Pour commencer, assurez-vous que vos comptes Orderry et Xero sont connectés. Dans cet article, vous apprendrez comment les informations sont transférées et mises à jour dans les deux sens.
☝️ Ce guide suppose que vous disposez déjà d'un compte Xero actif.
Comment les factures sont-elles transférées ?
Les factures et les paiements provenant d'Orderry peuvent être envoyés automatiquement ou manuellement à Xero.
Lorsque vous créez une facture dans Orderry et que vous définissez son statut sur celui configuré dans les paramètres d'intégration, elle est automatiquement envoyée à votre compte Xero. Vous pouvez également effectuer un transfert manuel de la facture, quel que soit son statut, si elle n'a pas encore été synchronisée. Pour ce faire, cliquez sur Actions > Synchroniser la facture. Il s'agit d'une action unique.
Cliquez sur l'icône Xero pour :
ouvrir la facture dans Xero en cliquant sur l'ID de la transaction ;
vérifier la date à laquelle elle a été créée ;
vérifier la date de sa dernière mise à jour ;
mettre à jour la facture.
Vous pouvez voir toutes les factures synchronisées sur la page Sales > Invoices dans Xero.
Les informations suivantes sont réalisées par le transfert d'Orderry vers les factures Xero :
Client : prénom, nom, email, numéro de téléphone ;
Date de la facture :
Date d'échéance de la facture ;
Produits et services : nom du produit ou du service, quantité, tarif, montant, taxe (si elle correspond correctement aux paramètres d'intégration).
Si le contact du payeur est différent du contact du client, seules les informations relatives au payeur seront effectuées par transfert vers la facture Xero.
Remarque : la devise de base de votre compte Xero est automatiquement définie sur la devise du pays sélectionné.
Assurez-vous que la devise utilisée dans Orderry correspond à celle utilisée dans Xero.
Vous pouvez la modifier individuellement pour chaque facture dans Xero, tant qu'elle est encore au statut Brouillon.Vous pouvez également ajouter plusieurs devises étrangères à votre compte Xero.
Comment les produits et services sont synchronisés entre les systèmes
Si tous vos services et produits sont déjà créés dans Xero, nous vous recommandons de les exporter et de les importer dans Orderry.
Notez que vous importez les produits et les services à partir des pages Mon entreprise > Produits et Mon entreprise > Services.
Si vous n'avez pas créé de produits et de services dans Xero, ils y seront automatiquement créés lors du transfert de factures depuis Orderry. Seul le nom du produit est transféré d'Orderry vers Xero.
Paramètres de numérotation des factures
Toutes les factures de transfert d'Orderry vers Xero seront numérotées selon les paramètres Xero.
Pour les modifier :
1. Allez dans Settings > Invoice Settings.
2. Ouvrez Default Settings.
3. Modifiez les paramètres de numérotation en remplissant les champs Invoice Prefix et Next Number.
Vous pouvez laisser le champ Invoice Prefix vide, mais le champ Next Number est obligatoire. La prochaine facture que vous créerez dans le système ou qui sera transférée depuis Xero commencera par le numéro indiqué.
4. Enregistrez les modifications.
Vous pouvez désormais modifier le numéro de chaque facture individuelle en ouvrant la facture et en modifiant le numéro de facture pour qu'il corresponde à celui que vous avez dans Orderry.
Fonctionnement des mises à jour des factures
Une fois qu'une facture est synchronisée, les modifications ultérieures apportées à ses données seront également synchronisées automatiquement après l'enregistrement de la mise à jour. Le statut et la date de synchronisation seront mis à jour en conséquence.
Les modifications apportées à la quantité et à la montante des articles ajoutés sont synchronisées dans les deux sens.
Si vous apportez et enregistrez des modifications à une facture dans Xero, son statut dans Orderry sera automatiquement mis à jour en fonction de vos paramètres d'intégration. Il en va de même lorsqu'une facture est annulée : son statut dans Orderry changera en conséquence.
☝️ Assurez-vous que les règles de transfert de statut sont configurées correctement, afin qu'elles puissent passer de l'une à l'autre sans restriction.
Les mises à jour suivantes ne sont synchronisées que lorsqu'elles sont effectuées dans Orderry :
Nom de l'article
Liste des articles (articles ajoutés ou supprimés)
Client
Date de la facture
Date d'échéance de la facture
Veuillez noter que les modifications apportées aux profils des contacts/payeurs, des produits/services/travaux ou des entités juridiques ne seront pas assurées par le transfert automatique, sauf si les mises à jour sont effectuées directement dans la facture.
Par exemple, si vous modifiez le client sur la facture, cette mise à jour sera synchronisée avec succès dans Xero. Cependant, si vous modifiez uniquement le numéro de téléphone du client dans son profil, cette modification ne sera pas synchronisée.
Comment se font les transferts de paiements ?
Lorsque vous créez un paiement pour une facture synchronisée dans Orderry, le système ajoute automatiquement un paiement correspondant à la facture Xero correspondante, en conservant le même montant et la même date.
L'inverse est également vrai : lorsqu'un utilisateur crée un paiement pour une facture synchronisée dans Xero, le système ajoute automatiquement le paiement correspondant dans Orderry. Tous ces paiements sont crédités sur le compte défini dans les paramètres d'intégration.
Assurez-vous que le paiement couvre la montante totale de la facture en une seule transaction afin qu'il se synchronise correctement avec Orderry et déclenche tout changement de statut associé. Si la montante totale est payée en plusieurs versements partiels, le paiement ne sera pas synchronisé et le statut de la facture restera inchangé.
Les modifications ou suppressions de paiement ne font pas l'objet d'un transfert entre les systèmes.