Il est courant qu’une entreprise opère sous plusieurs entités légales — afin de séparer ses activités, mieux gérer ses finances ou répondre à des obligations légales. C’est pourquoi vous pouvez désormais ajouter plusieurs entités légales dans votre compte Orderry, ce qui vous aidera à simplifier la gestion des factures et garantir l’exactitude des documents imprimés. Cette mise à jour prépare également le terrain pour de futures améliorations des intégrations avec QuickBooks Online (QBO) et Xero.
Ajout d’entités légales
Dans Paramètres > Général, vous pouvez maintenant ajouter plusieurs entités légales et les attribuer à vos emplacements.
Chaque entité légale peut contenir un grand nombre d’informations : nom, numéro d’enregistrement et TIN/VAT, coordonnées, adresse et détails de paiement tels que le nom de la banque, l’IBAN, le SWIFT/BIC, ainsi que toute autre information nécessaire.
Même si vous n’avez qu’une seule entité légale, nous vous recommandons tout de même de l’ajouter dans les paramètres, car cela vous permet d’indiquer plus d’informations sur votre entreprise qu’auparavant.
Une fois qu’une entité légale est attribuée à un emplacement, elle devient disponible pour les factures et les documents imprimés. Une entité légale peut être attribuée à plusieurs emplacements. En revanche, un emplacement ne peut avoir qu’une seule entité légale attribuée.
Entités légales dans les factures
Les factures disposent désormais d’un nouveau champ Entité légale. Cela signifie que vous pouvez choisir l’entité légale utilisée pour émettre chaque facture à vos clients.
Vous pouvez naturellement filtrer vos factures par entité légale et les exporter séparément si nécessaire.
Comme les factures dans Orderry ne sont pas liées aux emplacements, vous devez sélectionner une entité légale lors de la création de chaque facture. Toutefois, vous pouvez définir une entité légale par défaut dans Paramètres > Général.
Pour garder une numérotation claire des factures, vous pouvez également configurer des modèles de numérotation distincts pour chaque entité légale :
Si aucune entité légale n’est spécifiée, le modèle de numérotation général sera utilisé.
Si une entité légale est spécifiée, le modèle de numérotation défini pour cette entité sera appliqué.
À noter : les commandes sont toujours liées à des emplacements. Ainsi, lors de la création d’une facture à partir d’une commande, l’entité légale de l’emplacement sera automatiquement utilisée.
Variables des entités légales dans les modèles d’impression
Un nouveau jeu de variables est désormais disponible dans Paramètres > Modèles d’impression, vous permettant d’afficher les informations des entités légales dans vos documents :
{Legal Entity Name}
{Legal Entity Registration Number}
{Legal Entity TIN}
{Legal Entity Address}
{Legal Entity Country}
{Legal Entity State}
{Legal Entity City}
{Legal Entity Address Line 1}
{Legal Entity Address Line 2}
{Legal Entity Postal Code}
{Legal Entity Email}
{Legal Entity Phone Number}
{Legal Entity Bank Name}
{Legal Entity Bank Address}
{Legal Entity IBAN}
{Legal Entity SWIFT}
{Legal Entity Additional Payment Info}
{Legal Entity Additional Info}
Si vous utilisez ces variables dans les modèles d’impression pour les commandes ou les ventes, les valeurs proviendront de l’entité légale assignée à l’emplacement correspondant. Pour les modèles de factures, les variables utiliseront les données de l’entité légale sélectionnée dans la facture.
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