Estamos emocionados de anunciar que el nuevo módulo de Nómina en Orderry ha salido oficialmente de la fase beta. Hemos invertido un esfuerzo significativo para abordar problemas y agregar configuraciones previamente faltantes. En este artículo, no solo cubriremos lo que fue y lo que es ahora (aunque eso estará incluido), sino que también nos enfocaremos en cómo aprovechar al máximo estas nuevas funciones.
La nómina mejorada es increíblemente flexible y viene con numerosas configuraciones, ofreciendo varios escenarios de uso. Discutiremos algunos de los más comunes para brindarte una comprensión fundamental de lo que puedes lograr con la nueva funcionalidad.
Pero antes de sumergirnos en escenarios específicos, comparemos brevemente lo antiguo y lo nuevo.
Informe de Nómina vs. Nuevo Módulo de Nómina
El predecesor del nuevo módulo es el Informe de Nómina, una calculadora simple que calcula el salario cuando presionas el botón 'Aplicar'. Sin embargo, sus capacidades terminan ahí. No proporciona información sobre si pagaste algo a un empleado este mes, cuánto queda por pagar o si algún cambio en las órdenes de trabajo podría conducir a cálculos incorrectos u obsoletos. De hecho, es simplemente una calculadora directa.
En contraste, el nuevo módulo de nómina es un sistema independiente dentro de Orderry. Este módulo te permite:
Calcular automáticamente la nómina no solo cuando generas el informe, sino también cuando un evento desencadena el cálculo (fecha, agregar un servicio o producto a una orden de trabajo, cambiar el estado, etc.).
Implementar diferentes formas de compensación para diferentes empleados: fija (salario base), variable (comisiones) o una combinación de ambas (salario base + comisiones).
Acumular la nómina en los saldos de los empleados, sirviendo como base para el informe de pérdidas y ganancias.
Configurar un sistema de incentivos más flexible que antes.
Seguir cambios en los cálculos de la nómina, lo que era imposible con el antiguo informe.
Saber exactamente cuánto ha ganado un empleado desde el último día de pago y cuánto puedes pagar en cualquier momento.
Ahora, hagamos la transición desde conceptos generales a escenarios de uso más específicos. Pero primero, volvamos a visitar la terminología de la nómina.
Glosario
Salario base: Una parte fija de la nómina del empleado, calculada automáticamente por Orderry en la fecha especificada.
Comisión: Una parte variable de la nómina del empleado, calculada automáticamente por Orderry según eventos configurados.
Comisión excepcional: Una parte variable de la nómina del empleado configurada para servicios, productos y sus categorías particulares, calculada automáticamente por Orderry según eventos configurados.
Bono: Una parte variable de la nómina del empleado que puedes crear manualmente para recompensar a tus empleados.
Multa: Una parte variable de la nómina del empleado que puedes crear manualmente para disminuir el salario de un empleado por cualquier motivo.
Acumulación de nómina: La obligación de la empresa de pagar a los empleados sus salarios, reflejada en sus saldos de cuenta.
Ahora, exploremos las nuevas características en la Nómina de Orderry.
Cómo Utilizar el Salario Base Mensual
El módulo de nómina está estrechamente relacionado con el Horario de Trabajo. Sin embargo, el salario base mensual es una excepción, ya que puede funcionar de manera independiente. Especificas una fecha para que el sistema calcule el salario base, y en ese día elegido, la cantidad especificada aparece en la página 'Finanzas > Cálculo de Nómina'.
Para un salario base mensual, un esquema de pago común implica un pago por adelantado más el salario básico. En Orderry, puedes implementar fácilmente este esquema especificando dos fechas de cálculo en la configuración del salario. Por ejemplo, si un gerente recibe $1,200 al mes, un anticipo de $500 el día 15 y $700 el último día del mes se puede configurar en el sistema.
Sin embargo, el Horario de Trabajo se vuelve necesario para un salario base mensual si tus empleados pueden tomar vacaciones no remuneradas, licencias por enfermedad u otros días libres.
Puedes deducir automáticamente los días no laborables no remunerados si están marcados en el horario. Para hacer esto, configura el monto de deducción por licencia por enfermedad, vacaciones y días libres del salario base mensual, ya sea el costo de un día laborable o una cantidad fija. Orderry lo ajusta automáticamente si marcas los días no laborables como no pagados en la página 'Ajustes > Horario de Trabajo'.
Cómo Utilizar el Salario Base Diario y Por Hora
Configurar un salario base diario se recomienda para empleados con un número fijo de horas de trabajo por día pero con un horario variable. Una tarifa por hora es la mejor opción si un empleado no tiene un número establecido de horas de trabajo. Ambos tipos pueden calcularse ya sea diariamente o en el último día del mes.
Sin embargo, el Horario de Trabajo se vuelve obligatorio en este caso, ya que Orderry calcula el número de horas y días laborables basándose en él.
