Muchos procesos de servicio dependen de lo que recuerda el empleado: qué revisar en la recepción, qué registrar antes de la entrega, qué fotos tomar. Las checklists trasladan esos pasos a Orderry: describes una vez la secuencia de la verificación en una plantilla y tu equipo la realiza igual en cada orden.
Por ejemplo, al recibir un coche en el taller, el técnico completa una checklist de inspección: registra el estado de la carrocería, el nivel de combustible y el equipamiento, y añade fotos. Si más adelante el cliente tiene preguntas, basta con abrir la orden y ver quién completó cada campo, cuándo y con qué resultado.
Editor de plantillas en los ajustes
Las checklists se crean a partir de plantillas que defines a nivel de empresa – en la nueva sección Ajustes → Checklists.
Cada plantilla se compone de pasos; dentro de un paso hay secciones y, dentro de las secciones, campos que completa el empleado. Para cada campo eliges un tipo:
texto de una línea – para una respuesta breve;
texto de varias líneas – para un comentario más extenso;
resultado de la verificación – con los estados "Exitoso", "Fallido", "Atención" o "Desconocido";
selección múltiple – varias opciones de un conjunto predefinido, por ejemplo, las averías detectadas;
desplegable – una opción de un conjunto predefinido;
carga de archivo – una foto del estado, el escaneo de un documento;
fecha – cuando hay que registrar un día concreto, por ejemplo, la fecha del próximo mantenimiento.
Además de los campos, la plantilla tiene otros tres ajustes:
disponibilidad – la plantilla funciona para todos los tipos de orden o solo para los seleccionados, de modo que el diagnóstico y la reparación en garantía pueden tener checklists distintas;
notas y archivos adjuntos – se pueden habilitar en cualquier sección, para que el empleado añada un comentario o una foto donde no hay un campo específico;
secuencia – los pasos, las secciones y los campos se pueden arrastrar, para que la checklist siga la secuencia real de la verificación.
Editar una plantilla afecta solo a las checklists nuevas. Las que ya se crearon en órdenes permanecen sin cambios: lo que se completó el mes pasado no se reescribe con efecto retroactivo.
Trabajar con checklists en una orden
En la orden, las checklists están disponibles tanto para trabajar como para un control rápido:
la pestaña "Checklists" – disponible si existe al menos una plantilla activa para este tipo de orden. Aquí se enumeran todas las checklists de la orden con su nombre, estado, autor y fechas de creación y finalización. Desde aquí, un empleado con el permiso correspondiente inicia una checklist con el botón "Añadir checklist";
la insignia de estado en el diálogo de la orden – debajo de ella el sistema muestra las checklists sin finalizar, así el responsable no necesita abrir la pestaña para saber si quedan trabajos pendientes en la orden.
Permisos para trabajar con checklists
En los permisos del rol, que encontrarás en Ajustes → Empleados → Roles, han aparecido cuatro permisos independientes:
crear checklists;
editar checklists;
eliminar checklists.
El acceso a la propia sección de plantillas se regula con un permiso aparte: solo verán el editor los roles a los que se lo abras.
Puede consultar las checklists cualquier persona que tenga acceso a la orden.
Las checklists están disponibles a partir del plan Business.
Para más detalles sobre la creación de plantillas y los tipos de campo, consulta la guía de configuración de checklists. Y para saber cómo se completan, la guía sobre el trabajo con checklists en una orden.
Si tienes preguntas o necesitas ayuda con la configuración de las checklists, escríbenos al chat de soporte, siempre estamos disponibles.