Etapa 1. Vá para Ordens de Serviço e clique em + Ordem.

Quando uma ordem de Serviço é criada, é atribuído a ela um identificador exclusivo (código QR ou código de barras) que pode ser usado para pesquisa rápida. O código QR e o código de barras podem ser exibidos em modelos de documentos impressos ao adicionar as variáveis {QR Code} e {Barcode}. É possível digitalizar um código QR com o aplicativo móvel Ordens de Serviço do Orderry e um código de barras com um scanner na versão web. Em ambos os casos, uma ordem de Serviço será aberta imediatamente.

Etapa 2. Preencha os detalhes necessários no perfil da Ordem de Serviço.

Tipo de Ordem de Serviço. Use esse campo para configurar e aplicar diferentes formulários de Ordem de Serviço.

Por exemplo, você pode adicionar o campo Orçamento apenas para Ordens de Serviço pagas, sem ter esse campo para Ordens de Serviço de garantia. Leia aqui para saber mais sobre os formulários de Ordens de Serviço e a configuração disponível. Diferentes tipos de Ordens de Serviço também podem afetar o modo de cálculo da Folha de Pagamento dos funcionários. Por exemplo, você pode ter uma recompensa baseada em porcentagem para reparos regulares e uma taxa personalizada para reparos em garantia. Leia aqui para saber mais sobre o cálculo da folha de pagamento e a configuração disponível.

Cada perfil de Ordem de Serviço tem um tipo de ordem de serviço padrão, com base na anterior que você colocou no sistema. Você pode ter diferentes tipos de ordem de serviço padrão selecionados para cada um de seus locais (se tiver mais de um). Leia aqui para saber mais sobre os perfis de local e a configuração disponível. Você também pode ter as seguintes opções para seleção automática: Lembrar o último (para começar com um tipo de ordem de serviço padrão baseado na seleção anterior) e Não especificado (para fazer uma seleção manualmente para cada perfil de Ordem de Serviço)

Crie fluxos de trabalho automatizados configurando e aplicando diferentes status de ordem de serviço inicial com base no tipo de ordem de serviço, combinados com suas próprias regras de transferência de status e sequências de status exclusivas.

Importante: Os ativos podem ter nomes diferentes (Veículo, Dispositivo, Aparelho, Ferramenta, Calçados, Vestuário), dependendo do tipo de negócio que você escolher ao criar sua conta.

Detalhes completos sobre Ativos (dispositivos, eletrônicos de consumo, veículos ou quaisquer outros pertences de seus clientes), cada um deles automaticamente anexado a um perfil de Cliente correspondente. Cada um de seus ativos tem um perfil que fornece acesso rápido a uma lista correspondente de Ordens de Serviço relevantes.

Aqui você também pode encontrar vários campos do sistema disponíveis por padrão no formulário Asset. Leia aqui para saber mais sobre os ativos e o editor de formulários, a configuração relacionada e a personalização da exibição.

Entrada de ativo. Preencha um campo obrigatório de número de série / IMEI / VIN e clique no ícone + para criar um novo ativo. Ou continue a preencher os campos e um ativo será criado automaticamente após a criação de uma ordem de Serviço.

Observe que, se por algum motivo o ativo não tiver um número de série ou não puder ser identificado, você poderá gerar um número de série exclusivo no Orderry - basta clicar em Gerar.

Você pode personalizar um modelo de número de série para ativos na página Configurações > Inventário. Leia mais neste artigo.

Modificação de modelo de marca de grupo. Esse campo mestre funciona em conjunto com um Active Directory multinível.

Por exemplo, quando você seleciona Smartphones como "Grupo" (1ª camada), somente as entradas relevantes serão mostradas abaixo. Em seguida, quando você selecionar Apple como "Brand" (2ª camada), uma lista de entradas relevantes será ainda mais reduzida. Por fim, quando você selecionar iPhone X como "Model" (3ª camada), a lista será limitada a apenas algumas entradas que podem ser selecionadas como "Modification" (4ª camada).

Importante: se o ativo já tiver um cliente associado, o cartão do cliente será inserido automaticamente na ordem de Serviço.

