Orderry automatise les processus à chaque étape de l’interaction avec le client, du premier appel jusqu’à la finalisation des commandes et au paiement. Les principales automatisations intégrées au système sont répertoriées ci-dessous. Pour les scénarios non standard, des API et des webhooks sont également disponibles : ils vous permettent d’étendre les fonctionnalités de manière flexible afin de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Déclencheurs multicanaux. Orderry envoie automatiquement des SMS, des e-mails ou des messages Telegram aux clients et aux employés lorsque certains événements se produisent. Les notifications peuvent également être envoyées sur la même plateforme de messagerie que celle utilisée lors de votre première communication avec le client — sur Viber, WhatsApp ou Instagram.

Par exemple :

Envoi programmé. Vous pouvez configurer l’envoi programmé et faire en sorte que les messages ne soient envoyés que pendant les heures d’ouverture.

Par exemple, une semaine après un rendez-vous au salon, le client recevra automatiquement une invitation à laisser un avis.

Transcription des appels. Une fois l’appel terminé, le système génère automatiquement une transcription de celui-ci. Vous pouvez configurer le type d’appel (entrant, sortant ou tous), la durée minimale et maximale, ainsi que les numéros de poste spécifiques auxquels cette fonctionnalité s’applique.

Analyse du sentiment client par IA. Une fois la transcription générée, l’IA analyse automatiquement la conversation pour déterminer le sentiment du client et en dégager des informations clés. Le sentiment reflète le niveau de satisfaction du client à l’aide d’émojis, tandis que les informations fournissent de brèves descriptions de l’appel, telles que « nécessite un rappel », « le client est satisfait de la qualité du service » ou « problème non résolu ».

Création de tâches et de prospects à partir des appels. Pour chaque appel entrant manqué ou répondu, le système crée automatiquement une tâche ou un prospect et y affecte un responsable. Si le client figure déjà dans la base de données, le système le localise et le relie à une commande ou à un prospect existant.

Enregistrement de nouveaux contacts. Si un client qui ne figure pas encore dans la base de données appelle l’entreprise, le système crée automatiquement une nouvelle fiche de contact avec son numéro de téléphone. Afin que les responsables puissent identifier immédiatement les nouveaux prospects et ne pas les confondre avec les contacts existants, un nom leur est automatiquement attribué dans une étiquette au format spécifique.

Conversion d’un prospect en commandes ou une vente. Lorsqu’un prospect atteint le statut de commande ou de vente conclue, le système crée automatiquement des commandes ou une vente sur cette base. Le responsable n’a pas besoin de transférer manuellement les données et les détails du client depuis le prospect : l’ensemble du processus, du premier contact aux commandes ou à la vente, se déroule en un seul et même endroit.

Synchronisation du statut en fonction de la décision du client. Si le client approuve le devis, le système met automatiquement à jour son statut et le convertit en commandes. Si le client refuse, le devis est clôturé avec le statut correspondant. Cela accélère la transition entre l’approbation et l’exécution des travaux.

Enregistrement de la signature ou du motif de refus sur la page publique. Une fois le devis approuvé, le système invite le client à fournir une signature électronique. Celle-ci s’affiche sur la page publique et est automatiquement enregistrée dans le journal des événements du devis (si nécessaire, plusieurs signatures peuvent être recueillies à différentes étapes). Si le client rejette la proposition, le système lui demande de préciser le motif du refus, qui est également consigné dans le journal des événements. Cela permet au responsable d’ajuster rapidement les conditions, de mettre à jour le devis sans délai et de poursuivre la communication.

Une fonctionnalité similaire permettant de recueillir les signatures et les motifs de refus est également disponible pour les commandes classiques, qui constituent l’étape suivante après le devis.

Envoi d’un lien de paiement lorsque le statut change. Lorsqu’une commande est créée, le système génère automatiquement sa page publique et un lien unique. Vous pouvez configurer des notifications automatiques afin que, lorsque la commande passe à un statut spécifique (par exemple, « En attente de paiement »), le client reçoive immédiatement un message contenant ce lien. En cliquant sur le lien, l’acheteur peut consulter les détails de la commande, l’accepter ou la refuser, et effectuer immédiatement un paiement en ligne.

Mise à jour du statut sur la page publique après acceptation, refus ou paiement. Lorsqu’un client accepte, refuse ou paie une commande via la page publique, le système met automatiquement à jour le statut de la commande en conséquence, sans nécessiter l’intervention d’un gestionnaire. Cela permet au système de maintenir à jour les statuts des commandes en temps réel.