Si un empleado recibe un salario base diario o por hora configurado, Orderry incluye el salario base diario o una cantidad fija en el cálculo para los días no laborables a menos que estén marcados como no pagados en el Horario de Trabajo.
Ten en cuenta que puedes combinar tipos de salarios base si es necesario. Por ejemplo, establecer un salario base mensual mínimo y agregar un salario base diario para "salidas". La limitación principal es que solo se puede tener activo simultáneamente un salario base mensual, diario y por hora. Dos salarios del mismo tipo no funcionarán simultáneamente porque uno reemplazará al otro.
Cómo Programar Aumentos Salariales para Empleados
En ciertos escenarios, puede ser necesario ajustar los salarios de los empleados, como cuando un nuevo empleado acuerda un salario específico durante el período de prueba y, después de completarlo con éxito, se incrementa el salario. Alternativamente, un empleado podría solicitar una revisión salarial, con el aumento acordado implementado después de un período especificado. Orderry te permite preautomatizar tales casos.
Como se mencionó anteriormente, no se pueden tener dos salarios base del mismo tipo activos simultáneamente. Sin embargo, Orderry te permite crear un salario base con una fecha de inicio en el futuro. Por ejemplo, al contratar en diciembre, puedes establecer un salario base mensual para el empleado de $900. Después de un período de prueba de 3 meses, cuando el salario del empleado debería aumentar a $1,200, puedes crear anticipadamente un segundo salario con esta cantidad, estableciendo la fecha de inicio para marzo. De esta manera, el primer salario tendrá una fecha de finalización y en marzo, Orderry comenzará automáticamente a calcular la compensación aumentada cuando el anterior se vuelva inactivo.
Este enfoque también se puede aplicar para planificar aumentos en las tarifas diarias y por hora, lo que permite una gestión eficiente de los procesos de nómina con el mejorado módulo de nómina de Orderry.
Cuándo Completar el Horario de Trabajo
Como se mencionó anteriormente, el uso del Horario de Trabajo es esencial para cálculos precisos de tarifas diarias y por hora y para el funcionamiento eficiente del módulo de nómina. El Horario de Trabajo se puede completar en cualquier momento, y aquí hay algunos escenarios a considerar:
Si completas el horario para el próximo mes y calculas la tarifa diaria por día, el monto de la tarifa se incluirá en el cálculo de la nómina al final de cada día. Al final del mes, puedes asegurarte de que todos los datos estén actualizados y puedes acumular el salario al saldo del empleado.
Si la nómina del mes aún no se ha acumulado en el saldo del empleado y notas cambios en el número de días trabajados, puedes editar el horario, y Orderry recalcula la tarifa en consecuencia antes de continuar con la acumulación.
Si la nómina de un mes ya se ha acumulado, pero luego descubres discrepancias en el horario (por ejemplo, el empleado trabajó menos días de los indicados), puedes editar el horario. Sin embargo, dado que la nómina de ese mes ya se ha acumulado y el período se considera cerrado, Orderry creará un ajuste en el cálculo para el período actual para tener en cuenta cualquier cambio.
Aunque puedes completar el Horario de Trabajo en cualquier momento en el contexto de la nómina, es recomendable hacerlo con antelación y mantenerlo actualizado de manera consistente. Esta práctica no solo garantiza cálculos precisos de la nómina, sino que también te permite visualizar los días no laborables para los ejecutores en el Programador de Órdenes de Trabajo.
Para obtener una guía detallada sobre cómo configurar las tarifas, consulta este enlace.
Configuración del Cálculo de Pago Variable para Empleados
Si la compensación de un empleado se basa en el rendimiento, ya sea además de un salario base o en lugar de este, las Comisiones se vuelven esenciales. Las comisiones pueden funcionar como un componente motivacional de la compensación o incluso formar toda la base para configurar estructuras de pago por piezas para los empleados.
Para calcular comisiones automáticamente, debes crear reglas en la página 'Ajustes > Empleados > Reglas de Cálculo de Nómina' y luego aplicarlas a empleados específicos. Estas reglas de cálculo se basan en los siguientes parámetros:
Evento: Específica por lo qué estás pagando, por crear un cliente potencial, por completar una tarea, por vender un producto, por agregar un servicio a la orden, etc.
Tipo (solo para órdenes de trabajo y clientes potenciales): Para órdenes de pago se puede especificar un monto, mientras que otro monto puede configurarse para órdenes de garantía.
Plazo de ejecución: Determina si la compensación es por trabajo completado a tiempo, vencido o clasificado como urgente. Las comisiones también pueden utilizarse como penalizaciones automáticas especificando un valor negativo.
Momento de cálculo: A diferencia del salario base, las comisiones se pueden calcular "Inmediatamente" en el momento de crear una tarea o según estados específicos durante el ciclo de vida de la orden.