Você pode fazer isso de outra forma. Especifique o cliente primeiro e, se esse cliente já tiver criado ativos, você poderá selecionar um no campo Número de série / IMEI / VIN.

Observe que, ao preencher uma ordem de serviço dessa forma, pode ocorrer o erro Números de série duplicados. Por exemplo, o proprietário do ativo foi alterado ou o ativo pertence a um cliente e outro cliente o trouxe. Saiba mais sobre como evitar esse erro neste artigo.

Digite o código VIN do veículo no campo VIN system e o Orderry preencherá automaticamente os campos Grupo, Marca, Modelo, Modificação e Ano.

You can expand the list of fields to be filled in automatically on the Settings > Integrations page. For more details on how VIN Lookup integration works and how to configure it, read this article.

Importante: a integração com o VIN Lookup está disponível a partir do plano Startup.

Digite o IMEI do telefone ou tablet do cliente no campo Número de série/sistema IMEI do ativo e o Orderry preencherá automaticamente os campos Groupo, Marca e Modelo.

Você deve ter a integração IMEI Lookup ativada na página Configurações > Integrações para que o preenchimento automático funcione.

Importante: a integração com o IMEI Lookup está disponível a partir do plano Startup.

No bloco Cliente, você pode especificar ou localizar um cliente. Você pode procurar um cliente por nome, número de telefone ou número do cartão de desconto.

Clique em + Criar cliente ou no ícone + para criar um novo perfil de cliente e colocá-lo automaticamente em um perfil de Ordem de Serviço.

Para perfis já existentes em sua base de clientes, basta fazer uma seleção na lista para aplicá-la automaticamente a uma determinada Ordens de Serviço.

Observação: Certifique-se de que as seguintes permissões de acesso de usuário estejam ativadas: Pode visualizar os clientes. Isso ajudará a manter sua base de clientes limpa e evitará possíveis duplicatas.

Para Leads já existentes no sistema (match-case no número de telefone), será sugerido automaticamente que você mescle a Ordens de Serviço com esse Lead. Eventualmente, um lead correspondente terá seu status alterado automaticamente para Ordem bem-sucedida. Se você tiver criado vários status de lead com a ação "Criar ordem de serviço", poderá escolher para qual status atualizar o lead.

Observação: Um Lead só pode ser mesclado antes da conclusão da entrada da Ordem de Serviço (ou seja, isso não pode ser feito depois).

No campo Pagador, você pode selecionar um pagador para a ordem de Serviço.

Se você deixar esse campo em branco, o cliente especificado acima continuará sendo um pagador.

Se você selecionar outra pessoa como pagador, o valor da ordem de Serviço será registrado no saldo do pagador. A partir desse momento, o valor da ordem de Serviço para o cliente será igual a 0 (zero). Isso se refletirá no Widget de Status da Ordem de Serviço.

Observação: o campo Sistema pagador deve ser adicionado ao formulário de ordem de serviço para cada tipo de ordem de serviço individualmente na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço. Esse recurso está disponível a partir do plano de assinatura Business.

Campanha publicitária. Preencha esse campo da Ordem de Serviço usando uma campanha publicitária ou um canal de marketing correspondente. No caso de negócios repetidos (ou seja, quando um cliente tem várias Ordens de Serviço que podem ter campanhas publicitárias diferentes), o início da jornada de marketing será registrado em um campo separado do Cliente (Como o cliente nos encontrou).

Leia aqui para saber mais sobre campanhas de anúncios e a configuração disponível na página Configurações > Marketing.

Notas do gerente. Esse campo do sistema é perfeito para adicionar qualquer informação crucial a uma determinada Ordem de Serviço.

Preço do orçamento. Esse campo do sistema é usado para inserir um orçamento que pode ser eventualmente colocado em modelos de documentos impressos.

Observação: O campo não é um pagamento antecipado em si.

Urgente. Quando ativada, essa caixa de seleção do sistema faz com que uma determinada Ordem de Serviço seja destacada com o emblema vermelho "Urgente", de acordo com a atualização de uma entrada correspondente na Tabela de Ordens de Serviço com um ícone de fogo destacado.

