Une liste de contrôle est une liste de tâches à accomplir lors du traitement des commandes. Elle est associée à la fiche de la commande, sur laquelle un employé peut cocher les éléments terminés et, si nécessaire, ajouter des commentaires, des photos ou d’autres détails.
Remarque : pour créer un modèle de liste de contrôle, l’employé doit disposer de l’autorisation « Checklists » dans ses paramètres d’accès.
1. Ouvrez la section « Checklists »
Accédez à Paramètres > Checklists et cliquez sur + Modèle.
2. Remplissez les paramètres de base du modèle
Dans la fenêtre de création d’un nouveau modèle, précisez :
Nom — un nom court et clair qui explique immédiatement l’objectif de la liste de contrôle, par exemple : « Contrôle qualité des réparations » ou « Inspection des travaux de construction ». Le nom du modèle doit être unique — le système ne vous permettra pas de créer deux modèles portant le même nom.
Types de commandes — sélectionnez les types de commandes auxquels cette liste de contrôle s’appliquera. Vous pouvez sélectionner tous les types ou seulement certains d’entre eux — par exemple, il est judicieux de lier la liste de contrôle « Inspection des travaux de construction » uniquement aux commandes « Travaux de réparation », plutôt qu’à toutes les commandes de l’entreprise.
Actif — activez ce bouton pour permettre l’utilisation du modèle dans les commandes. Tant que le bouton est désactivé, le modèle est enregistré en tant que brouillon et n’est pas appliqué dans la pratique — cela s’avère utile si vous êtes encore en train d’élaborer la structure de la liste de contrôle et que vous ne souhaitez pas que le personnel voie une liste incomplète.
3. Ajouter des étapes à la liste de contrôle
Une liste de contrôle se compose d’étapes — il s’agit des phases logiques du processus. Par exemple, pour la liste de contrôle « Contrôle qualité des réparations », les étapes pourraient être « Réception », « Diagnostic » et « Remise au client ».
Cliquez sur + Étape et précisez :
le nom de l’étape ;
une description — si nécessaire, au cas où un employé aurait besoin de précisions supplémentaires sur ce qui est exactement vérifié à cette étape.
4. Ajouter des sections au sein d’une étape
Une section regroupe les éléments de la Checklist par thème au sein d’une même étape. Cela s’avère utile lorsque plusieurs tâches doivent être effectuées à une même étape. Par exemple, dans l’étape « Diagnostic », vous pouvez créer des sections telles que « Inspection externe » et « Inspection technique » : cela permet d’éviter que les éléments ne soient regroupés en une seule longue liste, mais qu’ils soient divisés de manière logique en blocs.
Cliquez sur + Section et saisissez son nom. Les noms de section ne peuvent pas être répétés au sein d’un même modèle.
Remarques et pièces jointes : ces options peuvent être activées dans n’importe quelle section afin qu’un employé puisse ajouter un commentaire ou une photo lorsqu’il n’existe pas de champ dédié à cet effet ;
5. Ajouter des éléments à une section
Au sein d’une section, cliquez sur Ajouter un élément et précisez les informations suivantes pour chaque élément :
titre — une action ou une vérification spécifique, par exemple « Rayures sur le boîtier » ou « Photo de l’appareil avant réparation » ;
description — si nécessaire, au cas où l’élément nécessiterait des précisions supplémentaires ;
type de réponse — le format dans lequel l’employé consignera le résultat.
Les titres des éléments ne peuvent pas être répétés au sein d’une même section. Vous pouvez ajouter plusieurs éléments à une même section — par exemple, dans la section « Inspection externe », l’employé note d’abord l’état du boîtier, puis télécharge une photo du bien.
6. Enregistrer la liste de contrôle
Après avoir ajouté tous les éléments de l’étape en cours, passez à l’étape suivante. Une fois toutes les étapes créées avec succès, cliquez sur « Créer » pour enregistrer le modèle de liste de contrôle.
Quels types d’éléments sont pris en charge :
Pour chaque élément, vous pouvez sélectionner l’un des types de réponse suivants :
Conforme / Remarque / Non conforme ;
Oui / Non ;
liste déroulante avec des options personnalisées ;
sélection dans un catalogue ;
téléchargement de fichier.
Ce qu’il faut garder à l’esprit
Chaque modèle doit contenir au moins une section, et chaque section doit contenir au moins un élément.
Seuls les modèles actifs peuvent être utilisés dans votre travail.
Les modifications apportées ultérieurement à un modèle n’affectent pas les Checklists déjà créées et jointes à des commandes existantes — seule la structure des nouvelles commandes sera mise à jour.
Si nécessaire, les modèles de Checklists créés peuvent être modifiés.