Remplissage automatique des informations sur les actifs. Lors de la création d’une commande, le système peut remplir automatiquement les détails de l’actif — catégorie, marque et modèle — en fonction d’un identifiant unique. Plusieurs types de recherche sont pris en charge : par IMEI pour les smartphones et les tablettes, par VIN pour les voitures, ainsi que par HIN pour les bateaux. Il suffit de saisir le numéro et de cliquer sur « Rechercher » : les champs seront remplis automatiquement.

Changements de statut des commandes déclenchés par les intégrations avec les places de marché. Lorsque le statut d’une commande change dans la boutique en ligne, le statut de cette commande dans Orderry est mis à jour automatiquement.

Génération de liens de paiement. Lorsqu’une facture atteint un statut configuré, le système génère automatiquement un lien de paiement unique pour le client.

Synchronisation avec les services de paiement et de comptabilité (Xero, QuickBooks). Une fois le paiement confirmé via un service de paiement connecté, le statut de la facture dans le système passe automatiquement à « payé ». Cela évite d’avoir à suivre manuellement les paiements et à clôturer les factures. Le responsable peut consulter le statut actuel du paiement sans avoir à vérifier sur une autre plateforme.

Mise à jour du statut de la facture après paiement. Une fois le paiement confirmé via le service de paiement connecté, le statut de la facture dans le système est automatiquement mis à jour vers le statut approprié. Le responsable peut consulter le statut actuel du paiement sans vérification supplémentaire.

Prise de rendez-vous en ligne. Lorsqu’un client prend rendez-vous de manière autonome via la page de réservation en ligne, le système crée automatiquement la réservation correspondante dans Orderry. Le responsable n’a pas besoin de saisir manuellement les données : tout est enregistré immédiatement et le client reçoit une confirmation automatique.

Transferts de matériel lorsque le statut d’une commande change. Lorsqu’une commande passe à un statut spécifique, le matériel est automatiquement transféré vers l’emplacement d’inventaire correspondant. Par exemple, lorsque le statut est « En cours », il est transféré vers l’emplacement d’inventaire du technicien ; lorsqu’il est « Prêt », il est transféré vers l’emplacement d’inventaire « Retrait ». Cela vous permet de suivre avec précision l’emplacement du matériel à chaque étape.

Réservation de produits pour les commandes. Cette fonctionnalité automatise la gestion des stocks, simplifiant considérablement l’allocation des produits en rupture de stock. Lorsqu’une commande d’un client atteint un statut spécifique, le système ajoute automatiquement les produits manquants à une liste d’attente. Dès qu’un produit arrive d’un fournisseur ou est transféré depuis un autre entrepôt de l’entreprise, le système le réserve instantanément pour ce client spécifique. Si les commandes sont annulées ou si la période de réservation expire, la commande est automatiquement supprimée, ce qui remet le produit dans le stock disponible à la vente.

Impression automatique de documents et d’étiquettes lors d’actions clés. Ce paramètre permet au système d’envoyer automatiquement les formulaires nécessaires à l’imprimante, afin que les responsables n’aient pas à passer du temps à le faire manuellement. Il suffit de sélectionner le document une seule fois lors de la création de commandes (réception), de leur clôture (rapport d’achèvement des travaux) ou d’une vente (bon de vente) : le système mémorisera votre sélection et déclenchera automatiquement l’impression à l’avenir. Vous pouvez également activer l’impression automatique des étiquettes d’actifs dans les paramètres des modèles : une fois cette fonction activée, la fenêtre d’impression s’ouvrira automatiquement dès la création des commandes, ce qui accélère considérablement l’étiquetage et le service.

Calcul de la paie et des primes. Cette fonctionnalité automatise entièrement le suivi de la rémunération et des pénalités des employés, éliminant ainsi le besoin de calculs manuels. Dans les paramètres, il suffit de sélectionner une seule fois un événement clé pour le calcul des provisions, par exemple :

Dès que cet événement est enregistré, le système calcule et crédite le paiement à l’employé.

Ils vous permettent de transférer automatiquement des données entre Orderry et des plateformes externes sans saisie manuelle. Par exemple, vous pouvez configurer la création automatique de prospects, de contacts ou de commandes à partir de Google Forms, de votre propre site web ou page d’accueil, d’une boutique en ligne o u de tout autre service proposant des formulaires.

Comme vous pouvez le constater, l’automatisation dans Orderry couvre l’ensemble du parcours client — des appels et prospects aux commandes, en passant par les paiements et la gestion des stocks. Nous continuons à développer de nouvelles fonctionnalités pour réduire les tâches routinières et rendre votre travail plus rapide et plus efficace.