Como trabalhar com Agendamentos?

Nos negócios de hoje, a programação eficaz e a manutenção de registos de clientes são factores chave de sucesso. Para o ajudar, o Orderry tem uma opção de calendário simples que lhe permitirá gerir facilmente a sua agenda e planear os Horários de Trabalho dos seus funcionários com base na duração dos serviços que realizam.

Os agendamentos são uma ferramenta necessária para as empresas que prestam serviços por marcação. Permite-lhe trabalhar eficazmente com marcações e avaliar objetivamente a carga de trabalho dos empregados e os recursos de localização.

Para trabalhar com a secção Agendamentos, é necessário marcar a caixa apropriada para o acesso dos funcionários em Configurações > Funcionários > Funções .

Com a ajuda dos Agendamentos, pode:

1. Procurar um empreiteiro livre numa altura conveniente para o cliente.

2. Procurar tempo livre com o mestre necessário para o cliente.

3. Controlo e distribuição da carga nos recursos do local (locais de trabalho).

Os Agendamentos são apresentados sob a forma de um calendário e têm intervalos sob a forma de: dia com horas, semana ou mês.

Os modos de visualização podem ser agrupados:

Por empregado - no modo de calendário, é apresentado o horário da carga de trabalho do empregado, bem como os seus dias de folga, dias de doença ou férias.

Por recurso - esta é uma funcionalidade única que lhe permite programar as suas encomendas não só por executantes, mas também por recursos disponíveis.

Na página Agendamentos, pode alternar entre datas clicando no calendário ou utilizando as setas no canto superior direito.

Neste modo, cada coluna representa um empregado ou recurso distinto. Isto permite-lhe visualizar rapidamente a ocupação de cada empregado ou recurso num determinado dia.

Principais caraterísticas:

Cronograma organizado verticalmente, adapta-se ao formato 12h/24h (definido nas configurações da empresa).

O calendário mostra apenas os empregados que têm acesso ao local atual e que têm a opção “Mostrar empregado na lista de executantes” activada nas configurações da função.

Se for selecionado o dia atual, é apresentada uma linha vermelha para indicar a hora atual.

As entradas são colocadas nas faixas horárias adequadas, o que lhe permite navegar rapidamente pelo horário.

O modo semanal permite-lhe visualizar o horário de um empregado ou recurso durante sete dias. É conveniente para planear o trabalho de um especialista para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

Cada coluna representa um dia da semana distinto (de segunda a domingo).

O formato de visualização da semana tem em conta as configurações regionais.

Um empregado ou recurso específico é selecionado através do filtro apropriado no painel superior.

As entradas são colocadas de acordo com a hora a que estão programadas.

Este modo fornece uma visão geral dos eventos programados para todo o mês. É útil para o planeamento do trabalho a longo prazo.

Principais caraterísticas:

É apresentado o calendário de um empregado ou recurso para todo o mês.

Todos os eventos são apresentados como blocos nas datas de calendário correspondentes.

Para ver informações detalhadas sobre uma determinada entrada, pode clicar no evento para abrir o respetivo cartão.

A utilização de um código de cores para os diferentes tipos de eventos facilita a navegação no calendário mensal.

São fornecidos vários mecanismos para uma navegação fácil entre os modos do calendário:

Botão de comutação Dia/Semana/Mês - permite-lhe mudar rapidamente o modo de visualização.

Navegação por data - quando se clica numa data no painel superior, abre-se um seletor de calendário para selecionar o período pretendido.

Alternar entre dias e semanas:

No modo Dia, clicar no cabeçalho do empregado/recurso muda a visualização para o modo Semana para esse empregado ou recurso.

Na vista Semana, clicar no cabeçalho do dia muda para a vista Dia para a data selecionada.

Cada evento no calendário tem os seguintes parâmetros:

A cor de um evento corresponde ao seu sta

Clicar num evento abre o mosaico dos Agendamentos, que contém: Título, Status do registo (é possível alterar rapidamente o status nesta janela), Informações do cliente (são apresentadas informações adicionais quando se passa o cursor do rato), Data e hora de início do registo, Data e hora de fim do registo, Funcionário responsável, Comentário ao registo, Montante do pagamento.

Nos modos Dia e Semana, quando passa o rato sobre uma hora livre no calendário, aparece uma dica de ferramenta que lhe permite criar uma nova entrada.

1. Para criar uma entrada, clique na célula pretendida no calendário.

2. Ao criar um registo, é necessário especificar o cliente, adicionar o(s) serviço(s), selecionar a data e a hora.

3. Determine a duração da gravação se os serviços selecionados não tiverem uma duração.

4. Clique no botão Criar. Depois de guardar, a marcação aparece no calendário.

Para criar uma ordem de Serviço a partir de um registo, siga estes passos:

1. Abrir o registo e, no canto superior direito, clicar no botão Acções e selecionar Criar ordem de Serviço.

2. De seguida, aparece a janela de criação de ordem de Serviço, onde é necessário preencher os restantes dados.

Os dados do cliente e do serviço do agendamento serão automaticamente transferidos para a ordem de Serviço.

Depois de preencher as informações, certifique-se de que tudo está correto e clique em Criar.

Depois de guardar, a ordem de Serviço será apresentada na tabela de encomendas.

Para criar uma venda a partir de um agendamento, faça o seguinte:

1. Abra o registo e, no canto superior direito, clique no botão Acções e selecione Criar venda.

2. De seguida, aparecerá a janela de criação de uma venda, preenchendo os seguintes campos

Os dados do cliente e os serviços do registo serão automaticamente transferidos para a venda.

Depois de preencher a informação, certifique-se de que tudo está correto e clique em Vender.

Após guardar, a venda será apresentada na tabela de vendas.

Para eliminar uma entrada do calendário:

1. Abra a entrada que pretende eliminar.

2. Prima o botão Apagar e confirme a ação.

Este guia ajudá-lo-á a utilizar eficazmente o calendário para acompanhar os registos dos clientes, facilitando o planeamento e a gestão dos seus Horários de Trabalho.