Valor de la comisión: Puede ser una cantidad fija o un porcentaje. Se pueden construir esquemas motivacionales dentro de la regla utilizando condiciones.
Configuraciones adicionales incluyen casillas de verificación dependiendo del evento seleccionado, como cancelar la comisión si se elimina el elemento o documento, o evitar cálculos duplicados de reglas para ciertos estados.
Una vez que las reglas están configuradas, necesitan aplicarse a los empleados, lo cual se puede hacer a través de acciones masivas en la página 'Ajustes > Empleados > Reglas de cálculo de nómina' o en el perfil del empleado en la pestaña 'Reglas de cálculo de nómina'.
Cosas importantes que debes saber sobre las comisiones:
Puedes usar una regla para varios empleados. Si tienes empleados con las mismas condiciones de nómina, no necesitas configurar reglas separadas para cada uno.
Si editas o eliminas una regla que se aplica a varios empleados, los cambios también se aplicarán a todos los empleados.
En caso de un error en la regla, puedes eliminarla, junto con todas las comisiones que aún no se hayan acumulado en los saldos de los empleados. Si ya se han acumulado, al eliminar la regla, puedes deducir comisiones en el período actual, es decir, crear un ajuste.
Si deseas que una regla ya no se aplique a un empleado específico, retírala del perfil del empleado en la pestaña 'Reglas de Cálculo de Nómina'. Pasa el cursor sobre la línea con la regla y haz clic en el icono de eliminar.
Si eliminas una regla a través del perfil de configuración de reglas o desde la página 'Ajustes > Empleados > Reglas de Cálculo de Nómina', se eliminará completamente para todos los empleados a los que se aplicaba.Para reglas basadas en la adición de trabajos, servicios y productos a órdenes de trabajo o ventas, puedes habilitar la aplicación de comisiones excepcionales.
Para obtener una guía detallada sobre la configuración de reglas de cálculo de comisiones, haz clic aquí. Ahora profundicemos en las comisiones excepcionales.
Cómo Utilizar Comisiones Excepcionales
Una comisión excepcional es una recompensa configurada para un trabajo específico, servicio, producto o categoría.
Por ejemplo, supongamos que un técnico recibe una comisión estándar del 5% por un producto en una orden de trabajo, según la regla general. Ahora, con las comisiones excepcionales habilitadas, puedes motivar a los empleados aún más. Para un producto específico con una garantía de proveedor que está por vencer, puedes establecer una comisión más alta, digamos del 10%, dentro del perfil de ese producto. Cuando el técnico agrega este artículo en particular a la orden de trabajo, recibe una comisión excepcional del 10%, mientras que para otros productos, aún recibe el 5% estándar.
Dado que las comisiones excepcionales se configuran en los diálogos de trabajos individuales, servicios, productos y categorías, se enumeran en la página 'Ajustes > Empleados > Reglas de Cálculo de Nómina' para un seguimiento fácil.
Pero hay más personalización disponible. Para adaptar las comisiones excepcionales según la experiencia o calificación de un empleado, se pueden utilizar coeficientes. En el perfil de cada empleado, en la pestaña 'Reglas de Cálculo de Nómina', se pueden establecer coeficientes para multiplicar o disminuir las comisiones excepcionales. Por ejemplo, un aprendiz con un coeficiente de 0.5, un especialista con un coeficiente de 1 y un maestro con un coeficiente de 1.5 recibirán comisiones excepcionales variadas para el mismo porcentaje configurado.
Puedes encontrar una guía paso a paso sobre cómo configurar comisiones excepcionales en este artículo.
Cómo Seguir el Cálculo de Nómina Después de la Configuración
Una vez que los salarios base o las comisiones se calculan según su configuración, los montos calculados aparecen en la página 'Finanzas > Cálculo de Nómina' o en la pestaña 'Salario' en el perfil del empleado. Aquí, se proporcionan detalles como cuándo ocurrió el cálculo, la tasa específica y las razones del cálculo del bono.
Es importante destacar que ahora puedes ver los datos de nómina para cualquier período en la página 'Finanzas > Cálculo de Nómina', una nueva función que amplía la visibilidad más allá de un mes específico. Es fundamental recordar que esta página muestra solo la nómina que aún no se ha acumulado en los saldos de los empleados.
Otra característica notable es la capacidad de cambiar el monto del salario base directamente en el documento de cálculo. Esta flexibilidad permite ajustes, por ejemplo, cuando un empleado es contratado a mediados de mes, evitando la necesidad de cambiar repetidamente la configuración salarial.
Después de confirmar la precisión de los cálculos, el último paso es proceder con la acumulación de la nómina al final del mes.
