La fonctionnalité de bon de commande vous aide à organiser et à contrôler les achats de votre entreprise. Elle réduit le risque d'erreurs lors de l'enregistrement des produits, rend le processus de livraison transparent et vous permet de plan plus efficacement vos opérations d'inventaire.

Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui ont un grand nombre de produits, des livraisons régulières et des exigences comptables élevées (commerce de détail, distribution, services, fabrication).

Un bon de commande est l'étape préliminaire avant la réception. Cette fonctionnalité vous permet de :

La fonction de bon de commande est particulièrement utile pour les entreprises proposant une large gamme de produits, des livraisons régulières et des exigences comptables élevées. La planification et la transparence des règlements avec les fournisseurs seront également importantes.

Cela s'applique principalement au commerce de détail et de gros, à la distribution, aux entreprises de services, à la fabrication, à la construction et à la logistique, où il est nécessaire de planifier l'inventaire et d'éviter les ruptures d'approvisionnement.

Cette fonctionnalité sera également utile dans les centres médicaux et vétérinaires, les salons de beauté et les laboratoires, où il est important de contrôler l'inventaire et de garantir la disponibilité d'une large gamme de produits en temps voulu.

Un magasin d'électroménager surveille son inventaire

Le gestionnaire constate que le stock de câbles est critique (150 m). Sur la page de l'inventaire, il clique sur « + Bon de commande » et le système affiche automatiquement le dernier fournisseur et la quantité recommandée. Le gestionnaire crée ensuite un document, l'exporte au format PDF et l'envoie au fournisseur.

Une pharmacie réapprovisionne automatiquement son inventaire

À la fin de chaque journée, le système identifie les médicaments dont le niveau d'inventaire est critique. L'acheteur examine les offres, crée une commande pour approbation et, après confirmation, l'envoie au fournisseur.

L'ingénieur ajuste rapidement l'exécution de la commande

Pendant les réparations, l'ingénieur constate que le fournisseur a reporté la date de livraison de 3 jours. Il reporte l'exécution de cette commande et se charge immédiatement d'une autre tâche, maintenant ainsi le rythme de travail.

1. Sur la page Inventaire > Bons de commande, sélectionnez l'emplacement souhaité et cliquez sur « + Bon de commande ».

2. Remplissez les champs obligatoires :

Cliquez sur Créer.

Le numéro de série du document créé est généré sur la base du modèle de numéro de document pour cet emplacement. Actuellement, tous les documents créés ici ont le statut « Brouillon » et se trouvent dans le tableau des bons de commande. À l'avenir, vous pourrez configurer les statuts des bons de commande fournisseurs de la même manière que les statuts des autres documents.

Pour modifier un document, ouvrez le bon de commande requis, apportez les modifications nécessaires et cliquez sur « Enregistrer ». Les éléments suivants peuvent être modifiés dans le document :

Pour ajouter un paiement à une commande d'achat, sélectionnez son type (paiement au fournisseur ou remboursement du fournisseur) et remplissez les détails : montante, mode de paiement et caisse enregistreuse. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des commentaires et des balises, modifier l'employé responsable ou l'article de flux de trésorerie, si vous les utilisez.

Cliquez sur Créer : tous les paiements créés s'afficheront dans le bloc « Paiements ».

Lorsque vous changez le statut d'un bon de commande en « Comptabilisé », vous pouvez immédiatement créer un document comptable.

Les données suivantes sont automatiquement transférées du document de bon de commande vers le document comptable :

Si les cellules sont activées dans votre entreprise, veillez à spécifier les cellules pour la réception. Pour les produits avec une date d'expiration ou un numéro de série, spécifiez la date d'expiration et/ou les numéros de série en conséquence.

Remplissez les autres champs obligatoires du document de réception et cliquez sur Créer.

Vous pouvez ouvrir le document de réception créé en cliquant sur son numéro dans le flux des bons de commande fournisseurs.

Sur le côté droit de la boîte de dialogue du document de bon de commande, vous trouverez un flux d'événements pour ce document, qui fonctionne de manière similaire au flux d'événements pour les commandes, les devis, etc. et affiche les actions des employés.

Les événements ne peuvent pas être supprimés du flux, vous pouvez donc voir tout ce qui s'est passé avec le bon de commande.

Les événements suivants sont enregistrés ici :

Lorsque vous survolez un événement, vous pouvez voir la date, l'heure et le nom de l'employé qui a effectué cette action.

Dans le flux d'événements du bon de commande, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

1. Créer une tâche, ajouter une photo ou un fichier. Pour ce faire, cliquez sur l'icône « + » en bas et sélectionnez l'action souhaitée :

Important : la taille du fichier peut atteindre 5 Mo, format : JPG ou PNG.

2. Ajouter un commentaire public ou privé. Pour ce faire, il suffit de commencer à taper en bas du flux d'événements.

Par défaut, les commentaires sont publics, mais si nécessaire, vous pouvez cliquer sur l'icône en forme d'œil pour rendre le commentaire privé.

Les commentaires publics sont visibles par tous les employés qui ont accès au bon de commande du fournisseur. Les commentaires privés ne peuvent être vus que par l'employé qui les a rédigés, quels que soient ses droits d'accès. Pour plus de commodité, les commentaires privés sont surlignés en jaune.

💡 Appuyez sur la touche Enter pour envoyer le commentaire, tandis que la combinaison Shift + Enter vous permettra de passer à la ligne suivante.

Pour supprimer un commentaire, cliquez sur l'icône de la corbeille à côté de celui-ci. Le commentaire ne disparaîtra pas, mais sera barré, ce qui vous permettra de conserver l'historique complet et de consulter même les entrées obsolètes.

En haut, un bouton vous permet d'afficher « Tous les événements » ou uniquement « Commentaires ».

Si nécessaire, vous pouvez masquer et développer le flux d'événements. Pour ce faire, cliquez sur la ligne de réduction.

Pour supprimer un bon de commande pour un fournisseur, ouvrez le document souhaité et cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin inférieur droit. La suppression de plusieurs documents à la fois est possible via les actions groupées dans le tableau des bons de commande des fournisseurs.

Il n'est actuellement pas possible de restaurer soi-même un bon de commande supprimé pour un fournisseur.