Importation de lots
La fonctionnalité d’importation vous permet de créer et de mettre à jour des lots en masse à partir d’un fichier, sans avoir à effectuer de modifications manuellement. Cela s’avère pratique lorsque vous devez ajouter plusieurs lots à la fois ou modifier l’Inventaire de lots existants : exportez les lots, apportez les modifications nécessaires au fichier, puis réimportez-le.
Pour utiliser la fonctionnalité d’importation, votre rôle doit disposer de l’autorisation « Peut importer des lots ». Sans cette autorisation, l’option « Importer » n’apparaîtra pas dans le menu « Actions ».
Formats d’importation pris en charge :
CSV
XLS
XLSX
Comment importer des lots
1. Accédez à Catalogue > Lots.
2. Cliquez sur Actions et sélectionnez Importer.
3. Téléchargez un fichier au format CSV, XLS ou XLSX.
4. Mettez en correspondance ou vérifiez la correspondance entre les colonnes du fichier et les champs des lots.
5. Cliquez sur Importer pour importer les données.
Important : si une erreur survient ne serait-ce que dans un seul élément d’un lot, le lot entier ne sera ni créé ni mis à jour. Les autres lots ne présentant pas d’erreurs seront importés. Une fois l’importation terminée, vérifiez les résultats et apportez des corrections au fichier uniquement pour les lots dont l’importation a échoué.
Mappage des colonnes
Tous les champs de la structure du lot peuvent être mappés.
Si vous importez un fichier précédemment exporté depuis le système, la correspondance entre les colonnes et les champs est déterminée automatiquement en fonction des noms de colonnes. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de configurer le mappage manuellement.
Si vous importez un fichier provenant d’une autre source, configurez manuellement les mappages colonne-champ pour les lots.
Une ligne du fichier correspond à un lot ; c’est-à-dire qu’un lot du fichier occupe autant de lignes qu’il y a de lots qu’il contient.
Mise à jour d’un lot existant. Saisissez l’ID du lot dans les lignes. Le système l’utilise pour identifier le lot à mettre à jour.
Création d’un nouveau lot. Laissez le champ ID du lot vide. Les lignes portant le même nom de lot sont regroupées en un seul nouveau lot ; veillez donc à utiliser le même nom pour tous les articles d’un même lot.
Ne confondez pas les identifiants dans le fichier :
L'ID du lot détermine à quel lot appartient une ligne. Il est identique pour tous les articles d’un même lot.
L’ID du produit identifie un produit du catalogue
Si un champ spécifique n’est pas inclus dans le mappage, ses valeurs dans les lots existants resteront inchangées.
Important : préparez les produits avant l’importation
L’importation ne crée pas de nouveaux produits dans le catalogue ; elle se contente de faire correspondre ceux qui existent déjà. Par conséquent, chaque article d’un lot doit correspondre à un produit qui existe déjà dans le système. Si le produit souhaité est manquant, ajoutez-le d’abord au catalogue, puis importez le lot.
Le système identifie un produit par son nom ou son ID, s’il est spécifié dans le tableau d’importation ; le nom doit donc être unique. S’il existe plusieurs produits portant le même nom dans le catalogue, le système ne pourra pas déterminer lequel est visé, et le lot ne sera ni créé ni mis à jour.
Que faire en cas de noms en double :
Ajoutez l’identifiant du produit au fichier d’importation afin que le système puisse identifier ce produit spécifique. L’identifiant du produit est un identifiant système unique généré automatiquement lorsqu’un produit est ajouté au système et qui apparaît dans le tableau lors de l’exportation.
Vous pouvez également renommer l’un des produits du système afin que les noms soient différents, puis indiquer le nouveau nom dans le fichier d’importation.
Avant l’importation, assurez-vous que chaque article du fichier correspond exactement au nom d’un seul produit du catalogue.
Remarque :
Lors de la mise à jour d’un lot existant, l’importation remplace entièrement son inventaire au lieu de le compléter. Par conséquent, ne téléchargez pas uniquement l’article que vous avez modifié : le reste de l’inventaire du lot sera perdu.
Pour mettre à jour un lot, incluez dans le fichier tous les articles qui doivent faire partie du lot après l’importation. Les articles absents du fichier seront supprimés de l’inventaire de l’ensemble.
La méthode la plus pratique consiste à exporter d’abord l’ensemble, à apporter des modifications au fichier déjà rempli, puis à le réimporter.
Exportation d’ensembles
La fonctionnalité d’exportation vous permet d’enregistrer des lots existants dans un fichier sans avoir à les retaper manuellement. Cela s’avère utile lorsque vous devez consulter ou vérifier une longue liste de lots en une seule fois, préparer des données pour une modification en masse ou créer une copie de sauvegarde.
Pour utiliser la fonctionnalité d’exportation, votre rôle doit disposer de l’autorisation « Peut exporter des lots ». Sans cette autorisation, l’option « Exporter » n’apparaîtra pas dans le menu « Actions ».
1. Pour exporter, rendez-vous dans la section Catalogue > Lots
2. Cliquez sur « Actions » et sélectionnez « Exporter ».
3. Le fichier se téléchargera automatiquement. L’exportation des lots est terminée !