Bon de commande : qu'est-ce que c'est et pourquoi en avez-vous besoin ?
Tout processus d'approvisionnement ne commence pas par la réception, mais par la planification : c'est à ce stade que le bon de commande est créé. Il permet d'organiser les achats et de les maîtriser. Cela réduit le risque d'erreurs lors de la réception, rend le processus d'approvisionnement transparent et simplifie la planification des stocks.
Un bon de commande est l'étape préliminaire avant la réception. Cette fonctionnalité vous permet de :
enregistrer les livraisons prévues et suivre leur exécution ;
planifier le réapprovisionnement des niveaux de stock requis ;
voir quels produits ont déjà été commandés et auprès de quel fournisseur ;
effectuer un transfert automatique des données relatives aux produits et aux lots (quantités, prix, etc.) vers le document de réception ;
stocker l'historique des commandes et des communications avec les fournisseurs.
La fonction de bon de commande est particulièrement utile pour les entreprises proposant une large gamme de produits, des livraisons régulières et des exigences comptables élevées. La planification et la transparence des règlements avec les fournisseurs seront également importantes.
Cela s'applique principalement au commerce de détail et de gros, à la distribution, aux entreprises de services, à la fabrication, à la construction et à la logistique, où il est nécessaire de planifier l'inventaire et d'éviter les ruptures d'approvisionnement.
Cette fonctionnalité sera également utile dans les centres médicaux et vétérinaires, les salons de beauté et les laboratoires, où il est important de contrôler l'inventaire et de garantir la disponibilité d'une large gamme de produits en temps voulu.
Exemples d'utilisation d'un bon de commande
Un magasin d'électroménager surveille son inventaire
Le gestionnaire constate que le stock de câbles est critique (150 m). Sur la page de l'inventaire, il clique sur « + Bon de commande » et le système affiche automatiquement le dernier fournisseur et la quantité recommandée. Le gestionnaire crée ensuite un document, l'exporte au format PDF et l'envoie au fournisseur.
Une pharmacie réapprovisionne automatiquement son inventaire
À la fin de chaque journée, le système identifie les médicaments dont le niveau d'inventaire est critique. L'acheteur examine les offres, crée une commande pour approbation et, après confirmation, l'envoie au fournisseur.
L'ingénieur ajuste rapidement l'exécution de la commande
Pendant les réparations, l'ingénieur constate que le fournisseur a reporté la date de livraison de 3 jours. Il reporte l'exécution de cette commande et se charge immédiatement d'une autre tâche, maintenant ainsi le rythme de travail.
L'acheteur surveille les livraisons et planifie les arrivées
L'acheteur voit dans les bons de commande non seulement une liste de produits, mais aussi l'état réel de la livraison : ce qui est déjà en stock et ce qui est encore attendu. Même en cas de livraisons partielles, le système affiche la progression pour chaque article. Cela vous permet de :
coordonner le calendrier de livraison avec le fournisseur en temps opportun ;
éviter de repasser commande pour des produits déjà en transit.
Le comptable surveille les paiements et évite les doublons
Les paiements peuvent déjà être enregistrés dans les bons de commande, le système empêche donc les doublons lors de la réception. Cela permet au comptable de payer par étapes pour chaque lot et de consulter un historique transparent : une commande — plusieurs livraisons — plusieurs paiements, sans erreurs ni dépenses inutiles.
Comment créer un bon de commande
Remarque : pour créer un bon de commande, vous devez disposer de l'autorisation « Peut créer des bons de commande ».
1. Sur la page Inventaire > Bons de commande, sélectionnez l'emplacement souhaité et cliquez sur « + Bon de commande ».
2. Dans l'onglet Général, remplissez les champs obligatoires :
Date et heure de création du document : conservez la valeur actuelle ou sélectionnez la date souhaitée dans le passé
Sélectionnez ou créez un fournisseur. Ce champ est obligatoire.
Remarque : pour afficher et spécifier des fournisseurs, vous devez disposer de l'autorisation « Peut afficher les fournisseurs ».
Spécifiez le numéro et la date de la facture.
Saisissez la date de livraison prévue pour les produits de ces bons de commande.
Spécifiez l'entrepôt auquel la livraison est prévue. Seuls les entrepôts disposant d'une autorisation de réception sont affichés pour l'emplacement sélectionné.
3. Accédez à l'onglet Produits :
Ajoutez des produits existants ou créez-en de nouveaux.
Spécifiez la quantité et le prix des produits ajoutés. Par défaut, le prix est 0. Pour afficher le coût total du bon de commande au fournisseur dans le système et permettre le paiement sur cette base, saisissez les données actuelles pour chaque article.
4. Cliquez sur Créer pour enregistrer le bon de commande et revenir à la liste des bons de commande, ou sur Créer et ouvrir pour continuer à le traiter immédiatement.
Le numéro de série du document créé est généré sur la base du modèle de numéro de document pour cet emplacement. Actuellement, tous les documents créés ici ont le statut « Brouillon ». À l'avenir, vous pourrez configurer les statuts des bons de commande fournisseurs de la même manière que les statuts des autres documents.
Le total du bon de commande, c'est-à-dire le coût total des produits commandés, s'affiche en bas à droite du document.
Le tableau des produits de l'onglet «Produits» contient le nom du produit, le prix, le total et la quantité commandée, ainsi que la quantité déjà réceptionnée.
Sous le tableau, les informations suivantes s'affichent :
Quantité commandée
Quantité réceptionnée
Montant total du bon de commande (taxes comprises)
Si différentes unités de mesure sont utilisées dans le document, elles apparaissent sur des lignes distinctes afin d'indiquer clairement la quantité de chaque article qui a été réceptionnée.
Toutes les bons de commande sont affichés dans le tableau des bons de commande.
En outre, elles peuvent être consultées :
dans le profil du produit, sous l'onglet Bons de commande — tous les documents dans lesquels ce produit est ajouté sont affichés ici ;
dans la boîte de dialogue d'édition du produit, dans la commande/le devis — tous les bons de commande dans lesquels ce produit est inclus sont affichés ici (à l'exception de ceux dont le statut est « Terminé » et « Terminé sans succès »).
Cela vous permet de vérifier facilement combien d'unités du produit ont fait l'objet d'une commande et à quel stade en est la livraison.
Création d'un bon de commande à partir de la liste « Commandes en souffrance client » / « Produits à recommander »
Vous pouvez également créer un nouveau bon de commande à partir des pages « Commandes en souffrance client » et « Produits à recommander ».
Pour ce faire, sélectionnez les produits souhaités et cliquez sur Actions > Créer un bon de commande en bas du tableau. Les produits sélectionnés seront automatiquement ajoutés au document. Remplissez les autres champs et Enregistrer le bon de commande.
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