también registrará la creación de la reserva.

Además, puede ver la cantidad total reservada para todos los saldos en la página Almacén > Stock.

La reserva automática de productos se utiliza cuando el producto requerido está agotado.

Para garantizar que funcione correctamente, siga estos pasos:

1. Habilite la función de añadir productos no deducidos a la lista de productos para órdenes de clientes para los estados de orden requeridos y añada productos sin darles de baja en el orden.

De esta manera, cuando un orden se encuentra en uno de estos estados, todos los productos no amortizados que se le añaden se incluyen automáticamente en la lista de productos para órdenes de clientes.

2. Cree una orden de compra a partir de la lista de productos para órdenes de clientes. De esta manera, el sistema registra la conexión entre el orden del cliente y el proveedor.

3. Después de recibir y publicar el producto, el sistema reserva automáticamente la cantidad publicada para el orden desde el que se inició la compra durante el período máximo especificado en la configuración.

Si la cantidad real de productos publicados es mayor o menor que la cantidad pedida, la reserva se crea para la cantidad publicada, no para la cantidad especificada en el orden. Por ejemplo, si solo se han publicado algunos de los productos, el resto se puede reservar automáticamente cuando llegue el siguiente envío después de crear una nueva orden de compra.

La reserva de productos se crea en el Almacén donde se recibió el producto, incluso si el orden del cliente se realizó en una ubicación diferente. Si es necesario, el producto se puede trasladar a otro almacén; la reserva se trasladará con él. En otras palabras, la reserva está «vinculada» al producto, no a la ubicación del orden.

En el caso de los productos en serie, el sistema reserva los números de serie, que se toman en el orden en que se escanean o se añaden. Si el orden no está disponible (por ejemplo, si los números de serie se generaron automáticamente), el sistema selecciona según el principio FEFO o FIFO.

El período de reserva se determina mediante la configuración de la sección Ajustes > Almacenes > Ajustes.

La cantidad reservada del producto se indicará en el perfil del producto y en la página Almacenes > Stock.

Importante: si el orden del cliente se cancela antes de recibir los productos, no se creará la reserva.

Si los productos reservados están listos para su uso en un orden específico, deben añadirse para completar la reserva e producir los productos en el orden. Para ello:

1. Abra la ventana de edición del producto.

2. Haga clic en la marca de verificación junto a la reserva.

La cantidad disponible reservada se añadirá al orden.

1. Abra el producto deseado en el Orden.

2. Haga clic en el icono del lápiz junto a la reserva creada.

3. Realice los cambios necesarios.

Puede cambiar el período de reserva, mover la reserva a otro almacén o incluso eliminar la reserva.

4. A continuación, guarde los cambios.

Los productos reservados se pueden trasladar entre los Almacenes de la empresa. La transferencia de una reserva funciona de manera similar a la transferencia de un producto, y no elimina la reserva ni cambia el orden para el que se produjo la reserva.

1. Abra la ventana de edición de reservas y haga clic en Transferir.

2. Especifique el nuevo Almacen y la cantidad que se va a transferir.

3. Haga clic en Crear. El sistema creará una transferencia de la reserva del producto.

1. Abra la ventana de edición de reservas.

2. Haga clic en el botón Eliminar en la esquina inferior derecha.

Si la reserva está vencida, el sistema la elimina automáticamente y produce el producto disponible. Si se cancela el orden, la reserva también se elimina automáticamente.