QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui aide les entreprises à gérer leurs finances, suivre leurs dépenses, envoyer des factures et générer des rapports en temps réel.
L'intégration de votre compte QuickBooks à Orderry vous aide à maintenir vos données financières exactes et à jour sans saisie manuelle. Une fois connectés, les factures et les paiements peuvent être automatiquement synchronisés entre les deux systèmes, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs. Suivez ces étapes pour connecter votre compte QuickBooks et configurer le fonctionnement de l'intégration dans Orderry.
Étape 1. Se connecter au compte QuickBooks
Si vous avez déjà activé l'ancienne intégration QuickBooks Online, désactivez-la avant de configurer la nouvelle.
1. Allez dans Paramètres > Intégrations, trouvez QuickBooks Online (2-way) dans la section Facturation et cliquez sur Configurer.
2. Cliquez sur Se connecter à QuickBooks Online (2-way).
3. Dans la fenêtre contextuelle, connectez-vous à votre compte QuickBooks et accordez toutes les autorisations nécessaires.
4. Cochez la case Activer l'intégration.
Vous ne pouvez vous connecter qu'à un seul compte Quickbooks à la fois. Ce compte sera utilisé pour toutes les opérations de cette entreprise, il n'est donc pas nécessaire que chaque employé se connecte à son propre compte.
Pour reconnecter le même compte ou connecter un autre compte QuickBooks, cliquez sur Reconnecter à QuickBooks Online (2-way).
Une fois le compte connecté, configurons le fonctionnement de l'intégration dans Orderry.
Étape 2. Configurer l'envoi des factures et des paiements
1. Choisissez les statuts qui déclenchent l'envoi automatique des factures vers votre compte QuickBooks. Cela fonctionne pour tous les emplacements.
❗ Si le statut n'est pas spécifié dans les paramètres, la facture ne sera envoyée que si vous cliquez sur « Synchroniser avec Quickbooks » dans le menu « Actions » de la facture.
2. Sélectionnez le compte sur lequel les paiements créés dans QuickBooks seront déposés. Seuls les paiements provenant de factures déjà synchronisées seront crédités.
Étape 3. Créer la correspondance des taxes
Dans la colonne « Code fiscal dans Orderry », sélectionnez la taxe correspondante dans le système Orderry. Vous pouvez ajouter et ajuster les taxes sur la page Paramètres > Finances.
Dans la colonne « Code fiscal (ou nom de la taxe) dans QuickBooks Online (2-way)», saisissez le code fiscal (nom) du système Quickbooks. Le code fiscal (nom) se trouve dans votre profil personnel sur la page Impôts.
Si vous utilisez plusieurs taxes, cliquez sur le bouton + Ajouter une taxe et ajustez la correspondance.
Vous pouvez configurer les taxes sur la page « Sales tax > Sales tax settings » de votre compte QuickBooks. Pour ajouter des taxes personnalisées, cliquez sur la flèche à côté du bouton « Add agency », puis cliquez sur « Add custom rate » .
Étape 4. Mapper les événements et les statuts
Configurez le mappage des événements entre les mises à jour des factures dans QuickBooks et les statuts dans Orderry.
Trois événements sont disponibles :
Invoice updated
Payment created
Invoice voided
Pour chaque événement, attribuez le statut de facture approprié dans l'application Orderry. Ensuite, lorsqu'un événement spécifique se produit dans une facture synchronisée dans QuickBooks, la facture correspondante dans l'application Orderry passera automatiquement au statut que vous avez défini ici.
Par exemple, si les informations sur la facture QuickBooks sont mises à jour, le statut de cette facture dans Orderry passera à En cours (modifié).
☝️ Assurez-vous que les règles de transfert de statut sont correctement configurées, c'est-à-dire que les statuts sont configurés de manière à pouvoir passer de l'un à l'autre sans restriction, sinon la correspondance ne fonctionnera pas correctement.
Enregistrez les paramètres.
Fermé ! Votre intégration QuickBooks est désormais configurée.
Voyons maintenant comment cela fonctionne et quels sont les transferts d'informations.