Une gestion financière transparente commence par un suivi précis des paiements. Le système vous permet d'enregistrer les paiements aux fournisseurs directement dans le bon de commande, qu'il s'agisse d'un prépaiement intégral ou de paiements échelonnés. Cela vous aide à éviter les doubles paiements, à consulter le solde actuel pour chaque livraison et à toujours garder le contrôle de vos comptes.

Cela peut se faire de plusieurs façons :

Dans le tableau des réceptions de la bon de commande, une infobulle apparaîtra à côté de cette réception pour indiquer qu’elle a déjà été payée.

S'il existe déjà au moins un paiement dans le bon de commande, l'option Payer depuis le compte sera désactivée lors de la création d'une réception, et vous recevrez un avertissement concernant un éventuel double paiement.

❗ Remarque

Les paiements créés à partir d’une réception ne s’affichent pas dans le tableau des paiements du bon de commande et ne sont pas inclus dans le montant total du paiement de cette commande. Seuls les paiements créés à l’aide de la méthode décrite ci-dessous sont pris en compte dans le calcul.

Si vous utilisez les deux méthodes d’ajout de paiements, veillez à en tenir compte lors du règlement des comptes avec le fournisseur.

Dans le document de bon de commande, vous pouvez enregistrer à la fois les paiements pour les produits déjà reçus et les remboursements du fournisseur. Cela peut s’avérer nécessaire, par exemple, en cas de trop-perçu, de retour de produits défectueux, de livraison incomplète ou de modification des conditions de la commande. Cette approche vous permet de gérer tous les règlements avec le fournisseur en un seul endroit et de consulter le solde actuel du document.

Pour ajouter un paiement à un bon de commande :

1. Dans l'onglet Réceptions et paiements, dans la section Paiements, sélectionnez le type approprié :

2. Remplissez les détails : montant, mode de paiement et facture.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire et des balises, modifier l'employé responsable ou l'élément de flux de trésorerie si vous les utilisez.

3. Cliquez sur Créer.

Tous les paiements créés de cette manière s'afficheront dans la section « Paiements » du tableau, où figurent :

Sous le tableau, les informations suivantes s'affichent :

Une valeur négative indique une dette envers le fournisseur, 0 signifie que le document est réglé, et une valeur positive indique un trop-perçu, c'est-à-dire que le fournisseur nous doit de l'argent.

❗ Veuillez noter que les paiements créés à partir d'une réception ne sont pas inclus ici.

Les fonds peuvent-ils être automatiquement déduits du solde du fournisseur si nous avons un excédent de paiement provenant d'autres achats ?

Les fonds ne sont pas déduits automatiquement. Si vous constatez un excédent de paiement dans le solde du fournisseur (qui apparaît comme un montant que le fournisseur vous doit), vous pouvez utiliser ces fonds pour régler les bons de commande en cours. Il vous suffit de sélectionner l'option « En raison du solde » lors du traitement du paiement.

De cette manière, le montant que le fournisseur vous doit sera simplement réduit du montant correspondant.

Que dois-je faire si j'ai oublié de créer un paiement lors de la réception ?

Si aucune opération n'a encore été effectuée avec les produits (transferts, ventes ou utilisation dans des commandes) pour le document de réception, ouvrez la réception et sélectionnez Actions → Créer une dépense. Remplissez ensuite les détails du paiement.

Si l'écriture ne peut plus être modifiée en raison de transactions déjà effectuées avec les produits, le paiement peut être ajouté manuellement au bon de commande. Vérifiez le montant dans le document d'écriture et créez un paiement de type « Paiement au fournisseur » pour ce montant. Dans le commentaire, vous pouvez préciser qu'il s'agit d'un paiement pour la réception n° XXX.