Orden de compra: qué es y por qué la necesita
La función de orden de compra le ayuda a organizar y controlar las compras de su empresa. Reduce el riesgo de errores al contabilizar productos, produce que el proceso de entrega sea transparente y le permite planificar sus operaciones de almacén de forma más eficaz.
Esto resulta especialmente útil para empresas con un gran número de productos, entregas regulares y elevados requisitos contables (comercio minorista, distribución, servicios, fabricación).
Una orden de compra es la etapa preliminar antes de la publicación. Esta función le permite:
registrar las entregas previstas y realizar un seguimiento de su ejecución;
planificar la reposición de almacén hasta el nivel de stock requerido;
ver qué productos ya se han pedido y a qué proveedor;
transferir automáticamente los datos sobre los productos y lotes (cantidades, precio, etc.) al documento de publicación;
almacenar el historial de órdenes y comunicaciones con los proveedores.
La función de orden de compra es muy útil para empresas con una amplia gama de productos, entregas regulares y altos requisitos contables. La planificación y la transparencia de las liquidaciones con los proveedores también serán importantes.
Esto se aplica principalmente al comercio minorista y mayorista, la distribución, las empresas de servicios, la fabricación, la construcción y la logística, donde es necesario planificar los almacenes y evitar interrupciones en el suministro.
Esta función también será útil en centros médicos y veterinarios, salones de belleza y laboratorios, donde es importante controlar el almacén y garantizar que haya una amplia gama de productos disponibles a tiempo.
Ejemplos de uso de la orden de compra
Una tienda de electrodomésticos supervisa el almacén
El gerente ve que hay un stock de cables críticamente bajo (150 m). En la página de almacén, hace clic en «+ Orden de compra» y el sistema muestra automáticamente el último proveedor y la cantidad recomendada. Después, el gerente crea un documento, lo exporta a PDF y lo envía al proveedor.
La farmacia repone automáticamente el almacén
Al final de cada día, el sistema identifica los medicamentos con niveles de inventario críticamente bajos. El comprador revisa las ofertas, crea un orden de compra para su aprobación y, tras la confirmación, lo envía al proveedor.
El ingeniero ajusta rápidamente el cumplimiento del pedido
Durante las reparaciones, el ingeniero ve que el proveedor ha retrasado la fecha de entrega en 3 días. Aplaza el cumplimiento de este pedido y asume inmediatamente otra tarea, manteniendo el ritmo de trabajo.
Cómo crear una orden de compra
Tenga en cuenta que para crear una orden de compra, debe tener habilitado el permiso «Puede crear órdenes de compra».
1. En la página Almacén > Órdenes de compra, seleccione la ubicación que necesite y haga clic en «+ Orden de compra».
2. Rellene los campos obligatorios:
Fecha y hora de creación del documento: deje el valor actual o seleccione la fecha deseada en el pasado.
Seleccione o cree un proveedor. Este campo es obligatorio.
Tenga en cuenta que para ver y especificar proveedores, debe tener habilitado el permiso «Puede ver los proveedores».
Introduzca la fecha de entrega de los productos de este orden. Este campo es obligatorio, pero se puede editar si es necesario.
Especifique el almacén al que se espera la entrega. Solo se muestran los almacenes con permiso de publicación habilitado para la ubicación seleccionada.
Añada productos existentes o cree otros nuevos.
Especifique la cantidad y el precio de los productos añadidos. Por defecto, el precio es 0. Para mostrar el coste total de la orden de compra al proveedor en el sistema y poder producir en función de él, introduzca los datos actuales de cada artículo.
Haga clic en Crear.
El número de serie del documento creado se genera en función de la plantilla de número de documento para esta ubicación. Actualmente, todos los documentos creados aquí tienen el estado «Borrador» y se encuentran en la tabla de órdenes de compra. En el futuro, podrá configurar los estados de las órdenes de compra de proveedores de la misma manera que los estados de otros documentos.
Cómo editar una orden de compra
Para poder cambiar los datos de un documento de orden de compra, asegúrese de que el derecho «Puede editar órdenes de compra» esté habilitado para su rol de usuario.
Para editar un documento, abra la orden de compra requerida, produzca los cambios necesarios y haga clic en «Guardar». Se puede cambiar lo siguiente en el documento:
estado de orden: se puede cambiar tanto directamente en la orden como desde la tabla de órdenes de proveedores sin abrir un documento específico;
proveedor;
fecha de entrega y almacén;
lista de productos (cantidad y precio);
añadir pagos.
