Si vous disposez d’une longue liste de produits provenant d’un fournisseur, vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement chaque produit à la commande. Vous pouvez les importer rapidement sous forme de liste à l’aide de fichiers .xlsx, .xls ou .csv.

Le système vérifiera automatiquement votre fichier : il identifiera les produits existants dans votre base de données ou vous proposera d’en créer de nouveaux directement lors de l’importation.

Indiquez au système quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de chaque champ.

Nom du produit — il s’agit du nom du produit.

Code — l’identifiant du produit. Vous pouvez l’utiliser, par exemple, pour désigner un produit selon vos règles internes.

SKU — il s’agit de l’identifiant du produit. Il est généralement spécifié sous la forme d’un code numérique ou alphabétique et peut correspondre, par exemple, au code du produit fourni par le fabricant ou le fournisseur.

Code-barres — identifiant du produit défini selon les formats internationaux EAN-13, EAN-8, UPC-A et Code128.

Catégorie de produit — les sous-catégories sont séparées par le symbole >.

Par exemple : Accessoires > Micro SD.

Ne spécifiez pas la catégorie « Tous les produits » : elle est définie automatiquement. Si la catégorie spécifiée n’existe pas dans le catalogue, elle sera créée automatiquement.

Vous pouvez également définir une valeur par défaut pour tous les produits.

Unité de mesure – Vous devez spécifier l’unité de mesure pour chaque produit. Vous pouvez également définir une valeur par défaut pour tous les produits.

Important : Actuellement, vous ne pouvez spécifier que des unités de mesure en anglais dans le document d’importation. Nous travaillons activement à l’ajout d’une fonctionnalité permettant d’importer des produits avec des unités de mesure dans d’autres langues.

Type de produit — champ permettant de spécifier le type de produit. Sélectionnez la colonne du fichier d’importation qui contient la valeur du type de produit pour chaque article. Vous pouvez également sélectionner une valeur par défaut qui s’appliquera à tous les articles.

Quantité — la quantité du produit à commander. Elle ne peut pas être inférieure à la quantité du produit déjà réceptionné.

Prix d’achat – le coût du produit. La valeur par défaut est 0. La valeur par défaut est appliquée aux lignes pour lesquelles aucun prix n’est spécifié dans le fichier.

Commentaire – un commentaire facultatif pour la ligne de produit dans le bon de commande.

Type de commentaire — détermine la visibilité du commentaire : public ou privé.

Vous pouvez définir une valeur par défaut unique pour l’ensemble de l’importation.

Vous devez toujours renseigner la quantité.

Champs obligatoires pour la recherche d’un produit dans le catalogue — Nom du produit, Code, SKU, Code-barres. Le système utilise ces champs pour vérifier si un tel produit existe déjà dans votre base de données.

Outre la quantité, un seul de ces trois champs — Nom du produit, Code produit ou SKU — est obligatoire, selon la valeur que votre entreprise utilise comme identifiant unique du produit. Les autres ne sont obligatoires que si vous souhaitez identifier le produit plus précisément, par exemple lorsqu’il existe plusieurs articles similaires dans le catalogue.

Champs obligatoires pour la création d’un nouveau produit – Nom du produit, Catégorie, Unité de mesure, Type de produit.

Ces champs ne sont utilisés que lorsque le produit ne peut pas être trouvé à partir des champs précédents et que le système crée une nouvelle fiche produit dans le catalogue. Si le produit existe déjà dans la base de données, ces champs ne s’appliquent pas à celui-ci.

Une fois les champs mis en correspondance, cliquez sur Importer. Le système traite chaque ligne du fichier et détermine la marche à suivre :

✅ Produit trouvé

L’article est ajouté au bon de commande. S’il existe déjà dans le document, la ligne est mise à jour ; aucun doublon n’est créé.

🆕 Produit introuvable

Une nouvelle fiche produit est automatiquement créée dans le catalogue, et un poste est ajouté au document. Vous devez disposer d’une autorisation pour créer des produits.

❌ Erreur

La ligne est ignorée et marquée comme erronée — si des données obligatoires manquent ou si un conflit s’est produit.

L’importation protège efficacement les bons de commande contre les erreurs accidentelles. Si vous avez déjà réceptionné certains de ces produits dans l’inventaire, le système ne vous permettra pas de supprimer ces lignes de commande ni de réduire leur quantité en dessous de ce qui a déjà été reçu — vous ne pouvez qu’augmenter la quantité.

De plus, l’importation ajoute uniquement des produits au bon de commande en cours et ne modifie pas les fiches produits de votre catalogue. Les noms, catégories ou types des produits existants resteront inchangés, et rien ne sera accidentellement écrasé.