El Programador de órdenes de trabajo es una herramienta necesaria para las empresas que cumplen su trabajo planificando las órdenes de trabajo de los clientes con anticipación. Le permite trabajar eficientemente con registros de los clientes y evaluar objetivamente la carga de sus empleados y recursos de su ubicación.
El Programador de las órdenes de trabajo le ayudará a resolver tres cuestiones principales:
Búsqueda de un especialista libre en un momento conveniente para el cliente.
Búsqueda de tiempo libre con un especialista que necesita el cliente.
Control y distribución de carga de los recursos de su ubicación (puestos de trabajo).
Para activar el Programador de las órdenes de trabajo, agregue el campo del sistema Programado para al menos a un formulario de la orden de trabajo.
Agreguemos el campo Programado para al formulario de la orden de trabajo. Puede omitir estos pasos si su Programador ya aparece en la página.
Paso 1. Vaya a la página Ajustes > Editor de formularios > Órdenes de Trabajo.
Paso 2. Elija el tipo de la orden de trabajo.
Paso 3. Haga clic en el botón Añadir campo. En un grupo Campos del sistema elija el Programado para. Después de eso, en el formulario aparecerán los siguientes campos: Programado de, Programado a, Duración y Recurso (si usa recursos de ubicación).
Puede establecer un valor predeterminado para los campos Programado de, Programado a y Duración y hacerlos obligatorios. Para usar la información de estos campos en documentos impresos y notificaciones, agregue las variables correspondientes a las plantillas: {Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Tan pronto como agregue el campo Programado para al menos un formulario de la orden de trabajo, en la página de Órdenes de Trabajo aparece un cambio entre los botones Tabla y Programador.
¿Qué se visualiza en el Programador?
El Programador tiene el aspecto de un calendario con bloques en el que las órdenes de trabajo se organizan en forma de «bloques» dentro de una jornada laboral con horas, semana o mes.
Encima del Programador se encuentran los siguientes botones:
El primer botón cambia el modo de visualización.
Por empleado - en el modo calendario, se mostrará la carga de trabajo de las órdenes del empleado.
Por recurso - es una funcionalidad única que le permite programar sus órdenes no sólo por ejecutantes, sino también por recursos disponibles.
Calendario - un botón para seleccionar el día deseado de la semana o del mes.
Hoy - un botón para seleccionar rápidamente los días de la semana más próximos.
Adelante o Atrás - botones que le ayudan a cambiar la fecha.
Lupa (en los modos Línea de tiempo, Día, Semana) - Utilice la lupa para cambiar la duración de una cita: 5, 10, 15, 20 o 30 minutos. Al hacer clic en la lupa con el signo «+» se reduce la duración de la cita, y con el signo «-» se aumenta. Cuando haga clic en la ranura del Programador, se creará la orden con la duración que haya ajustado con la lupa.
Ajustes - aquí puede editar la visualización de la información en la ranura de la orden.
El valor de fondo de la ranura del Programador corresponde a la información especificada en el horario:
Fondo gris - horas no laborables del lugar y/o del empleado;
Blanco - horas de trabajo del empleado;
Verde - tiempo de vacaciones;
Rojo - baja por enfermedad;
Naranja - día libre.
Modos de visualización
Modo de línea de tiempo
La línea de tiempo es una visualización especial del Programador en forma de línea de tiempo horizontal, donde cada línea corresponde a un ejecutor o recurso. En este modo, el tiempo se muestra horizontalmente, y los ejecutores o recursos se muestran verticalmente.
Modo Día
En este modo, cada columna representa a un empleado o recurso distinto. Esto le permite ver rápidamente el empleo de cada empleado u objeto en un día concreto.
Principales características:
Cuando el Programador pasa a«Día»,aparece una línea roja que indica el límite de tiempo actual. El icono del motivo de la ausencia (baja por enfermedad o vacaciones) también se muestra junto al empleado.
El horario dispuesto verticalmente se adapta al formato 12h/24h (definido en los Ajustes de la empresa).
El horario sólo muestra a los empleados que tienen acceso a la ubicación actual y que tienen activada la opción «Mostrar empleado en la lista de actuantes» en los ajustes de rol.
Las órdenes de trabajo se colocan en las franjas horarias correspondientes, lo que permite navegar rápidamente por el horario.
Modo Semanal
El modo semanal le permite ver el horario de un empleado o recurso durante siete días. Es conveniente para planificar el trabajo de un especialista para una semana por adelantado.
Principales características:
Cada columna representa un día de la semana (de lunes a domingo).
El formato de visualización de la semana tiene en cuenta los ajustes regionales.
Un empleado o recurso específico se selecciona a través del filtro apropiado en el panel superior.
