QuickBooks Online es un software de contabilidad para pequeñas empresas que facilita la gestión de libros, gastos, facturas, etc.
La integración con QuickBooks permite a los usuarios de Orderry:
crear automáticamente nuevos clientes desde Orderry en QuickBooks
sincronizar automáticamente o manualmente órdenes de trabajo y facturas de Orderry con QuickBooks
igualar los impuestos en Orderry y QuickBooks
actualizar las facturas ya creadas en QuickBooks desde Orderry con un solo clic
guardar automáticamente los productos y servicios de las órdenes de trabajo o facturas de Orderry en QuickBooks
Paso 1. Configurar y activar la integración con Quickbooks
1. Vaya a la página Ajustes > Integraciones, busque QuickBooks Online en Facturación y haga clic en Configurar.
2. Marque Integración habilitada.
Si es necesario, active la casilla "Crear nuevos clientes en QuickBooks". Orderry comprueba si existe un cliente en Quickbooks por e-mail. Si dicho cliente ya existe, después sólo se creará una factura. Si no hay ningún cliente con este e-mail, después se creará automáticamente un nuevo cliente en Quickbooks junto con la factura.
Por favor, tenga en cuenta que si tiene la casilla "Crear nuevos clientes en QuickBooks" desmarcada y el cliente de la órden de trabajo/factura no está en QuickBooks, entonces dicha órden de trabajo/factura no será enviada a QuickBooks.
Ajustes de envío de documentos
Para que los documentos se envíen automáticamente a la cuenta de QuickBooks, debe seleccionar el estado de envío automático a QuickBooks Online.
Actualmente, puede configurar el envío automático para facturas y órdenes.
A continuación puede configurar el envío automático por estado. Seleccione un estado de factura. Como resultado, cada factura que pase al estado especificado se enviará automáticamente a QuickBooks.
También puede activar el envío manual de facturas/órdenes de trabajo. Para ello, marque la casilla "Permitir envío manual". Como resultado, aparecerá un botón "Enviar a Quickbooks" en cada factura/orden de trabajo en Orderry para su envío manual.
Mapeo de impuestos
Para Usuarios de EE.UU.
En la columna "Código fiscal en QuickBooks Online", escriba la palabra TAX. En la columna "Código fiscal en Orderry", seleccione el impuesto correspondiente del sistema Orderry. Le recordamos que puede añadir y ajustar impuestos en la página Ajustes > Finanzas > Impuestos.
Para Usuarios de Otros Países
En la columna "Código fiscal en QuickBooks", escriba el nombre del impuesto del sistema QuickBooks. El nombre del impuesto se puede encontrar en su perfil personal en la página de Impuestos.
En la columna "Código fiscal en Orderry", seleccione el impuesto correspondiente del sistema Orderry. Le recordamos que puede añadir y ajustar impuestos en la página Ajustes > Finanzas > Impuestos.
Importante: Los impuestos en Quickbooks deben ser del tipo Ventas para que la integración funcione correctamente. Esto se puede ajustar al añadir un nuevo impuesto en la página de Impuestos.
Si utiliza más de un impuesto, haga clic en el botón + Añadir impuesto y ajuste la correspondencia.
Haga clic en Guardar. Enhorabuena, la configuración se ha completado y ahora puede pasar al siguiente paso: la autorización.
Paso 2. Ajustar la cuenta de QuickBooks
Transferencia de productos y servicios de facturas de pedidos/órdenes de trabajo a Quickbooks
Los productos y servicios se buscan por nombre, ya que el nombre es un identificador único.
Si ya tiene todos los servicios y productos creados en QuickBooks, le recomendamos exportarlos e importarlos a Orderry.
Tenga en cuenta que los productos y servicios se importan desde las páginas Mi empresa > Productos y Mi empresa > Servicios.
Si no tiene productos y servicios creados en QuickBooks, se crearán automáticamente en QuickBooks cuando transfiera facturas desde Orderry.
Tenga en cuenta que debe tener una Cuenta de ingresos denominada Ventas en Quickbooks para que las facturas se transfieran correctamente.
De lo contrario, se producirá un error al transferir nuevos productos desde una factura / órden de trabajo y la factura no será enviada a QuickBooks.
Si por alguna razón usted no tiene tal cuenta de Ingresos en su lista, siempre puede crear una en la sección de Plan de cuentas.
Siempre puede encontrar este producto o servicio en QuickBooks y cambiar Cuenta de ingresos.
Numeración de Facturas
QuickBooks tiene un sistema de numeración por defecto, en el que cada factura creada o transferida, independientemente de su tipo (Factura de Orden o simplemente Factura) se numera secuencialmente, empezando por 1001.
Por ejemplo, si envía una Factura de Orden y después una Factura a QuickBooks, se numerarán 1001 y 1002 respectivamente.
Desafortunadamente, no hay ajustes que permitan transferir documentos de Orderry a QuickBooks guardando su numeración. Sin embargo, puede ajustar los parámetros en QuickBooks para poder editar los números de las facturas usted mismo.
Para permitir ajustar el número de Factura en cada documento transferido:
1. Vaya a Ajustes > Cuenta y Ajustes.
2. Abra la sección Ventas.
3. Active la opción Números de transacción personalizados y haga clic en Hecho para guardar los ajustes.
Ahora cada nuevo documento, transferido desde Orderry a QuickBooks no tendrá un número, pero podrá cambiarlo por cualquier número que necesite, incluyendo su correspondencia con el número de pedido/factura en Orderry.
Para ello, basta con abrir la factura, editar el campo Número de factura y guardar la factura.
Puntos clave de la configuración de QuickBooks
✅ Confirme que existe una cuenta de Ingresos llamada «Venta » para evitar errores de transferencia.
✅ Utilice sólo impuestos de tipo Ventas en QuickBooks para un correcto funcionamiento de la integración.
✅ Active Números de transacción personalizados en Ajustes > Cuenta y Ajustes > Ventas para editar manualmente los números de factura para que coincidan con los de Orderry.
Paso 3. Iniciar sesión y conectar Quickbooks a Orderry
1. Vaya a su perfil de usuario en Datos personales y haga clic en el botón Conectar junto a QuickBooks.
2. Inicie sesión en su cuenta de QuickBooks.
Si tiene más de una empresa en QuickBooks, seleccione la necesaria. Sólo puede conectarse a una empresa de QuickBooks a la vez. Siempre podrá salir de una empresa y entrar en otra para enviar una factura.
Después, verá que QuickBooks se ha conectado correctamente.
Importante: Si desea que sus empleados también puedan utilizar la integración y enviar facturas a QuickBooks, cada empleado deberá iniciar sesión en su cuenta.
Cómo Funciona
Dependiendo de las opciones que seleccione en la ventana de configuración de la integración, las facturas u órdenes de trabajo de Orderry se envían automática o manualmente a QuickBooks.
Puede ver estas facturas en la página Ventas > Facturas.
La siguiente información se transfiere de Orderry a las facturas de QuickBooks:
Cliente: Nombre, Apellidos, Email;
Además, si el cliente está creado en QuickBooks según sus ajustes, el número de teléfono también se transferirá al perfil del cliente en QuickBooks.
Productos y Servicios: nombre del producto o servicio, cantidad, tarifa, importe, impuestos.
Si ya se ha enviado una factura de QuickBooks, verá una advertencia cuando intente hacerlo de nuevo manualmente o automáticamente desde Orderry.
Haga clic en Actualizar para que se borren los datos de la factura anterior y se actualicen completamente con los nuevos datos. Haga clic en Crear nueva para conservar los datos de la factura anterior y crear una nueva factura (con un nuevo número) en QuickBooks.