Orderry automatiza los procesos en todas las fases de la interacción con el cliente, desde la primera llamada hasta la finalización de las órdenes de trabajo y el pago. A continuación se enumeran las principales automatizaciones integradas en el sistema. Para situaciones no estándar, también se dispone de API y webhooks, que te permiten ampliar de forma flexible la funcionalidad para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.

Desencadenantes multicanal. Orderry envía automáticamente mensajes SMS, por correo electrónico o a través de Telegram a clientes y empleados cuando se producen determinados eventos. Las notificaciones también pueden enviarse al mismo chat en el que te comunicaste por primera vez con el cliente: en Viber, WhatsApp o Instagram.

Por ejemplo:

Envío programado. Puedes configurar el envío programado para que los mensajes se envíen únicamente en horario comercial.

Por ejemplo, una semana después de una visita al salón, el cliente recibirá automáticamente una solicitud para dejar una valoración.

Transcripción de llamadas. Una vez finalizada la llamada, el sistema genera automáticamente una transcripción de la misma. Puedes configurar el tipo de llamada (entrante, saliente o todas), la duración mínima y máxima, así como los números de extensión específicos a los que se aplica esta función.

Análisis de la opinión del cliente mediante IA. Una vez generada la transcripción, la IA analiza automáticamente la conversación para determinar la opinión del cliente y extraer información clave. El sentimiento refleja el nivel de satisfacción del cliente mediante emojis, mientras que los datos clave proporcionan breves descripciones de la llamada, como «necesita que se le devuelva la llamada», «el cliente está satisfecho con la calidad del servicio» o «problema sin resolver».

Creación de tareas y clientes potenciales a partir de llamadas. Por cada llamada entrante perdida o contestada, el sistema crea automáticamente una tarea o un cliente potencial y le asigna un gerente. Si el cliente ya figura en la base de datos, el sistema lo localizará y lo vinculará a una órden de trabajo o cliente potencial existente.

Registro de nuevos contactos. Si un cliente que aún no figura en la base de datos llama a la empresa, el sistema crea automáticamente una nueva ficha de contacto con su número de teléfono. Para garantizar que los gerentes puedan identificar inmediatamente a los nuevos clientes potenciales y no confundirlos con los contactos existentes, a dichos contactos se les asigna automáticamente un nombre en una etiqueta con un formato especial.

Conversión de un cliente potencial en órdenes de trabajo o una venta. Cuando un cliente potencial alcanza el estado de pedido o venta confirmada, el sistema crea automáticamente órdenes de trabajo o una venta basadas en él. El gerente no necesita transferir manualmente los datos y detalles del cliente desde el cliente potencial: todo el proceso, desde el primer contacto hasta las órdenes de trabajo o la venta, se lleva a cabo en un único lugar.

Sincronización del estado en función de la decisión del cliente. Si el cliente aprueba el presupuesto, el sistema actualiza automáticamente su estado y lo convierte en órdenes de trabajo. Si el cliente lo rechaza, el presupuesto se cierra con el estado correspondiente. Esto agiliza la transición desde la aprobación hasta la ejecución del trabajo.

Registro de la firma o del motivo del rechazo en la página pública. Tras la aprobación del presupuesto, el sistema solicita al cliente que proporcione una firma electrónica. Esta se muestra en la página pública y se guarda automáticamente en el registro de eventos del presupuesto (si es necesario, se pueden recopilar varias firmas en diferentes etapas). Si el cliente rechaza la propuesta, el sistema le pide que especifique el motivo del rechazo, que también se registra en el registro de eventos. Esto permite al gerente ajustar rápidamente las condiciones, actualizar sin demora el presupuesto y continuar la comunicación.

También hay disponible una función similar para recoger firmas y motivos de rechazo en las órdenes de trabajo habituales, que constituyen el siguiente paso tras el presupuesto.

Envío de un Enlace de pago cuando cambia el estado. Cuando se crea una orden de trabajo, el sistema genera automáticamente su página pública y un enlace único. Se pueden configurar notificaciones automáticas para que, cuando la orden de trabajo pase a un estado específico (por ejemplo, «A la espera de pago»), el cliente reciba inmediatamente un mensaje con este enlace. Al hacer clic en el enlace, el comprador puede ver los detalles de la orden de trabajo, aceptarla o rechazarla y realizar un pago en línea de forma inmediata.

Actualización del estado en la página pública tras la aceptación, el rechazo o el pago. Cuando un cliente acepta, rechaza o paga una orden de trabajo a través de la página pública, el sistema actualiza automáticamente el estado de la orden de trabajo en consecuencia sin necesidad de intervención por parte del gerente. Esto permite al sistema mantener al día los estados de las órdenes de trabajo en tiempo real.

