O fechamento de Ordens de serviço é necessário para ver o desempenho geral da empresa e para obter demonstrações financeiras e análises corretas.
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As Ordens de serviço podem ser fechadas com sucesso (sua empresa forneceu todos os serviços e materiais necessários ao cliente) ou sem sucesso (em caso de rejeição do cliente). No Orderry, há dois grupos de status diferentes: Fechado e Cancelado.
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Recomendamos que você crie vários status no grupo Cancelado com os motivos mais comuns de rejeição (Preço, Qualidade, Termos, etc.).
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É importante definir um status correspondente ao motivo da rejeição. Posteriormente, você poderá visualizar as estatísticas de ordens de serviço malsucedidas no Painel do Gerente na página Minha Empresa > Painel.
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Quando você atualiza as ordens de serviço para um status dos grupos Fechado e Cancelado , uma janela de pagamento é aberta automaticamente.
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Dêmos uma olhada em como as ordens de trabalho são fechadas no Orderry.
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Atualize o status da ordem de serviço para um do grupo Fechado.
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1. Se a Ordens de serviço ainda não tiver sido paga ou se o valor do pré-pagamento for menor que o valor da ordem de serviço, uma janela de pagamento se abrirá automaticamente. Selecione um caixa, altere a data da transação ou faça comentários, se necessário. Clique em Salvar.
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Também é possível fechar ordens de serviço em débito selecionando a opção Registrar devido ao saldo. O valor total da ordem de serviço é deduzido do saldo do cliente. Você pode ver o valor cobrado no perfil do cliente ou na página Finanças > Saldos da versão web do Orderry.
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Importante: Para poder receber pagamentos de dívidas, os funcionários devem ter o direito “Pode efetuar pagamentos devido ao saldo do cliente" ativado nas configurações de suas funções. Encontre mais informações sobre como lidar com dívidas de clientes neste artigo.
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2. Se o valor do pré-pagamento for maior que o valor total da ordem de serviço, você verá uma janela para reembolsar o pré-pagamento da ordem de serviço. Selecione um caixa do qual você deseja devolver o pré-pagamento e clique em Salvar.
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3. Se o valor do pré-pagamento for igual ao valor total da ordem de serviço, a ordem de serviço passará para o status Fechada e você não verá a janela de pagamento.
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Importante: Conforme a regra de folha de pagamento Para fechar uma ordem, o Orderry recompensa o funcionário que alterou o status da ordem de serviço para Fechado, não o caixa!
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Pronto! A ordem fechada e o pagamento são depositados no caixa ou baixados do saldo do cliente.
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Use essa opção de fechar Ordens de serviço em caso de rejeição do cliente. Portanto, não é necessário excluir uma ordem de serviço com falha, basta atualizá-la para o status de abandonada.
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Atualize o status da ordem de serviço para um no grupo Cancelada.
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1. Se não houver nenhum trabalho ou material na ordem de serviço, o status será alterado imediatamente.
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2. Se a ordem de serviço incluir trabalhos e materiais pelos quais o técnico deveria ser pago, mas o cliente se recusar a pagar por eles, é possível fazer um pagamento em um caixa separado. Você pode chamar esse caixa de “Perdas”, por exemplo. Depois disso, você pode ajustar o saldo desse cliente, se quiser indicar que ele está em dívida com você.
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Pronto! A ordem de serviço é descartada e exibida no painel.
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3. Pode acontecer de você realizar serviços de diagnóstico, mas o cliente se recusar a aceitar outros serviços.
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Nesse caso, é necessário criar um status separado no grupo Fechado (por exemplo, “Fechado (Diagnóstico)”) e atualizar a ordem de serviço para esse status.
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Assim, você fechará a ordem de serviço com sucesso porque o trabalho inicial foi concluído e a ordem de serviço é considerada bem-sucedida. Mas você também entenderá que o cliente rejeitou a compra de outros serviços. No sistema, você pode selecionar essas ordens de serviço para processamento posterior usando o filtro. O saldo desses clientes também será exibido corretamente.