Em quase todas as áreas de negócios, o cliente recebe uma garantia sobre o trabalho realizado, as peças instaladas ou os produtos vendidos.
Os clientes podem solicitar uma garantia por diferentes motivos: produtos ou peças de reposição defeituosos (ou seja, culpa do fornecedor), serviço mal executado (culpa do técnico) ou outros motivos. De qualquer forma, se você fornecer uma garantia, deverá substituir o produto ou prestar o serviço novamente de forma gratuita.
Predefinição de sua conta para trabalhar com Ordens de Serviço de Garantia
1. Use um tipo de ordem de serviço diferente para casos de garantia.
Uma ordem de serviço de garantia é uma nova ordem de serviço, o que significa que não é necessário editar ou fazer alterações em uma antiga ordem de serviço fechada.
Isso é importante por vários motivos:
É possível manter um registro das ordens de serviço de garantia e acompanhar a porcentagem do número total de ordens de serviço.
Você não terá problemas para calcular os salários dos funcionários.
Isso simplesmente não é lógico, pois você já fechou essa ordem de serviço e recebeu o pagamento do cliente. Se você reabrir a ordem de Serviço e editá-la (por exemplo, reduzir o preço), o sistema oferecerá automaticamente o reembolso ao cliente quando você fechá-la novamente. Mas você não está devolvendo nada - você está refazendo o trabalho ou alterando o produto gratuitamente.
Se sua conta não tiver esse tipo de ordem de serviço, você mesmo poderá criá-la. Leia mais sobre como adicionar tipos de ordem de Serviço neste artigo.
2. Defina um preço zero.
Como normalmente não recebemos dinheiro do cliente para reparos em garantia, todos os serviços e peças devem ser adicionados a preço zero. Para serviços, basta editar o preço para 0 e, para itens de estoque, podemos usar o preço “Zero”.
Leia mais sobre como criar e usar um preço zero neste artigo.
3. Configurar o cálculo da folha de pagamento para ordens de serviço de garantia.
Ao criar ou usar tipos de ordens de serviço de garantia, há vários cenários para o cálculo dos salários dos funcionários. Algumas empresas reduzem o pagamento aos técnicos por essas ordens de Serviço, outras não pagam nada e outras querem que o custo da peça seja deduzido do salário se a falha for culpa do funcionário.
Para implementar vários cenários, você pode criar diferentes tipos de ordens de serviço e configurar diferentes regras de cálculo da folha de pagamento para diferentes tipos de ordens de serviço.
Por exemplo, há dois tipos de ordens de serviço: Garantia (culpa do funcionário), Garantia (porcentagem reduzida) e Garantia (cálculo zero).
Você deve configurar a seguinte regra de cálculo para garantir que o funcionário receba uma porcentagem ou um valor menor pelo trabalho na ordem de serviço de garantia do que na ordem original.
Selecione a opção “Para especialista em mão de obra ou serviço em ordem” e especifique o tipo de ordem de Serviço “Garantia (culpa do empregado)” e um método de cálculo de %. Em seguida, especifique o cálculo do Lucro e um valor de lucro negativo (por exemplo, -100000). O valor do bônus deve ser 100%. Além disso, marque “Adicionar o custo de produtos baixados a 0”.
Como resultado, quando um funcionário adiciona um serviço e um item de preço zero a uma ordem de serviço, o cálculo do salário do funcionário terá um valor negativo igual ao custo da peça.
Importante: use esse método de cálculo somente se a ordem de Serviço contiver um serviço com custo zero e o serviço não tiver preço de custo.
Se não quiser que seus funcionários recebam nenhuma recompensa ou tenham um desconto na folha de pagamento pelo trabalho em garantia, configure a seguinte regra de cálculo.
Selecione a regra “Para especialista em mão de obra ou serviço na ordem” e, em seguida, especifique o tipo de ordem de serviço “Garantia (cálculo zero)” e um método de cálculo. A seguir, especifique um cálculo a partir da Soma ou do Lucro e defina um valor de comissão.
Como resultado, quando um funcionário executa um trabalho em uma ordem de serviço normal, ele recebe a comissão padrão. Se o funcionário executar um trabalho em uma ordem de serviço de garantia, ele receberá uma comissão reduzida. Observe que uma comissão reduzida não será exibida na guia Salário do perfil do funcionário nem no cálculo da página Finanças > Folha de pagamento.
Processamento de Ordens de Serviço de Garantia
1. Encontre a ordem de Serviço fechada à qual o cliente se refere para obter a garantia.
Você pode pesquisar a ordem de serviço por número de série do ativo, número de telefone do cliente, número da ordem de serviço ou código de barras. Saiba mais sobre a pesquisa de ordens de serviço neste artigo.
2. Clique no botão Ações e selecione Continuar em nova ordem de serviço.
Uma nova janela de criação de ordem será aberta com as informações do cliente e do ativo já preenchidas. Você só precisa editar o tipo de ordem de serviço e as informações em outros campos para concluir a criação da ordem de serviço.
Em seguida, trabalhe com a ordem de Serviço de garantia de acordo com seus processos.
Como resultado, ao trabalhar com Ordens de Serviço de garantia como um tipo diferente, você obterá:
a capacidade de fazer cálculos diferentes para os funcionários, dependendo do tipo de garantia;
analisar ordens de serviço de garantia com relatórios de ordens de serviço ou com o relatório Insights da empresa (quantas foram, quais funcionários são chamados com mais frequência para a garantia e quanto você perde com isso, entender os motivos: culpa do técnico, do fornecedor ou outro).