Grâce à l'intégration entre l'application Orderry et QuickBooks, vous pouvez facilement synchroniser vos factures, vos produits, vos services et vos paiements entre les deux systèmes. Pour commencer, assurez-vous que vos comptes Orderry et QuickBooks sont connectés. Dans cet article, vous apprendrez comment les transferts d'informations se font et sont mis à jour dans les deux sens.

☝️ Ce guide suppose que vous disposez déjà d'un compte QuickBooks actif.

Les factures et les paiements de l'application Orderry peuvent être envoyés automatiquement ou manuellement à Quickbooks.

Lorsque vous créez une facture dans l'application Orderry et que vous définissez son statut dans les paramètres d'intégration, elle est automatiquement envoyée à votre compte QuickBooks. Vous pouvez également effectuer le transfert manuel de la facture, quel que soit son statut, si elle n'a pas encore été synchronisée. Pour ce faire, cliquez sur Actions > Synchroniser la facture. Il s'agit d'une action unique.

Le statut de synchronisation ainsi que la date de la dernière mise à jour sont affichés en haut de la page de facture, à côté du numéro de facture. Cliquez sur l'icône QuickBooks pour ouvrir la facture dans QuickBooks.

Vous pouvez voir toutes les factures synchronisées sur la page Sales > Invoices dans QuickBooks.

Les informations suivantes sont réalisées par le transfert de l'application Orderry vers les factures QuickBooks :

Si, dans la facture de l'application Orderry, le payeur est le même que le client, l'adresse du client sera envoyée dans le champ « Bill to » de la facture QuickBooks. Si le payeur est un contact différent, les informations « Bill to » comporteront le nom du client et l'adresse du payeur.

Les produits et services sont recherchés par leur nom, car celui-ci constitue leur identifiant unique.

Si tous vos services et produits sont déjà créés dans Quickbooks, nous vous recommandons de les exporter et de les importer dans Orderry.

Notez que vous importez les produits et les services à partir des pages Mon entreprise > Produits et Mon entreprise > Services.

Si vous n'avez pas créé de produits et services dans Quickbooks, ils seront automatiquement créés lorsque vous effectuez le transfert de factures depuis Orderry. Seuls le nom et la description du produit sont transférés de Orderry vers QuickBooks.

Important : la longueur maximale du nom du produit/service dans Quickbooks ne doit pas dépasser 100 caractères. Quickbooks n'acceptera pas la demande lors du transfert vers une facture dont le nom du produit ou du service contient les caractères suivants / ou :

QuickBooks dispose d'un système de numérotation par défaut, dans lequel chaque facture créée ou transférée est numérotée de manière séquentielle, en commençant par 1001.

Malheureusement, il n'existe aucun paramètre permettant de transférer des documents de l'application Orderry vers QuickBooks en conservant leur numérotation. Cependant, vous pouvez ajuster les paramètres dans QuickBooks afin de pouvoir modifier vous-même les numéros de facture.

Pour permettre l'ajustement du numéro de facture sur chaque document lors d'un transfert :

1. Allez dans Settings > Account and Settings.

2. Ouvrez la section Sales.

3. Activez Custom transaction numbers et cliquez sur Done pour enregistrer le paramètre ci-dessous.

Désormais, chaque nouveau document, transféré de l'application Orderry vers QuickBooks, n'aura pas de numéro, mais vous pourrez le modifier à votre guise, y compris pour le faire correspondre au numéro de facture dans l'application Orderry.

Pour ce faire, il suffit d'ouvrir la facture, de modifier le champ Invoice No. et d'enregistrer la facture.

Une fois qu'une facture est synchronisée, les modifications ultérieures apportées à ses données seront également synchronisées automatiquement après l'enregistrement de la mise à jour. Le statut et la date de synchronisation seront mis à jour en conséquence.

Les modifications apportées à la quantité et au montante des articles ajoutés sont synchronisées dans les deux sens.

Si vous apportez et enregistrez des modifications à une facture dans QuickBooks, son statut dans Orderry sera automatiquement mis à jour en fonction de vos paramètres d'intégration. Il en va de même lorsqu'une facture est annulée : son statut dans Orderry sera modifié en conséquence.

☝️ Assurez-vous que les règles de transfert de statut sont correctement configurées, afin qu'elles puissent passer de l'une à l'autre sans restriction.

Les mises à jour suivantes ne sont synchronisées que lorsqu'elles sont effectuées dans Orderry :

Veuillez noter que les modifications apportées aux profils des contacts/payeurs, des produits/services/travaux ou des entités juridiques ne feront pas l'objet d'un transfert automatique, sauf si les mises à jour sont effectuées directement dans la facture.

Par exemple, si vous modifiez le client sur la facture, cette mise à jour sera synchronisée avec succès dans QuickBooks. Cependant, si vous modifiez uniquement le numéro de téléphone du client dans son profil, cette modification ne sera pas synchronisée.

Lorsque vous créez un paiement pour une facture synchronisée dans l'application Orderry, le système ajoute automatiquement un paiement correspondant à la facture QuickBooks correspondante en tant que « Undeposited Funds », en conservant le même montant et la même date.

Le processus inverse fonctionne de la même manière : lorsqu'un utilisateur crée un paiement pour une facture synchronisée dans QuickBooks, le système ajoute automatiquement le paiement correspondant dans l'application Orderry. Tous ces paiements sont crédités sur le compte défini dans les paramètres d'intégration.

Assurez-vous que le paiement couvre la montante totale de la facture en une seule transaction afin qu'il se synchronise correctement avec Orderry et déclenche tout changement de statut associé. Si la montante totale est payée en plusieurs versements partiels, le paiement ne sera pas synchronisé et le statut de la facture restera inchangé.

Les modifications ou suppressions de paiement ne font pas l'objet d'un transfert entre les systèmes.