Importante: Los activos pueden tener diferentes nombres (Vehículo, Dispositivo, Aparato, Herramienta, Zapatos, Prenda) dependiendo del tipo de empresa que elija al crear su cuenta.
El Formulario de Activos es un conjunto de campos personalizados que debe rellenar cuando añada nuevos Activos en el Perfil del Órden o en la página Inventario > Activos.
Vaya a la página Ajustes > Editor de formularios > Activos para empezar con la configuración.
Cómo gestionar los campos
Los campos son casillas que se encuentran en el formulario de activos fijos para introducir texto o datos numéricos.
Añadir nuevos campos
Paso 1: Pulse «Añadir campo».
Orderry tiene 3 categorías básicas de campos: Campos de sistema, Campos personalizados y Nuevos campos.
Los campos del sistema son «Activo», «Color», «Coste», «Número de serie / IMEI», «Estado» y «Año». Estos campos no admiten edición, pero pueden eliminarse si es necesario (excepto estos dos: «Número de serie / IMEI», «Activo»).
Nota: El campo del sistema «Activo» es un campo maestro, no se puede organizar ni dividir en más secciones.
El campo maestro «Activo» puede configurarse utilizando el Directorio de Activos en la página Ajustes > Directorios > Activos.
Los campos personalizados son los campos de nueva creación que has ido añadiendo a lo largo del tiempo.
Los valores variables de los campos personalizados del formulario de activos se encuentran en la página Ajustes > Plantillas de impresión > Activos. Su título incluye un código numérico.
Los campos nuevos son los campos que vas a crear. Los campos recién creados pasarán a la sección «Personalizados».
Existen 7 tipos diferentes de campos, en función del formato y la cantidad de datos disponibles para editar:
Los campos de texto admiten caracteres alfabéticos con un límite de 256 caracteres, incluidos los espacios, y pueden vincularse a directorios personalizados;
El área de texto permite caracteres alfabéticos con un límite de 16384 caracteres, incluidos los espacios, y puede vincularse a directorios personalizados;
La lista de valores contiene una lista de valores para una lista desplegable, nombres separados por comas (límite de 255 caracteres, espacios incluidos) y puede estar vinculada a Directorios;
Las casillas de verificación son campos específicos para seleccionar una de estas opciones: «Sí» y «No»;
Fecha debe rellenarse con la fecha utilizando un formato DD.MM.AAAA (utilice este campo para establecer los valores por defecto, que se añadirán a la fecha actual);
Fecha debe rellenarse con la fecha y la hora utilizando un formato DD.MM.AAAA HH:MM (utilice este campo para establecer los valores por defecto, que se añadirán a la fecha y hora actuales);
El número sólo puede rellenarse con un valor numérico (límite de 32 caracteres, incluidos los puntos y las comas para los números decimales).
Paso 2: Dibuje un título para el campo, seleccione un Directorio al que conectarse (opcionalmente) y pulse «Guardar».
Cómo personalizar campos, casos de uso
Para editar un campo, pulse el icono del lápiz a la derecha de su título. Sólo se pueden editar el título y el tipo de campo. Se generará automáticamente un valor variable del campo, que no se puede editar.
Nota: Los campos de sistema no permiten cambiar el tipo de campo. Los siguientes tipos de campos pueden vincularse a Directorio: «Campo de texto», «Área de texto» y «Lista de valores». De este modo, podrá rellenar más rápidamente los formularios de activos y eliminar los errores humanos.
Utilice la casilla «Mostrar en el formulario de órden» para diferentes campos en el formulario de Activos para hacer que se muestren / oculten en el formulario de Órden.
Nota: Los campos que seleccione que no se muestren en el formulario de órden seguirán siendo visibles en los perfiles de Activos.
Puede seleccionar sólo los campos básicos del formulario de Activos para que se muestren en el formulario de Órdenes, por ejemplo, para registrarse más rápidamente. De esta forma, siempre podrá volver al perfil de Activo y completar los campos que falten.
Marque la casilla «Prohibida la edición después de la creación» para evitar que sus empleados realicen cambios en los perfiles de Activos existentes.
De este modo, no dejará lugar a posibles fraudes ni a ninguna otra acción no autorizada con los Activos.
Los campos pueden cambiarse a obligatorios activando la casilla «Obligatorio». De este modo, los Activos sólo podrán añadirse/modificarse tras rellenar un campo obligatorio.
Nota: Dado que la casilla «Obligatorio» está activada pero la opción «Mostrar en el formulario de Órdenes» no lo está, el empleado puede crear una nueva Orden incluso sin rellenar necesariamente este campo. Al mismo tiempo, sin embargo, ese campo debe ser rellenado eventualmente para aplicar cambios en un perfil de Activo correspondiente.
Para mover el campo, pulse el icono (tres puntos verticales) a la izquierda y complete su movimiento.
Los campos siguientes: «Campo de texto», «Área de texto», «Lista de valores» y «Número» permiten elegir valores por defecto para los campos que se mostrarán en los perfiles de Activos. Todo lo que necesita es completar los que desea que se muestren por defecto.
Para eliminar el campo, pulse el icono de eliminación situado a la derecha de su título. Tenga en cuenta que los dos campos siguientes no se pueden eliminar: «Número de serie/IMEI/VIN», «Activo».
Nota: Una vez eliminado el campo en la página Ajustes > Editor de formularios > Activos, también se eliminará de todos los Activos y Órdenes relacionados. Para restaurar el campo eliminado por error, póngase en contacto con el soporte de Orderry.
Cómo tratar las cabeceras
A diferencia de los campos de los formularios de Activos, las cabeceras de allí son del mismo tipo y no crean variables. Utilícelos para que la información sobre los Activos que se muestra en el formulario de Órdenes tenga un aspecto visual ordenado y sea más fácil de usar.
Pulse «Añadir cabecera» para crear una nueva cabecera, después seleccione un título y pulse «Crear».
Para editar o eliminar cabeceras, pulse el botón correspondiente a la derecha (un icono de «lápiz» o «suprimir»).
Para reorganizarlos, haga clic en el icono de la izquierda de la cabecera (tres puntos verticales) y arrástrelos a una nueva ubicación.