Orderry vous permet de gérer les appels directement dans le système : passer des appels sortants, recevoir des notifications concernant les appels entrants et enregistrer automatiquement l'historique des communications.

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer les appels dans votre travail quotidien.

Préparation à la gestion des appels

Pour vous assurer que tout fonctionne correctement, vous devez d'abord connecter la téléphonie. Pour ce faire, créez et configurez un compte auprès de l'un des fournisseurs disponibles et ajoutez-le à Orderry sur la page Paramètres > Téléphonie > Fournisseurs.

Vous devez également installer et configurer une application VoIP (SIP, softphone) - il s'agit du dispositif utilisé pour recevoir et passer des appels, car l'application Orderry ne remplace pas la téléphonie, mais enregistre les appels et affiche les informations les concernant dans le système.

Une fois les paramètres configurés, vous pourrez recevoir et passer des appels sans restriction.

Comment passer un appel sortant

Dans Orderry, vous pouvez passer un appel téléphonique à partir de différents endroits :

À partir du tableau des documents (commandes, prospects, rendez-vous, factures, etc.).
À partir du profil du contact dans l'onglet Général - cliquez sur les trois points à côté du numéro de téléphone.
À partir d'une commande - cliquez sur l'icône de notification dans le coin supérieur droit.
À partir de la fiche de contact (dans une commande, un rendez-vous, une prospection, etc.).

Ensuite, passez le curseur sur le numéro de téléphone du contact, sélectionnez le numéro de poste (si plusieurs postes sont disponibles) et cliquez sur Appeler.

Ensuite, Orderry lance un appel via l'application VoIP (softphone).

Comment répondre à un appel entrant

Lors d'un appel entrant, une carte d'appel entrant apparaît dans le coin inférieur droit. Cette carte est uniquement à titre informatif. Vous ne pouvez répondre à l'appel et mener une conversation que via l'application SIP connectée.

Pour qu'un employé puisse voir la carte d'appel entrant, vous devez lui accorder l'accès au numéro de poste dans les paramètres d'intégration de la téléphonie.

Appel provenant d'un contact existant

Une carte d'appel entrante provenant d'un contact existant affiche :

Nom du numéro de l'extension (de l'appareil) sur lequel l'appel a été reçu.
Carte de contact : nom, fonction, organisation, gestionnaire, solde et tous les champs activés dans l'éditeur de formulaire. En cliquant sur le nom, vous ouvrez le profil complet.
Informations sur le dernier document ouvert et possibilité de modifier son statut :
- fiche de demande ;
- fiche de commande ;
- rendez-vous indiquant le statut, l'heure, le technicien et le montant à payer ;
Bouton permettant d'afficher tous les documents du même type que le dernier document ouvert (par exemple, s'il s'agit d'une commande, le bouton « Toutes les commandes » s'affichera).
Bouton« + Créer », qui vous permet d'ajouter rapidement une nouvelle demande, un nouveau rendez-vous ou une nouvelle commande.

Appel d'un contact inconnu

Un appel entrant provenant d'un contact inconnu affiche :

Le nom du numéro de l'extension (de l'appareil) vers lequel l'appel a été passé.
Le numéro de téléphone ;
Bouton « + Créer » (cliquez dessus pour créer un contact, un prospect, un rendez-vous ou une commande).

Stockage des appels terminés

Tous les appels terminés provenant de contacts existants sont stockés dans le profil du contact sous l'onglet Communication > Appels et dans le tableau des appels.

Si le contact a une commande ouverte, l'appel terminé est également enregistré dans le flux d'événements de la commande, où vous pouvez l'écouter et le télécharger.
Si le contact a plusieurs commandes dans différents statuts, l'appel est enregistré dans la dernière commande ouverte.
Si toutes les commandes du contact ont le statut « Fermé » ou « Déposé », l'appel sera enregistré uniquement dans le profil du contact et dans le tableau des appels.

Tous les appels terminés provenant de contacts inconnus sont enregistrés dans le tableau des appels.

Pour enregistrer un appel provenant d'un contact inconnu dans le flux d'événements de la commande, vous devez créer une commande avec le contact à partir de la fiche d'appel et l'enregistrer avant la fin de l'appel.
Si vous créez uniquement un contact à partir de la fiche d'appel, l'appel est enregistré uniquement dans le profil du contact et dans le tableau des appels.

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