La clôture d'une commande est nécessaire pour terminer le processus de travail avec la commande et recevoir les états financiers et les analyses corrects.
Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier les données financières et les contreparties dans les commandes de travail terminées. Les actions suivantes sont désactivées dans les commandes de travail terminées :
l'édition des données du client, du payeur, du gestionnaire et du technicien.
modification de la quantité, du coût, du prix ou de la remise pour un produit ou un service
création de paiements.
Cela permet d'éviter les erreurs et les confusions dans les calculs de paie et les bilans. Si vous devez modifier quoi que ce soit dans une commande de travail terminée dans le cadre des restrictions énumérées, passez-la en statut ouvert, modifiez-la et refermez-la. Cette commande sera enregistrée dans les calculs de paie et les bilans de la période en cours.
Important: pour pouvoir transférer une commande terminée vers un autre statut, vous devez configurer les règles de passage d'un statut à l'autre. Pour en savoir plus, lisez cet article.
De plus, vous pouvez activer la fonctionnalité de clôture « rétroactive » des commandes, qui vous permet de garantir l'exactitude des rapports financiers et de rendre les modifications apportées à la date de clôture transparentes et contrôlables. Pour ce faire, cochez la case « Activer la date de clôture passée » dans les paramètres de statut.
☝ Cette fonctionnalité est uniquement disponible :
pour les groupes de statuts « Terminé avec succès » et « Terminé sans succès » ;
dans les plans Business et Enterprise.
Les commandes de travail peuvent être terminées avec succès lorsque votre entreprise a fourni tous les services et matériaux nécessaires au client, ou sans succès lorsque, pour une raison quelconque, le client refuse vos services. Pour cela, le système dispose de deux groupes de statuts différents : Terminé et Déposé, respectivement.
Nous vous recommandons de créer plusieurs statuts dans le groupe Déposé avec les noms des motifs de refus les plus courants (Cher, Qualité, Conditions, etc.). Veillez à définir le statut correspondant à la raison du refus, après quoi vous pourrez consulter les statistiques des commandes non retenues sur la page Mon entreprise > Tableau de bord.
Lors du transfert d'une commande vers un statut des groupes « Terminée », si le coût des produits et services ajoutés à la commande est supérieur à 0, la fenêtre de paiement s'ouvrira automatiquement. Si le coût des produits et services est égal à 0, ou s'ils n'ont pas été ajoutés à la commande, la fenêtre de paiement ne s'ouvrira pas.
Une commande terminée avec succès
Suivez quelques étapes simples pour clôturer votre commande avec succès.
Étape 1. Changez le statut de la commande pour l'un des statuts disponibles dans le groupe Terminé.
Étape 2. Si la fonction permettant de clôturer la commande à la date passée est activée pour ce statut, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pourrez conserver la date de clôture actuelle ou en sélectionner une nouvelle.
Étape 3. La fenêtre de paiement de la commande s'ouvre automatiquement. Indiquez le mode de paiement et le caissier.
Veuillez noter que la liste des caisses disponibles dépend du mode de paiement sélectionné (Espèces / Sans espèces). Si vous sélectionnez le mode de paiement Espèces, la liste ne contiendra que les caisses disponibles pour les paiements Espèces. Si vous spécifiez le mode de paiement comme Sans espèces, la liste ne contiendra que les caisses disponibles pour les paiements Sans espèces, respectivement. Il en va de même pour le mode de paiement par Carte.
Si les paiements en personne sont activés pour le compte indiqué, vous pouvez créer un paiement manuellement ou cliquer sur « Accepter ». Cela ouvrira une fenêtre de paiement dans laquelle le client pourra régler les commandes à l’aide de l’un des moyens suivants :
Code QR : le client scanne le code avec son smartphone.
Terminal : le client effectue un paiement via le terminal de point de vente
Tap to Pay : le client approche sa carte ou son appareil de votre smartphone.
Lorsque vous sélectionnez le mode de paiement Sur dette, la montante totale de la commande sera débitée du solde du client. Vous verrez la dette sur la page Finance > Soldes ou sur le profil du client (onglet Solde).