Las órdenes de trabajo se realizan en función de la hora a la que están programadas.
Modo Mes
Este modo proporciona una visión general de las órdenes de trabajo programadas para todo el mes. Es útil para planificar el trabajo a largo plazo.
Principales características:
Se muestra la planificación de un empleado o recurso para todo el mes.
Todos los eventos se muestran como bloques en las fechas del calendario correspondientes.
Para ver información detallada sobre una determinada órden de trabajo, puede pulsar sobre un evento para abrir su ficha.
El uso de códigos de colores para los distintos tipos de órden de trabajo facilita la navegación por el calendario mensual.
Modo de resumen semanal
El modo de resumen semanal le permite ver la programación de todos los empleados o recursos para siete días. Es conveniente para planificar el trabajo de los especialistas para una semana por adelantado.
Principales características:
Cada columna representa un día de la semana (de lunes a domingo).
El formato de visualización de la semana tiene en cuenta los ajustes regionales.
Las órdenes de trabajo se muestran según el día de la semana y frente al empleado responsable del documento o recurso.
Funciones interactivas del Programador
En cuanto cree una orden o presupuesto con los campos Hora de registro, Duración y Ejecutor/Recurso responsable rellenados, aparecerá inmediatamente en el Programador.
Puede cambiar la hora o la fecha de la grabación en todos los modos simplemente arrastrando la grabación al lugar deseado. También puede cambiar manualmente la duración de la cita: basta con arrastrar el borde inferior (para los modos Día y Semana) o lateral (para el modo Línea de tiempo) del bloque. Para ello, sitúe el cursor sobre el borde de la cita, mantenga pulsado el ratón y arrastre el bloque hasta alcanzar la duración deseada.
En los modos de vista Mes y Resumen semanal, no puede modificar la duración de esta forma. En estos modos, la orden se crea con la duración establecida por defecto en el Editor de formularios.
Además, puede navegar rápidamente entre los modos:
Si hace clic en el nombre de un empleado en la línea de tiempo o en el modo día, pasará al modo semana para ese empleado.
Si hace clic en una fecha concreta en el modo semana, pasará al horario de ese día.
¿Cómo se tiene en cuenta el calendario laboral?
El Programador ahora tiene en cuenta el horario de trabajo de la ubicación y de los empleados:
Si el horario de los empleados no está ajustado, se muestra el horario de trabajo de la sede.
Si el horario del empleado está dentro del horario de la sede (por ejemplo, 10:00-17:00 con 9:00-18:00), se mantiene el intervalo para la sede - 9:00-18:00.
Si hay empleados con un horario diferente, la franja se amplía:
Por ejemplo, una ubicación está abierta de 9:00 a 18:00, pero hay un empleado con un horario de 6:00-15:00 → el Programador mostrará 6:00-18:00.
Si la duración de la orden excede las horas de trabajo de la ubicación, el tiempo restante se transfiere al día siguiente.
Creación de la Orden de Trabajo desde el Programador
Presione el tiempo deseado en la línea de tiempo del especialista o recurso. Con esto se abrirá una orden de trabajo con Tiempo de grabación y Técnico asignado / Recurso ya completado.
Después de crear una orden en el Programador, el sistema la mostrará en la Tabla de Órdenes de Trabajo.
Tenga en cuenta que solamente puede seleccionar el tipo de órdenes de trabajo para el que se han ajustado la hora de grabación y la duración.
Ajustes de la ranura del Programador de Órdenes de Trabajo
Puede cambiar la visualización de la información de las órdenes de trabajo en la ranura del Programador yendo a Ajustes.
En Ajustes puede elegir visualización de la información en la ranura de la orden de trabajo (si es necesario, puede añadir un nuevo campo, eliminar o seleccionar otra información para que se muestre).
Una vez completados los ajustes, haz clic en el botón Guardar. Ya está.
Ficha de la orden
Al hacer clic en una ranura, se abre la ficha de la orden, que contiene los siguientes datos: Número de orden, Tipo, Cliente, Activo, Número de serie del activo, Gestor e Importe de la orden.
En la ficha, puede cambiar el estado de la orden seleccionando el deseado.
Recuerde: la lista de estados de órdenes de trabajo solamente contiene aquellos a los que el empleado actual puede transferir la orden de trabajo desde el estado actual. Configure sus reglas de transferencia de estado y permisos de empleados en la página Ajustes > Estados > Órdenes de Trabajo.
Si pasa el cursor por encima del nombre del cliente, aparecerá una ventana emergente con números de teléfono de contacto, que le permitirá elegir una forma cómoda de ponerse en contacto con el cliente.
También puede abrir el perfil del activo haciendo clic en su nombre.