Data de vencimento. Esse campo do sistema representa prazos. Uma duração padrão pode ser ajustada na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço ou diretamente no perfil da Ordem de serviço (para funcionar corretamente, é necessário ter a seguinte permissão de acesso de usuário ativada: Pode editar os campos de informações da ordem).

Após a expiração, uma determinada Ordem de Serviço será apresentada com o emblema de Vencida, de acordo com a atualização de uma entrada correspondente na Tabela de Ordens de Serviço. Além disso, isso substitui o ícone pálido do mostrador do relógio por um ícone colorido e faz com que o indicador de tempo restante na coluna Data de vencimento seja substituído por um que mostre o tempo de atraso.

A entrada de Ordens de Serviço pode ser adicionalmente adaptada ao seu fluxo de trabalho, adicionando tantos campos personalizados quantos forem necessários. Leia aqui para saber mais sobre os formulários de Ordem de Serviço e a configuração disponível.

Acesse Settings > Directories (Configurações > Diretórios) para criar novos diretórios personalizados, fazer edições ou alterações no sistema e nos campos personalizados do formulário de Ordem de Serviço.

Pré-pagamento. Esse campo é para pagamentos feitos na criação de Ordens de Serviço. Depois que o valor for inserido, você precisará selecionar um caixa correspondente para esse pagamento. Os pré-pagamentos são exibidos no menu da guia Pagamentos.

Observação: O campo Pré-pagamento só pode ser editado durante a criação da Ordem de Serviço (ou seja, não pode ser feito depois).

Gerente. Esse campo do sistema representa um funcionário atribuído responsável por uma determinada Ordem de Serviço que pode ser eventualmente colocado em modelos de documentos de impressão, notificações de Ordem de Serviço e cálculo da Folha de Pagamento.

Especialista atribuído. Esse campo representa um especialista atribuído responsável por uma determinada Ordem de Serviço que pode ser eventualmente colocado em modelos de documentos de impressão, notificações de Ordem de Serviço e cálculo da Folha de Pagamento.

Etapa 3. Configure a opção de impressão automática de documentos na entrada da Ordem de Serviço.

Clique no botão Impressora no canto inferior direito e selecione um documento para imprimir. Preencheremos automaticamente um modelo de documento correspondente, com base nos dados da Ordem de Serviço. Leia aqui para saber mais sobre as variáveis do modelo de documento e as personalizações disponíveis.

Etapa 4. Ao criar uma ordem de serviço, é possível adicionar bens e serviços na guia Serviços e produtos para fazer um cálculo prévio ou aprovar uma ordem de serviço antes de criá-la. Se quiser adicionar serviços e peças posteriormente, por exemplo, após o diagnóstico, você poderá fazê-lo depois de criar uma ordem de Serviço. Para obter mais informações sobre como adicionar serviços e produtos a uma ordem de Serviço, consulte este guia.

Ao criar uma ordem de serviço, você também pode criar uma tarefa, adicionar uma foto, um arquivo ou um comentário ao feed de eventos. Saiba mais sobre o feed de eventos de ordens de serviço aqui.

Etapa 5. Salvar as alterações.

Clique em Criar para que uma Ordem de Serviço seja salva e exibida na Tabela de Ordens de Serviço. Clique em Criar e abrir para salvar uma Ordem de Serviço e continuar trabalhando com essa Ordem de Serviço.

Observação: Ao clicar em Fechar no canto superior direito, seus dados serão perdidos.

Para vários dispositivos que pertencem ao mesmo cliente, você pode clicar em Salvar e criar outro. Salvaremos sua Ordem de Serviço atual e abriremos uma nova com os detalhes do cliente correspondente já preenchidos.

Pronto! Uma nova Ordem de Serviço foi inserida com sucesso no sistema.

Dica profissional: Usar o Agendador de Ordens de Serviço para colocar as próximas Ordens de Serviço no sistema com bastante antecedência.

Você pode saber mais sobre outras maneiras de criar um pedido neste artigo.