Você pode organizar o processo de aluguel de ativos para clientes no Orderry. Este artigo descreve o fluxo de trabalho padrão.
Configuração prévia
Etapa 1. Crie e configure os depósitos de ativos necessários na página Configurações > Depósitos.
Com a ajuda de diferentes depósitos de ativos, você pode gerenciar a logística interna. Por exemplo, você pode ter os seguintes depósitos:
Pronto para aluguel. Um ativo/equipamento nesse depósito está em condições de funcionamento e pronto para ser alugado ou arrendado.
Após o aluguel. O ativo/equipamento acabou de ser devolvido do aluguel e precisa ser verificado quanto à ordem de Serviço, limpeza, etc.
Aguardando reparo. Esse depósito pode ser útil se a sua empresa estiver consertando seus próprios equipamentos.
Além disso, um depósito separado é criado automaticamente para cada cliente e funcionário, que não é exibido na lista geral, mas pode ser usado para transferências.
Etapa 2. Configure a transferência automática de ativos por status na página Configurações > Status > Ordens de serviço.
Por exemplo, no início, o produto está no depósito “Pronto para aluguel” da empresa. Quando você atualiza para o status “Aluguel”, o ativo é movido para o depósito do cliente.
Em seguida, quando o status “Concluído” for atribuído à ordem de serviço, o ativo deverá ser transferido para o depósito “Após o aluguel”.
Depois que o ativo é verificado, a ordem de serviço é fechada e o ativo é movido para o armazém armazém “Pronto para aluguel”.
Pronto! Agora, ao atualizar o status dessa ordem de serviço, os gerentes precisam confirmar a transferência ou alterar o depósito, se necessário.
Importante: para que essa função funcione corretamente, deve haver o direito “Pode transferir ativos” ativado nas configurações da função do funcionário.
Etapa 3. Carregue seus dispositivos/equipamentos que você planeja alugar em um depósito de ativos.
Para fazer isso, acesse a página Inventário > Ativos e crie ativos. Você pode encontrar mais informações sobre como adicionar novos ativos neste artigo.
Ao criar ativos, preste atenção ao fato de que sua empresa é identificada como proprietária. No campo do sistema Custo, você pode especificar o preço de custo do ativo.
Criação de uma ordem de serviço para aluguel ou leasing
1. Clique em + Ordem na página Ordens de serviço.
Selecione o tipo de ordem de serviço “Aluguel”
Adicione o ativo que deseja alugar. Para fazer isso, escreva o número de série ou o nome do ativo no campo “Número de série”
Especifique o cliente que está alugando o ativo
Defina a duração do serviço de aluguel.
Importante: Certifique-se de especificar um ativo no início e, em seguida, a pessoa que o aluga! Se você selecionar primeiro um cliente, não poderá ver os ativos pertencentes à sua empresa ao selecionar um ativo para aluguel (somente os ativos pertencentes a esse cliente serão exibidos).
Insira informações adicionais (observe que você pode personalizar o formulário de ordem de serviço e alterar a ordem dos campos, adicionar novos campos ou remover campos desnecessários)
No campo Data de vencimento, é possível inserir a data e a hora do término do aluguel. Se seu funcionário não atualizar a ordem de Serviço para o status “Pronto” até essa data (ou seja, se o cliente não devolver o ativo a tempo), a tabela mostrará o tempo de atraso
Se necessário, especifique o valor do pré-pagamento (depósito) e os funcionários responsáveis.
Selecione o documento a ser impresso e clique em Criar ou Criar e abrir. Se o cliente tiver feito um pré-pagamento, será necessário selecionar um caixa para registrar o pagamento.
Pronto! A ordem de Serviço foi criada com sucesso e é exibida na tabela e no Horários de Trabalho.
Processamento e fechamento de Ordens de Serviço para aluguel e arrendamento
Abra a ordem de serviço criada e adicione um serviço no campo Serviço / Trabalho.
Recomenda-se indicar o preço do serviço para o tempo mínimo disponível para aluguel em sua empresa (por exemplo, 1 hora). Assim, se um cliente alugar um ativo por 3 horas, basta adicionar o serviço no valor de 3 peças.
Quando você alterar o status da ordem de serviço, o ativo será transferido para os depósitos de ativos já configurados. Como resultado, você sempre poderá ver quais ativos foram alugados por quais clientes, quais estão sendo verificados após o aluguel e quais estão prontos para serem alugados.
Leia mais sobre como fechar uma ordem de serviço e aceitar o pagamento do cliente, bem como sobre como manter um registro dos serviços cancelados no Ordens de serviço, clicando aqui.