Nous sommes ravis de présenter la version bêta des Rendez-vous, une nouvelle section du menu principal qui simplifie la planification des rendez-vous clients pour les services. Grâce au Calendrier des Rendez-vous, vous pouvez facilement gérer les rendez-vous par employés ou ressources, offrant ainsi une expérience de planification fluide.
En tant que fonctionnalité distincte du système, les Rendez-vous peuvent fonctionner de manière autonome, ce qui est idéal pour les entreprises proposant des services sur rendez-vous sans processus complexes. Toutefois, ils peuvent également être intégrés dans votre flux de travail comme première étape avant de créer une commande.
Calendrier des Rendez-vous
Le Calendrier des Rendez-vous reflète les horaires de travail des employés et peut être regroupé par employés ou ressources. Il propose trois modes d’affichage :
Vue Jour – Affiche les heures de travail verticalement et les employés ou ressources horizontalement. Ce mode permet de visualiser les rendez-vous pour tous les exécutants et ressources disponibles.
Vue Semaine – Affiche les heures de travail verticalement et les jours de la semaine horizontalement. Ce mode permet de sélectionner un employé ou une ressource à la fois.
Vue Mois – Un calendrier mensuel classique pour un employé ou une ressource.
La navigation dans le calendrier est simple grâce aux boutons qui permettent de passer rapidement d’un jour, d’une semaine ou d’un mois à l’autre. Cliquer sur une date spécifique dans la vue Semaine ou Mois bascule automatiquement vers la vue Jour.
Intégration des Horaires de Travail
Jours de congé, arrêt maladie ou vacances – Indiqués par des couleurs correspondantes dans Mon entreprise > Horaires de travail.
Heures de travail disponibles – Affichées en blanc.
Horaires non configurés – Affichés en gris.
Replanification des Rendez-vous
Bien sûr, si vous devez modifier l’heure, la date, la durée ou l’exécutant d’un rendez-vous, la méthode standard dans Orderry consiste à ouvrir le rendez-vous et à mettre à jour les détails nécessaires. Cependant, dans ce calendrier, vous pouvez aussi simplement glisser-déposer les rendez-vous entre créneaux horaires, dates et exécutants.
Si vous devez ajuster rapidement la durée d’un rendez-vous, il suffit de faire glisser son bord inférieur directement dans le calendrier (vue Jour et Semaine).
Statuts des Rendez-vous
Les rendez-vous disposent de sept statuts système :
Nouveau
Confirmé
En attente
En cours
Terminé
Annulé
Absent
Actuellement, ces statuts ne sont pas personnalisables.
Création de Rendez-vous
Pour créer un rendez-vous, suivez ces étapes simples :
Sélectionnez une date et un employé ou une ressource.
Survolez l’heure de début souhaitée et cliquez.
Dans la fenêtre du nouveau rendez-vous, spécifiez le client, la durée et l’exécutant (si le calendrier des rendez-vous est regroupé par ressources).
Ajoutez des services et laissez un commentaire si nécessaire, ou faites-le plus tard après la création.
Ajustement Automatique de la Durée
Si le service sélectionné possède une durée préconfigurée dans Mon entreprise > Services, le rendez-vous s’ajustera automatiquement en conséquence. Lorsque plusieurs services avec des durées définies sont ajoutés, la durée totale est calculée automatiquement.
Duplication des Rendez-vous
Vous pouvez rapidement créer de nouveaux rendez-vous en dupliquant ceux existants via le menu Actions.
Création de Commandes et de Ventes à partir des Rendez-vous
Les rendez-vous peuvent être utilisés de manière autonome ou comme première étape dans la gestion des commandes. Depuis le menu Actions, vous pouvez :
Créer une commande
Créer une vente
Si vous créez une commande, tous les détails pertinents – client, service et exécutant – seront automatiquement transférés.
Pour les entreprises ayant un flux de travail simple, vous pouvez accepter des paiements directement en créant une vente. Vous pouvez également ajouter des produits à la vente si nécessaire, vous permettant ainsi de vendre des services et des produits ensemble.
Pour un guide détaillé sur l’utilisation des Rendez-vous, consultez cet article.
Quelles sont les prochaines étapes ?
Il s’agit de la première version bêta des Rendez-vous dans Orderry, et nous travaillons déjà sur plusieurs améliorations, notamment :
L’affichage des commandes et ventes associées dans les rendez-vous.
La visualisation des rendez-vous dans les profils clients.
Les notifications pour les rendez-vous.
La gestion des rendez-vous récurrents pour une création automatique.
La prise de rendez-vous en ligne pour vos clients.
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