Checklists es una lista de tareas que deben completarse durante la tramitación de las órdenes de trabajo. Se adjunta a la ficha de la orden de trabajo, donde el empleado puede marcar las tareas completadas y, si es necesario, añadir comentarios, fotos u otros detalles.
Nota: para crear una plantilla de lista de comprobación, el empleado debe tener habilitado el permiso «Checklists» en su configuración de acceso.
1. Abre la sección «Checklists»
Ve a Ajustes > Checklists y haz clic en + Plantilla.
2. Rellena los ajustes básicos de la plantilla
En la ventana para crear una nueva plantilla, especifica:
Nombre: un nombre breve y claro que explique de inmediato la finalidad de la lista de comprobación, por ejemplo: «Control de calidad de reparaciones» o «Inspección de obras». El nombre de la plantilla debe ser único; el sistema no te permitirá crear dos plantillas con el mismo nombre.
Tipos de pedido: selecciona los tipos de pedido a los que se aplicará esta lista de comprobación. Puedes seleccionar todos los tipos o solo algunos específicos; por ejemplo, tiene sentido vincular la lista de comprobación «Inspección de obras de construcción» únicamente a las órdenes de trabajo de «Obras de reparación», en lugar de a todas las órdenes de trabajo de la empresa.
Activo: activa este interruptor para habilitar la plantilla para su uso en órdenes de trabajo. Mientras el interruptor esté desactivado, la plantilla se guarda como borrador y no se aplica en la práctica; esto resulta útil si aún estás desarrollando la estructura de la lista de comprobación y no quieres que el personal vea una lista incompleta.
Marca la casilla Crear lista de comprobación automáticamente y, a continuación, selecciona el estado de la órden de trabajo; cuando la órden de trabajo alcance ese estado, esta plantilla de lista de comprobación se añadirá automáticamente a la órden de trabajo en la pestaña «Checklists». Ten en cuenta que la lista de comprobación solo se crea automáticamente si la plantilla está activa y configurada para el tipo correspondiente de órdenes de trabajo.
3. Añadir pasos a la lista de comprobación
Una lista de comprobación se compone de pasos: estas son las etapas lógicas del proceso. Por ejemplo, para la lista de comprobación «Control de calidad de reparaciones», los pasos podrían ser «Recepción», «Diagnóstico» y «Entrega al cliente».
Haz clic en + Paso y especifica:
el nombre del paso;
una descripción —si es necesario, en caso de que un empleado necesite más aclaraciones sobre qué se comprueba exactamente en esta etapa.
4. Añadir secciones dentro de un paso
Una sección agrupa los elementos de la lista de comprobación por tema dentro de un mismo paso. Esto resulta útil si hay que llevar a cabo diversas tareas en una misma etapa. Por ejemplo, en el paso «Diagnóstico», puedes crear secciones como «Inspección externa» e «Inspección técnica»; esto garantiza que los elementos no se agrupen en una única lista larga, sino que se dividan lógicamente en bloques.
Haga clic en + Sección e introduzca su nombre. Los nombres de las secciones no pueden repetirse dentro de la misma plantilla.
Notas y archivos adjuntos: se pueden habilitar en cualquier sección para que un empleado pueda añadir un comentario o una foto cuando no haya un campo específico para ello;
5. Añadir elementos a una sección
Dentro de una sección, haz clic en Añadir elemento y especifica lo siguiente para cada elemento:
título: una acción o comprobación concreta; por ejemplo, «Arañazos en la carcasa» o «Foto del dispositivo antes de la reparación»;
descripción: si es necesario, en caso de que el elemento requiera una aclaración adicional;
tipo de respuesta: el formato en el que el empleado registrará el resultado.
Los títulos de los elementos no pueden repetirse dentro de la misma sección. Se pueden añadir varios elementos a una misma sección; por ejemplo, en la sección «Inspección externa», el empleado primero anota el estado de la carcasa y, a continuación, sube una foto del activo.
6. Guardar la lista de comprobación
Tras añadir todos los elementos del paso actual, pasa al siguiente. Una vez creados correctamente todos los pasos, haz clic en «Crear» para guardar la plantilla de la lista de comprobación.
¿Qué tipos de elementos se admiten?:
Para cada elemento, puede seleccionar uno de los siguientes tipos de respuesta:
Superado / Nota / Fallido;
Sí / No;
lista desplegable con opciones personalizadas;
selección de un catálogo;
carga de archivos.
Qué hay que tener en cuenta
Cada plantilla debe contener al menos una sección, y cada sección debe contener al menos un elemento.
Solo se pueden utilizar en su trabajo las plantillas activas.
Los cambios realizados posteriormente en una plantilla no afectan a las Checklists que ya se hayan creado y adjuntado a órdenes de trabajo existentes; solo se actualizará la estructura de las nuevas órdenes de trabajo.
Si es necesario, las plantillas de Checklists creadas se pueden editar.