Autocompletado de la información de los activos. Al crear una órden de trabajo, el sistema puede rellenar automáticamente los detalles del activo —categoría, marca y modelo— basándose en un identificador único. Se admiten varios tipos de búsqueda: por IMEI para smartphones y tabletas, por VIN para coches, así como por HIN para embarcaciones. Basta con introducir el número y hacer clic en «Buscar»: los campos se rellenarán automáticamente.

Cambios en el estado de las órdenes de trabajo activados por integraciones con plataformas de venta. Cuando el estado de la orden de trabajo cambia en la tienda online, el estado de la orden de trabajo en Orderry se actualiza automáticamente.

Generación de enlaces de pago. Cuando una factura alcanza un estado configurado, el sistema genera automáticamente un enlace de pago único para el cliente.

Sincronización con servicios de pago y contabilidad (Xero, QuickBooks). Una vez confirmado el pago a través de un servicio de pago conectado, el estado de las facturas en el sistema cambia automáticamente a «pagadas». Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los pagos y cerrar las facturas. El gerente puede ver el estado actual del pago sin tener que consultar otra plataforma.

Emisión y registro de facturas electrónicas (facturación electrónica). La integración automatiza por completo el intercambio de facturas de acuerdo con los requisitos de la UE, lo que elimina la necesidad de trabajo manual por parte del gerente. Basta con establecer un estado específico para la órden de trabajo y, cuando esta alcance dicho estado, el sistema generará automáticamente el documento, lo registrará ante las autoridades fiscales y lo enviará a la contraparte (por correo electrónico o a través de la red PEPPOL).

Cambio del estado de la factura tras el pago. Una vez confirmado el pago a través del servicio de pago conectado, el estado de las facturas en el sistema se actualiza automáticamente al estado correspondiente. El gerente puede consultar el estado actual del pago sin necesidad de comprobaciones adicionales.

Cita en línea. Cuando un cliente reserva una cita de forma independiente a través de la página de citas en línea, el sistema crea automáticamente la cita correspondiente en Orderry. El gerente no tiene que introducir los datos manualmente: todo se registra de inmediato y el cliente recibe una confirmación automática.

Transferencias de activos cuando cambia el estado de una órden de trabajo. Cuando una órden de trabajo pasa a un estado específico, el activo se transfiere automáticamente a la ubicación de almacén correspondiente. Por ejemplo, cuando el estado es «En curso», se transfiere a la ubicación de almacén del técnico; cuando es «Listo», se transfiere a la ubicación de almacén «Recogida». Esto permite realizar un seguimiento preciso de la ubicación del activo en cada etapa.

Reserva de productos para órdenes de trabajo. Esta función automatiza el control de inventario, simplificando considerablemente la asignación de productos agotados. Cuando la orden de trabajo de un cliente alcanza un estado específico, el sistema añade automáticamente los productos que faltan a una lista de espera. Tan pronto como llega un producto de un proveedor o se transfiere desde otro almacén de la empresa, el sistema lo reserva al instante para ese cliente concreto. Si se cancelan las órdenes de trabajo o expira el periodo de reserva, esta se elimina automáticamente y el producto vuelve a formar parte del almacén disponible para la venta.

Impresión automática de documentos y etiquetas durante acciones clave. Esta configuración permite que el sistema envíe automáticamente los formularios necesarios a la impresora, de modo que los gerentes no tengan que dedicar tiempo a hacerlo manualmente. Basta con seleccionar el documento una vez al crear órdenes de trabajo (recibo), al cerrarlas (informe de finalización del trabajo) o al realizar una venta (recibo de venta): el sistema recordará su selección y activará automáticamente la impresión en el futuro. También puede habilitar la impresión automática de etiquetas de activos en los Ajustes de plantillas: una vez activada, la ventana de impresión se abrirá automáticamente en cuanto se creen las órdenes de trabajo, lo que agiliza significativamente el etiquetado y el servicio.

Cálculo de nóminas y bonificaciones. Esta función automatiza por completo el seguimiento de las remuneraciones y sanciones de los empleados, eliminando la necesidad de realizar cálculos manuales. En los Ajustes, basta con seleccionar una vez un evento clave para el devengo, por ejemplo:

Tan pronto como se registra este evento, el sistema calcula y abona el pago al empleado.

Estos te permiten transferir datos automáticamente entre Orderry y plataformas externas sin necesidad de introducirlos manualmente. Por ejemplo, puedes configurar la creación automática de consultas, contactos u órdenes de trabajo desde Google Forms, tu propia página web o página de destino, una tienda online o cualquier otro servicio con formularios.

Como puedes ver, la automatización en Orderry abarca todo el recorrido del cliente, desde las llamadas y consultas hasta las órdenes de trabajo, los pagos y el Almacén. Seguimos trabajando en nuevas funciones para reducir las tareas rutinarias y hacer que tu trabajo sea más rápido y eficiente.