Accédez à la page Paramètres > Téléphonie et terminez la configuration de la téléphonie VoIP.
Vous pouvez connecter des intégrations avec des services VoIP tels que Zadarma ou Twilio Voice.
Veuillez noter qu'avant de configurer et d'activer l'intégration, vous devez déjà disposer d'un compte utilisateur pour un VoIP que vous allez utiliser.
Remarque : soyez prudent lorsque vous utilisez le même VoIP avec plusieurs CRM. Tous les VoIP ne fonctionnent pas correctement avec plusieurs systèmes à la fois.
Lorsqu'elle est configurée correctement, la téléphonie VoIP peut offrir les avantages suivants.
Suivi de tous les appels entrants et sortants
Le tableau « Appels » contient l'historique complet des communications avec les clients. Vous pouvez y consulter la date, l'heure, le type et la durée de l'appel, le contact, le numéro de téléphone, écouter les enregistrements des appels, les télécharger, créer des transcriptions et de courts résumés. Grâce aux filtres et au tri, il est facile de trouver les appels dont vous avez besoin à l'aide de différents paramètres.
Il s'agit en fait de votre gestionnaire de appels : historique, enregistrements, transcriptions et recherche rapide, le tout en un seul endroit.
Comment rationaliser votre communication
L'intégration de Orderry avec un service VoIP vous permet de passer des appels sortants, de recevoir des appels entrants et d'enregistrer les appels manqués.
Comment passer un appel sortant à un contact ?
Il y a plusieurs options pour appeler un contact depuis Orderry.
Option 1. Survolez le nom ou le numéro de téléphone du contact dans le tableau des commandes, des prospects ou des appels et cliquez sur le bouton Appel. Si vous disposez de plusieurs appareils, sélectionnez celui dont vous avez besoin.
Option 2. Dans l'onglet Général du profil d'un contact, cliquez sur l'icône à côté du numéro de téléphone. Cliquez sur le bouton Appel ou sélectionnez un appareil (si vous en avez plusieurs).
Une fois cette opération effectuée, Orderry lancera un appel à partir du service VoIP connecté.
Comment recevoir un appel entrant d'un contact ?
À la réception d'un appel entrant, une carte d'appel entrant apparaît dans le coin inférieur droit.
Remarque : Pour qu'un employé puisse voir la carte d'appel entrant, vous devez lui donner accès à l'appareil dans les paramètres d'intégration VoIP.
Ci-dessous, nous allons passer rapidement en revue la carte d'appel et ses fonctions de base dans Orderry.
Votre contact appelle
Fiche de contact : nom, fonction, organisation, gestionnaire, solde et tous les champs activés dans l'éditeur de formulaire. En cliquant sur le nom, vous ouvrez le profil complet.
Informations sur le dernier document ouvert :
fiche de prospect avec les champs activés dans le formulaire de prospect ;
fiche de commande avec les champs activés dans le formulaire de commande ;
rendez-vous avec statut, heure, technicien et montant à payer.
Un bouton permettant d'afficher tous les documents du même type que le dernier document ouvert (par exemple, s'il s'agit d'une commande, le bouton « Toutes les commandes » s'affiche).
Le bouton « + Créer », qui vous permet d'ajouter rapidement un nouveau prospect, un nouveau rendez-vous ou une nouvelle commande.
Les appels liés aux contacts et aux commandes existants sont également enregistrés dans le profil du contact sous l'onglet Appels et dans le flux d'événements de la commande, où ils peuvent être écoutés et téléchargés.
Remarque : Lorsqu'un même contact a plusieurs commandes de travail avec des statuts différents, l'enregistrement de l'appel sera attaché à la dernière commande de travail non exécutée. Lorsque toutes les commandes de travail d'un même contact sont terminées (groupes de statuts Fermé ou Déposé), l'enregistrement de l'appel ne sera disponible qu'à partir du profil du contact et sur la page Appels.
Appel d'un nouveau contact
le numéro de téléphone ;
le bouton « + Créer » (cliquez dessus pour créer un contact, un prospect, un rendez-vous ou une commande).
Veuillez noter que pour qu'un appel provenant d'un contact inconnu soit enregistré dans la commande, vous devez cliquer sur le bouton « Nouvelle commande », créer une commande avec le contact et l'enregistrer avant la fin de l'appel. Vous pouvez opter pour + Contact, l'enregistrement de l'appel ne sera alors disponible qu'à partir du profil du contact et sur la page Appels.
Nous vous recommandons de configurer une fiche de commande simple pour créer rapidement des commandes de travail. N'oubliez pas : vous pouvez changer le type de commande de travail à tout moment et remplir plus d'informations sur l'appareil et le contact.
Comment créer des prospects automatiquement lors d'un appel manqué ?
Orderry crée automatiquement un prospect pour chaque appel manqué.
Allez dans les Paramètres > Téléphonie, puis cochez la case « Créer automatiquement un prospect pour un appel entrant manqué ».
Vous pouvez immédiatement configurer un type de prospect spécifique et sélectionner des gestionnaires responsables. Vous pouvez également configurer des alertes d'appels manqués pour que les gestionnaires rappellent les contacts.
Chaque prospect généré lors d'un appel manqué saisira les données de vente comme suit :
Nom (sinon, contact inconnu)
Numéro de téléphone
Le champ de commentaire qui indique « manqué »
Appuyez sur « + » dans le coin droit du champ Nom du contact pour créer un nouveau contact.
Comment limiter l'accès des employés aux enregistrements d'appels ?
Vous pouvez limiter l'accès aux enregistrements d'appels dans les paramètres du rôle de l'employé.
L'option Peut voir les appels dans le bloc Commandes de travail permet d'accéder aux enregistrements d'appels dans le flux d'événements de la commande de travail.
L'option Peut voir les appels dans le bloc Contacts permet d'accéder aux enregistrements d'appels dans le profil du contact sur l'onglet Appels.
Le bloc Appels permet d'accéder à tous les enregistrements d'appels sur la page Appels.