Orden de compra: qué es y por qué la necesita
Cualquier proceso de aprovisionamiento no comienza con la publicacion, sino con la planificación: es en esta fase cuando se crea la órden de compra. Esto ayuda a organizar las compras y a mantenerlas bajo control. De este modo, se reduce el riesgo de errores durante la publicacion, se hace más transparente el proceso de aprovisionamiento y se simplifica la planificación del Almacén.
Una orden de compra es la etapa preliminar antes de la publicación. Esta función le permite:
registrar las entregas previstas y realizar un seguimiento de su ejecución;
planificar la reposición de almacén hasta el nivel de stock requerido;
ver qué productos ya se han pedido y a qué proveedor;
transferir automáticamente los datos sobre los productos y lotes (cantidades, precio, etc.) al documento de publicación;
almacenar el historial de órdenes y comunicaciones con los proveedores.
La función de orden de compra es muy útil para empresas con una amplia gama de productos, entregas regulares y altos requisitos contables. La planificación y la transparencia de las liquidaciones con los proveedores también serán importantes.
Esto se aplica principalmente al comercio minorista y mayorista, la distribución, las empresas de servicios, la fabricación, la construcción y la logística, donde es necesario planificar los almacenes y evitar interrupciones en el suministro.
Esta función también será útil en centros médicos y veterinarios, salones de belleza y laboratorios, donde es importante controlar el almacén y garantizar que haya una amplia gama de productos disponibles a tiempo.
Ejemplos de uso de la orden de compra
Una tienda de electrodomésticos supervisa el almacén
El gerente ve que hay un stock de cables críticamente bajo (150 m). En la página de almacén, hace clic en «+ Orden de compra» y el sistema muestra automáticamente el último proveedor y la cantidad recomendada. Después, el gerente crea un documento, lo exporta a PDF y lo envía al proveedor.
La farmacia repone automáticamente el almacén
Al final de cada día, el sistema identifica los medicamentos con niveles de inventario críticamente bajos. El comprador revisa las ofertas, crea un orden de compra para su aprobación y, tras la confirmación, lo envía al proveedor.
El ingeniero ajusta rápidamente el cumplimiento del pedido
Durante las reparaciones, el ingeniero ve que el proveedor ha retrasado la fecha de entrega en 3 días. Aplaza el cumplimiento de este pedido y asume inmediatamente otra tarea, manteniendo el ritmo de trabajo.
El comprador supervisa las entregas y planifica los envíos entrantes
El comprador ve en las órdenes de compra no solo una lista de productos, sino también el estado real de la entrega: lo que ya está en el Almacén y lo que aún se espera. Incluso en el caso de envíos parciales, el sistema muestra el progreso de cada artículo. Esto le permite:
coordinar el calendario de entregas con el proveedor de manera oportuna;
evitar volver a pedir productos si ya están en tránsito.
El contable supervisa los pagos y evita duplicidades
Es posible que los pagos ya estén registrados en las órdenes de compra, por lo que el sistema evita duplicados durante la publicación. Esto permite al contable pagar por etapas cada lote y ver un historial transparente: una orden de trabajo — varias entregas — varios pagos, sin errores ni gastos innecesarios.
Cómo crear una orden de compra
Tenga en cuenta que para crear una orden de compra, debe tener habilitado el permiso «Puede crear órdenes de compra».
1. En la página Almacén > Órdenes de compra, seleccione la ubicación que necesite y haga clic en «+ Orden de compra».
2. En la pestaña General, rellene los campos obligatorios:
Fecha y hora de creación del documento: deje el valor actual o seleccione la fecha deseada en el pasado.
Seleccione o cree un proveedor. Este campo es obligatorio.
Tenga en cuenta que para ver y especificar proveedores, debe tener habilitado el permiso «Puede ver los proveedores».
Especifique el número y la fecha de las facturas.
Introduzca la fecha de entrega prevista para los productos de estas órdenes de compra.
Especifique el almacén al que se espera la entrega. Solo se muestran los almacenes con permiso de publicación habilitado para la ubicación seleccionada.
3. Vaya a la pestaña Productos:
Añada productos existentes o cree otros nuevos.
Especifique la cantidad y el precio de los productos añadidos. Por defecto, el precio es 0. Para mostrar el coste total de la orden de compra al proveedor en el sistema y poder producir en función de él, introduzca los datos actuales de cada artículo.
4. Haga clic en Crear para guardar la órden y volver a la lista de órdenes de compra, o en Crear y abrir para seguir trabajando con ella inmediatamente.
El número de serie del documento creado se genera en función de la plantilla de número de documento para esta ubicación. Actualmente, todos los documentos creados aquí tienen el estado «Borrador». En el futuro, podrá configurar los estados de las órdenes de compra de proveedores de la misma manera que los estados de otros documentos.
El total de la órden —es decir, el coste total de los productos pedidos— se muestra en la parte inferior derecha del documento.
La tabla de productos de la pestaña «Productos» contiene el nombre del producto, el precio, el total y la cantidad pedida, junto con la cantidad que ya se ha realizado la publicacion.
Debajo de la tabla, se muestra lo siguiente:
Cantidad pedida
Cantidad publicada
Importe total de la orden de compra (impuestos incluidos)
Si se utilizan diferentes unidades de medida en el documento, se muestran en filas separadas para que quede claro cuánto de cada artículo se ha publicado.
Todos los órdenes de compra se muestran en la tabla de órdenes de compra.
Además, se pueden ver:
en el perfil del producto, en la pestaña Órdenes de compra: aquí se muestran todos los documentos en los que se ha añadido este producto;
en el cuadro de diálogo de edición del producto, en el orden/presupuesto: aquí se muestran todos los órdenes de compra en los que se incluye este producto (excepto aquellos con los estados «Cerrado» y «Cerrado sin éxito»).
Esto le ayuda a comprobar fácilmente cuántas unidades del producto se han ordenado y en qué fase se encuentra la entrega.
Creación de un orden de compra desde la lista «Productos para órdenes de clientes» / «Productos para volver a ordenar»
También puede crear un nuevo orden de compra desde las páginas «Productos para órdenes de clientes» y «Productos para volver a ordenar».
Para ello, seleccione los productos deseados y haga clic en Acciones > Crear orden de compra en la parte inferior de la tabla. Los productos seleccionados se añadirán automáticamente al documento. Rellene el resto de los campos y guarde la orden de compra.
orden de compra, gestión de órdenes, automatización de la cadena de suministro, control de inventarios, planeación de compras, resurtido de stock, logística de bodega, prevención de faltantes, optimización de compras, rastreo de envíos, gestión de proveedores, software de inventarios, recepción de mercancía, plantillas de orden.