Orderry se basa en varios tipos de documentos. Cada uno de ellos está diseñado para una fase concreta de la relación con el cliente. Veamos cuáles son las diferencias entre ellos y cómo se relacionan.

Clientes Potenciales son cualquier interacción que un cliente potencial tenga con tu empresa: una llamada telefónica, el envío de un formulario desde la página web o una visita a la oficina. El objetivo principal de este documento es garantizar que no se pase por alto ninguna solicitud.

Los clientes potenciales se pueden crear manualmente, de forma automática a partir de una llamada entrante o perdida (si la integración telefónica está habilitada), o directamente desde un chat o el perfil del cliente.

Tras su tramitación, el cliente potencial se convierte en una orden de trabajo o en una venta. Hay cuatro informes para los clientes potenciales: lista general, conversión, rendimiento de los empleados y cerrados sin resultado.

Útil para: clínicas médicas, salones de belleza, centros educativos, centros de servicios y tiendas online.

Cita: para negocios en los que los clientes acuden a una hora concreta para ver a un especialista específico. Muestra la disponibilidad de técnicos y recursos (como elevadores o puestas en un centro de servicio) y ayuda a evitar solapamientos.

Una característica clave que no se encuentra en otros documentos: el cliente puede crear una cita por sí mismo a través del formulario de cita en línea de su sitio web.

La cita se convierte en un presupuesto, una orden de trabajo o una venta. Actualmente no hay informes independientes.

Útil para: salones de belleza y spas, centros médicos, talleres de reparación de automóviles, talleres, clínicas veterinarias, servicios jurídicos y de diseño.

Presupuesto: se trata de un cálculo preliminar. Es necesario cuando el precio no es fijo y depende de la complejidad, el alcance o los detalles. El cliente ve el alcance y el coste completos, y solo tras su aprobación se abren las órdenes de trabajo.

Se convierte exclusivamente en órdenes de trabajo. Los informes son los mismos que para las órdenes de trabajo; solo hay que seleccionar el tipo de documento «presupuesto».

Útil para: reparación de equipos, construcción y acabados, servicios de automoción, imprenta y sastrería.

Órden de trabajo: es el corazón del sistema. Un dispositivo o activo, una orden de trabajo. El documento tiene varias etapas: desde el diagnóstico y la evaluación hasta el pago y el cierre.

La principal ventaja frente a una venta: las órdenes de trabajo admiten esquemas de pago complejos y mixtos —parte en efectivo, parte con tarjeta, prepago, pago parcial—. Si necesitas flexibilidad financiera, este es tu documento.

Las órdenes de trabajo no se convierten en otros documentos: son la etapa final. Cuentan con los informes más completos del sistema.

Útil para: cualquier negocio de servicios con un proceso de varios pasos.

Venta está diseñada para el procesamiento de transacciones lo más rápido posible. Mínimo de clics, sin campos innecesarios.

Pero esta rapidez tiene un precio: una venta no admite pagos mixtos, pagos por adelantado ni pagos parciales. Si el esquema de pago es más complejo que «el cliente paga el importe total inmediatamente», utiliza órdenes de trabajo.

Las ventas tampoco se convierten en operaciones posteriores. Los informes de ventas se encuentran en una sección separada.

Útil para: tiendas minoristas, puntos de venta, cualquier venta sencilla en caja.

Factura: no se trata de una transacción, sino de un acuerdo. Esto no afecta a los niveles de almacén, pero sí a los saldos de las cuentas financieras (cajas registradoras), ya que se pueden aceptar pagos correspondientes a estas Facturas.

Útil en B2B o cuando necesitas enviar un documento al cliente antes del pago. No hay informes separados, pero el flujo de caja se controla en los informes financieros.

La mayoría de los documentos no son herramientas aisladas, sino partes de una misma cadena:

De este modo, un cliente potencial puede recorrer todo el proceso, desde la primera llamada hasta el cierre de la operación, en un único sistema, sin que se pierda ningún paso.