La automatización de la recopilación de datos de clientes simplifica enormemente el trabajo de su empresa. Mediante la integración de Google Forms y Zapier, puede crear clientes automáticamente en Orderry sin necesidad de introducir los datos manualmente. En este artículo, veremos paso a paso cómo configurar un formulario de Google, conectarlo a Orderry a través de Zapier y transferir datos a su sistema CRM de forma rápida y precisa.

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1. Vaya a Google Forms.

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2. Cree un formulario con algunas preguntas básicas para recopilar información para crear un cliente.

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Dado que Zapier solo le permite transferir información a los campos del sistema, no es necesario que cree formularios con muchas preguntas.

Si tiene campos personalizados que son obligatorios, tendrá que hacerlos no obligatorios, ya que no podrá transferir estos datos a través de Zapier y, por lo tanto, no se crearán clientes. Si tiene algún campo de sistema obligatorio, debe añadir una pregunta correspondiente a su formulario de Google.

Aquí tiene una lista de los datos que necesita recopilar:

Los siguientes datos son estándares para los formularios de clientes y pueden transferirse a través de esta integración, por lo que recomendamos pedirlos también, especialmente si están configurados como obligatorios en su formulario de cliente:

💡 Consejos

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1. Haga que estos campos sean obligatorios.
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2. Recomendamos que en las preguntas del formulario de Google, o en la descripción de la pregunta, especifique en qué formato deben introducirse los datos del número de teléfono y del correo electrónico. Por ejemplo:

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Tenga en cuenta que el número de teléfono debe introducirse en el formato internacional con el código del país, es decir, en el siguiente formato: +440675676767.
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Una vez creado el formulario, rellénelo con los datos correctamente formateados para que sea fácil hacer coincidir estos datos con los de Orderry al configurar la conexión.

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El siguiente paso es configurar la conexión.

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1. Vaya a Ajustes > Integraciones > Zapier y haga clic en Saber cómo.

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2. Inicie sesión en su cuenta de Zapier.
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3. Haga clic en Create workflow.

Añadir bloque de formularios de Google.

Rellene los campos de la siguiente manera:

Haga clic en Continue.

En el campo Form, seleccione la forma de Google que creó. Si acaba de crearla y no aparece en la lista, haga clic en Refresh results.

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Haga clic en Continue.

Haga clic en Test trigger.

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Aquí se muestran varios registros de su formulario completado. Le recomendamos que seleccione el registro que creó al poner a prueba el formulario en el paso 1.

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Después, haga clic en Continue with selected record.

Si no tiene dicho registro, puede editar el que se creó automáticamente.

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Para ello, haga clic en el registro, después en Edit y realice los cambios necesarios en los campos que necesite (asegúrese de que el Email y el Número de teléfono tienen el formato correcto).

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El registro editado aparece en la lista. Selecciónelo y haga clic en Continuar con el registro seleccionado.

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Añadir en el bloque Orderry.

Rellene los campos obligatorios:

Si aún no ha creado una conexión entre Orderry y Zapier mediante una clave API, después:

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1. Haga clic en + Connect a new account.

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2. En la ventana que se abre, pega la clave API, que puedes copiar a Orderry en la página Ajustes > API.

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3. Haz clic en Yes, continue to Orderry y selecciona esta cuenta en el campo.

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Haz clic en Continue.

Aquí, debes asignar los campos de tu formulario de Google a los campos de la tarjeta del cliente en Orderry.

Para ello, haz clic en el campo requerido, luego presiona el símbolo «/» en el teclado o «+» en el campo y busca la pregunta y respuesta de tu formulario que correspondan al campo en la lista de datos.

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Por ejemplo, en el campo Email, seleccione la pregunta con la respuesta sobre Email.

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☝️ Asegúrese de rellenar el campo First name, porque sin él no puede crear un cliente.

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Aquí también hay campos del sistema que se rellenan directamente en el sistema Orderry, como descuentos para clientes, casilla de verificación de conflictos, casilla de verificación de proveedores, etc. Por lo tanto, estos campos pueden dejarse sin ningún dato.

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Sin embargo, si planea utilizar este formulario solo para proveedores, o como parte de una campaña de marketing específica (por ejemplo, en su sitio web), puede establecer valores estándar en los campos que necesite.

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Por ejemplo, seleccione la opción «Sitio web» en el campo «Fuente de marketing» si el enlace a este formulario solo está disponible en su sitio web.

Después de rellenar los campos que necesite, haga clic en Continue.

Haga clic en Test step para poner a prueba la conexión. Este paso es opcional, pero podrá verificar de inmediato si todo funciona correctamente y si el cliente se creará en Orderry.
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Si todo está configurado correctamente, se creará un cliente con sus datos de prueba en Orderry.

Si falta algún campo o los datos son incorrectos (por ejemplo, Email en un formato incorrecto), Zapier lo mostrará y podrá volver a comprobar que todos los datos sean correctos.
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Una vez que haya terminado con los ajustes, haga clic en Publish.

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¡Ya está! ¡Su conexión se ha creado correctamente! A partir de ahora, cada vez que rellene un formulario en Orderry, se creará un cliente con los datos adecuados.

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Todas las conexiones creadas se pueden ver tanto en la página Ajustes > Integraciones > Zapier en Orderry como en su perfil de Zapier en la página Zaps.

Para editar una conexión, búsquela en la lista de conexiones, ábrala y haga clic en Edit zap.

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Para desactivar una conexión, ábrela y haz clic en el control deslizante Turn Zap off.

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Puedes eliminar una conexión en la página de Zaps de tu cuenta de Zapier. Para ello, busca la conexión deseada, haz clic en Options y después en Delete.