Cómo y Por Qué Acumular Salario en los Saldos de los Empleados
Crear una acumulación de nómina implica registrar los gastos de la empresa, independientemente de la fecha de pago, reflejando un compromiso con los salarios devengados que la empresa debe pagar. En lugar de registrarlo en el día real de la acumulación, se documenta en el último día del mes cuando surge esta obligación financiera.
Pero, ¿por qué hacer esto? Mientras que el método de efectivo ofrece información sobre la posición de efectivo actual, el método de acumulación proporciona una vista integral de los cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la empresa. Con el próximo informe de pérdidas y ganancias de Orderry que considera explícitamente las acumulaciones de nómina, obtendrás una comprensión más completa de tus indicadores financieros.
Las acumulaciones de nómina se pueden crear en la página 'Finanzas > Acumulaciones de Nómina' o en la página 'Finanzas > Cálculo de Nómina' mediante acciones masivas. Para obtener una guía paso a paso sobre cómo acumular nómina, consulta este artículo.
Es crucial tener en cuenta que la acumulación de nómina no es equivalente al pago. Ahora, discutamos los pagos por separado.
Cómo Pagar Salarios a los Empleados
Aunque la nómina solo se puede acumular una vez que concluye el mes, tienes la flexibilidad de pagar a tus empleados varias veces al mes si es necesario. En la pestaña de Compensación en el perfil del empleado, encontrarás un widget que muestra:
El saldo actual de un empleado.
La cantidad estimada a acumular en el saldo del empleado.
La cantidad estimada a pagar.
Orderry calcula la cantidad estimada a pagar como la diferencia entre la cantidad estimada a acumular y el saldo actual del empleado.
Puedes optar por pagar a tus empleados una vez al mes después de acumular la nómina, convirtiendo la cantidad estimada a pagar en tu monto real a pagar.
Alternativamente, tienes la opción de pagar a tus empleados con más frecuencia, como una vez a la semana, disminuyendo el saldo del empleado cada vez. Sin embargo, después de cerrar el mes, puedes acumular la nómina, realizar el pago final y liquidar con tus empleados.
En esencia, la frecuencia de pago no afecta el proceso.
En la pestaña de 'Nómina', también tienes la capacidad de crear bonos o multas para los empleados.
Dónde un Empleado Puede Encontrar Sus Nóminas Actuales y Acumuladas
Los empleados pueden acceder a su información de compensación en el Perfil de Usuario. Orderry introduce ahora la página 'Mi Nómina', que permite a los empleados ver una tabla similar a la de la página 'Finanzas > Cálculo de Nómina'. Además, pueden revisar todas las reglas de cálculo de nómina configuradas específicamente para ellos.
Cómo se Toman en Cuenta los Impuestos en el Cálculo de la Nómina
Los impuestos configurados en Orderry para trabajos, servicios y bienes se tienen en cuenta en el cálculo salarial:
Si el impuesto está incluido en el costo del artículo, las comisiones se calculan a partir del monto que incluye impuestos.
Si es un impuesto impuesto, agregado al precio, las comisiones se calculan a partir del monto antes de impuestos.
Es importante tener en cuenta que actualmente Orderry no incluye el cálculo de impuestos sobre la nómina. Sin embargo, puedes registrarlos utilizando la contabilidad de devengo (crear gastos con los correspondientes elementos de flujo de efectivo). En el futuro, podrás registrar sus acumulaciones como elementos de gasto.
Cómo Ajustar la Nómina en Caso de Errores
Si el salario aún no se ha acreditado:
Los cambios en el horario de trabajo desencadenarán el recalculo de los salarios base diarios y por hora junto con los días no laborables en las tablas de cálculo de nómina.
Los cambios manuales en el monto de cualquier tarifa se pueden realizar haciendo clic en el monto.
Eliminar una regla incorrecta de cálculo de comisión también elimina todas las comisiones no acumuladas.
Si se calcula un bono para una orden de trabajo, producto, servicio, etc., y los datos financieros del documento/artículo cambian, Orderry volverá a calcular la comisión.
Para períodos cerrados, los ajustes se realizarán en el período actual. Debido a la restricción de editar órdenes de trabajo cerradas, volver a abrir y modificar dichas órdenes resultará en recalculos registrados en el período actual.
Planes de Desarrollo para el Módulo de Nómina
Orderry planea mejorar las capacidades de la nómina con:
La capacidad de rastrear la aplicación y modificación de reglas de cálculo de nómina en el Registro de actividades.
La capacidad de configurar la acumulación automática de nómina en los saldos de los empleados en un día elegido.
Exportación de cálculos de nómina.
La capacidad de acumular salarios para un período seleccionado.
A partir del 1 de febrero de 2024, se suspenderá el soporte para el antiguo Informe de Nómina.
Si tienes alguna pregunta o sugerencia sobre este módulo, por favor, ponte en contacto con el Soporte de Orderry a través del chat y consulta las instrucciones en la Base de Conocimientos.