Important: pour réceptionner un paiement contre une dette, vous devez activer le droit d'accès « Peut effectuer des paiements à partir du solde du client » dans les paramètres du rôle de l'employé.
Apprenez-en plus sur la manière d'ajuster le solde du client dans cet article.
Étape 4. Si nécessaire, ajoutez un commentaire et sélectionnez un autre caissier.
Important : Pour la fermeture de la commande, la commission est payée à l'employé qui a changé le statut de la commande en statut terminé, et non au caissier !
Étape 5. Sélectionnez le document à imprimer. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Fermé ! La commande est terminée et le paiement a été effectué à la caisse ou débité du solde du client.
Si la commande contient du travail et des matériaux pour lesquels le spécialiste doit recevoir un salaire, mais que le client refuse de les payer, vous pouvez effectuer un paiement dans une caisse séparée Pertes, par exemple. Ensuite, si nécessaire, ajustez la correction du solde du client, si vous voulez noter qu'il vous doit quelque chose.
Fermé ! La commande a été terminée sans succès et s'affiche dans les statistiques du Tableau de bord du gestionnaire.
Il arrive que le service « Diagnostic » ait été exécuté dans la commande, mais que le client refuse d'acheter des services ultérieurs.
Dans ce cas, vous devez créer un statut distinct dans le groupe Terminé (par exemple, Terminé après les diagnostics) et transférer la commande dans ce statut. Ainsi, vous clôturerez avec succès la commande, puisque le service initial a été achevé et que cette commande est considérée comme réussie. En même temps, vous comprendrez que le client a refusé de poursuivre la coopération avec vous et vous pourrez sélectionner ces commandes pour un traitement ultérieur à l'aide d'un filtre, et le solde de ce client s'affichera correctement.
Commande de travail terminée sans succès
Cette option de clôture de la commande convient si le client à refuser vos services. Mais il n'est pas nécessaire de supprimer la commande, il suffit de la transférer dans le statut « échec ».
1. Changez le statut de la commande pour un autre statut dans le groupe Statuts Déposés.
2. Une fenêtre de confirmation s’ouvre si la commande contient :
des produits qui n’ont pas été décomptabilisés (y compris ceux qui l’ont été partiellement) ;
un montant impayé (la différence entre le montant total de la commande et le paiement effectif) ;
des paiements reçus ou des prépaiements.
Une fois l'action confirmée, le statut de la commande sera modifié. Si vous fermez la fenêtre, l'action sera annulée et le statut restera inchangé.
3. Si la fonction permettant de clôturer la commande à la date passée est activée pour ce statut, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pourrez conserver la date de clôture actuelle ou en sélectionner une nouvelle.
Dès qu’un ordre de travail passe au statut « Déposé », son traitement est interrompu et la fenêtre de paiement ne s’affiche pas, puisqu’aucun paiement ne sera facturé. Parallèlement, les processus associés sont automatiquement ajustés :
Produits
Si les produits n'ont pas encore été sortis du stock, ils n'apparaîtront que dans l'historique des commandes et n'auront aucune incidence sur les niveaux de stock actuels.
Si les produits ont déjà été sortis du stock, ils restent sortis, et les informations relatives aux opérations d'entrepôt sont enregistrées dans le système.
Règlements financiers
S'il reste un solde sur une commande, le système l'annule automatiquement afin de clôturer le document sans aucun solde impayé. Cet ajustement est purement technique et ne se traduit pas par une entrée ou une sortie effective de fonds sur les comptes.
Provisions pour primes
Si des primes sont configurées dans les règles de paie pour des produits, des services ou le statut d’un ordre de travail, elles sont calculées selon les règles standard du système.
Rapports
Les bons de travail « Déposé » n’apparaissent pas dans le rapport « Bénéfice des bons de travail ». Un rapport distinct, intitulé « Bénéfice des commandes infructueuses », est disponible pour analyser ces bons de travail.