Añadir un pago a una orden de compra
Para añadir un pago a una orden de compra, seleccione su tipo (pago al proveedor o reembolso del proveedor) y rellene los datos: importe, método de pago y caja registradora. Si es necesario, puede añadir comentarios y tag, cambiar el empleado responsable o la partida de flujo de caja, si las utiliza.
Haga clic en Crear: todos los pagos creados se mostrarán en el bloque «Pagos».
Creación de un documento de publicación basado en un orden de compra
Cuando cambia el estado de un orden de compra a «Publicado», puede crear inmediatamente un documento de publicación.
Los siguientes datos se transfieren automáticamente del documento de orden de compra al documento de publicación:
proveedor;
lista de productos (con cantidad y precio);
inventario de entrega previsto.
Si el almacenamiento direccionable está habilitado en su empresa, asegúrese de especificar las celdas para la publicación. Para los productos con fecha de caducidad o número de serie, especifique la fecha de caducidad y/o los números de serie correspondientes.
☝️ Importante: si ha añadido un pago a la orden de compra y está creando un documento de publicación a partir de ella, asegúrese de que la casilla «Pagar desde la cuenta» del documento de publicación no esté seleccionada para evitar el doble pago.
Rellene el resto de los campos obligatorios del documento de publicación y haga clic en Crear.
Puede abrir el documento de publicación creado haciendo clic en su número en el feed de órdenes de compra de proveedores.
Fuente de eventos
En la parte derecha del cuadro de diálogo del documento de orden de compra, hay una fuente de eventos para este documento, que funciona de manera similar a la fuente de eventos para pedidos, presupuestos, etc., y muestra las acciones de los empleados.
Los eventos no se pueden eliminar del feed, por lo que puede ver todo lo que ha sucedido con la orden de compra.
Aquí se registran los siguientes eventos:
Fecha y hora de creación del documento.
Cambio de estado del documento.
Ajustes o cambio de proveedor.
Cambio en la cantidad de productos.
Creación de una publicación a partir de este documento de orden de compra.
Al pasar el cursor por encima de un evento, puede ver la fecha, la hora y el nombre del empleado que realizó esta acción.
En la fuente de eventos de la orden de compra, puede realizar las siguientes acciones:
1. Crear una tarea, añadir una foto o un archivo. Para ello, haga clic en el icono «+» de la parte inferior y seleccione la acción deseada:
Tomar foto: le permite tomar una foto con su cámara web.
Adjuntar un archivo: le permite añadir una imagen o un documento desde su PC.
Crear tarea: le permite crear una tarea que se vinculará a esta orden de compra.
Importante: el tamaño del archivo puede ser de hasta 5 MB, formato: JPG o PNG.
2. Añadir un comentario público o privado. Para ello, simplemente comience a escribir en la parte inferior de la fuente de eventos.
Por defecto, los comentarios son públicos, pero si es necesario, puede hacer clic en el icono del ojo para producir el comentario privado.
Los comentarios públicos son visibles para todos los empleados que tienen acceso a la orden de compra del proveedor. Los comentarios privados solo pueden verlos el empleado que los ha escrito, independientemente de los derechos de acceso. Para mayor comodidad, los comentarios privados se resaltan en amarillo.
💡 Al pulsar la tecla Enter se envía el comentario, mientras que al pulsar Shift + Enter se pasa a la siguiente línea.
Para eliminar un comentario, haga clic en el icono de la papelera situado junto a él. El comentario no desaparecerá, sino que se tachará, lo que le permitirá conservar el historial completo y ver incluso las entradas obsoletas.
En la parte superior hay un interruptor que le permite ver «Todos los eventos» o solo «Comentarios».
Si es necesario, puede ocultar y expandir la fuente de eventos. Para ello, haga clic en la línea de colapso.
Cómo eliminar una orden de compra
Para poder eliminar una orden de compra, debe tener habilitado el permiso «Puede eliminar órdenes de compra».
Para eliminar una orden de compra de un proveedor, abra el documento deseado y haga clic en el botón Eliminar en la esquina inferior derecha. Es posible eliminar varios documentos a la vez mediante acciones grupales en la tabla de órdenes de compra.
Actualmente, no es posible restaurar por su cuenta una orden de compra eliminada de un proveedor.