Cualquier empresa realiza varias formas de pagos todos los días. El flujo de caja es un registro de caja que representa una cronología con todos los movimientos financieros, operaciones al contado y sin efectivo, pagos, deudas, créditos y sus liquidaciones. A continuación vamos a verlo todo con más detalle empezando por las cajas.

Puede crear tantas cajas de efectivo como sea necesario para adaptarse a sus necesidades comerciales y contables.

Por ejemplo, organizar las cajas por forma de pago, operaciones "Efectivo" y "Sin efectivo", tipo de gasto, y cualquier otra finalidad (alquiler, servicios públicos, u otros gastos operativos de su empresa, etc.).

Vaya a "Finanzas > Pagos" para crear una nueva caja.

Pulsa el botón "+ Añadir caja".

1. Rellene el Título de la caja y seleccione el Tipo.

Caja de la empresa es una caja global de su empresa, y está disponible para todas las sedes comerciales, con el icono de un globo terráqueo.

La caja de empresa se utiliza habitualmente cuando existe una única cuenta bancaria para todas las sedes de la empresa. En el caso, por ejemplo, de que dos sedes utilicen una única cuenta bancaria, tiene sentido crear una caja de empresa y dar acceso de usuario sólo a los empleados correspondientes.

Caja de ubicación es una caja basada en la ubicación disponible para una ubicación comercial seleccionada.

Para gestionar una caja por separado (cuando todos los pagos relacionados no se muestran en sus informes financieros generales), marque la casilla "Caja virtual".

Nota: Las cajas virtuales no pueden utilizarse con fines de contabilidad financiera.

2. Para establecer la opción de pago, seleccione entre Efectivo y Sin Efectivo.

Al seleccionar una opción de pago, aparece una lista de las cajas disponibles que se mostrarán al realizar transacciones. Si selecciona pagos en efectivo, sólo se mostrarán las cajas pertinentes para las transacciones en efectivo. Y viceversa.

3. Haga clic en "Incluir tasas de transacción" para deducir automáticamente una cantidad fija del saldo de la caja registradora por los pagos realizados a y desde la caja registradora.

Puede añadir hasta 4 condiciones de comisión.

Cada comisión especificada se calcula a partir del importe total del pago y se suma con las demás. Es decir, por cada pago, solamente habrá un cargo de la comisión, que se reflejará como gasto en la partida de flujo de caja "Servicios de procesamiento de transacciones" con el comentario correspondiente "Comisión de procesamiento de transacciones".

Por ejemplo, si tienes una caja que procesa pagos a través de un terminal bancario, puedes establecer una comisión del 2%. Así, al procesar un pago de $188 por un pedido o venta, se registrará automáticamente una comisión de $3.76 contra el saldo de la caja. De manera similar, si tienes una caja utilizada para la recolección de efectivo, puedes establecer una comisión fija de $10. Independientemente del monto del gasto, se registrará una comisión de $10.

Para eliminar la comisión creada, sitúe el cursor sobre ella y haga clic en la papelera.

4. Especifique las acciones de caja permitidas.

Tenga en cuenta que esta configuración está disponible en los planes Business y Enterprise. Obtenga más información sobre la configuración y el uso de las acciones permitidas con las cajas en este artículo.

5. En la segunda pestaña conceda acceso a los empleados.

Vaya a la pestaña "Acceso". Aquí verá una tabla con todos los empleados activos.

En el plan Business se puede configurar el acceso de los empleados a las cajas. Es decir, puede permitir que los empleados realicen todas las operaciones especificadas en la pestaña "General" o configurar el acceso individual de cada empleado a la misma caja. Lea más sobre cómo configurar los ajustes en este artículo.

6. Haga clic en Guardar.

Haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha para editar la caja seleccionada. Introduzca los cambios necesarios y pulse el botón "Guardar" para confirmar.

Abra la caja (el mismo proceso que para la edición) y haga clic en el icono de la papelera para eliminar la caja seleccionada.

Nota: Sólo puede eliminar una caja vacía. Cree gastos para poner a cero la caja antes de eliminarla.

Las cajas eliminadas pueden ser restauradas en el informe de Registro de Actividades.

Genere un informe para el evento "Caja eliminada". Busque la caja eliminada y haga clic en Restaurar.

Orderry ordena su lista de cajas por nombre ascendente por defecto. Reordena esta lista como necesites arrastrando la barra de cajas a la posición deseada.

Existen varios tipos de transacciones de caja en Orderry:

Puede poner los tags a sus ingresos y gastos para una búsqueda más cómoda y asociar las transacciones a las partidas de tesorería correspondientes. Vaya a la página Ajustes > Finanzas > Contabilidad y active la contabilidad de flujos de dinero. También puede añadir sus artículos de gastos e ingresos personalizados en esta página.

Orderry le permite añadir las transacciones de ingresos y gastos con carácter retroactivo. El sistema marca estas entradas con el icono❗. Puede ver la fecha real de la transacción pasando el ratón por encima de la entrada. Orderry le permite gestionar los permisos de los empleados para añadir transacciones retroactivamente.

El Informe de Caja muestra todos los eventos de caja de la caja seleccionada para el periodo especificado.

El informe de caja contiene las columnas de nombre del empleado responsable, fecha y hora, comentario, tipo de transacción y saldo de caja.

Imprima su informe de caja o expórtelo a un archivo Excel directamente desde el sistema Orderry.

Elimine todas las transacciones innecesarias haciendo doble clic en la transacción y pulsando el icono de la papelera. Verá que los datos de la transacción están ahora tachados, lo que significa que ha sido eliminado. La eliminación de transacciones afecta al saldo de caja.

Puede cancelar la operación de eliminación. Haga doble clic en la transacción eliminada y pulse el botón "Restaurar". Esta acción también afecta al saldo de caja.

Nota: Mientras que el saldo de caja cambia al eliminar y restaurar la transacción, el campo de transacción "Saldo de Caja" permanece igual. Este campo representa el saldo de caja original en el momento en que su empleado realizó la transacción.