En casi todos los ámbitos empresariales, el cliente recibe una garantía sobre el trabajo realizado, las piezas instaladas o los productos vendidos.
Los clientes pueden solicitar una garantía por distintos motivos: productos o piezas de recambio defectuosos (es decir, culpa del proveedor), servicio mal prestado (culpa del técnico) u otros motivos. En cualquier caso, si ofrece una garantía, debe sustituir el producto o volver a prestar el servicio gratuitamente.
Preconfiguración de su cuenta para trabajar con órdenes de trabajo en garantía
1. Utilice un tipo de órden de trabajo diferente para los casos de garantía.
Una órden de trabajo de garantía es una órden de trabajo nueva, lo que significa que no es necesario editar o hacer cambios en una órden de trabajo antigua cerrada.
Esto es importante por varias razones:
Puede llevar un registro de las órdenes de trabajo en garantía y hacer un seguimiento de su porcentaje sobre el número total de órdenes de trabajo.
No tendrás líos a la hora de calcular los salarios de los empleados.
No es lógico, puesto que ya has cerrado esa órden de trabajo y cobrado del cliente. Si reabres el órden de trabajo y lo editas (por ejemplo, reducir el precio), el sistema automáticamente ofrecerá devolver el dinero al cliente cuando lo cierres de nuevo. Pero no estás devolviendo nada: estás rehaciendo el trabajo o modificando el producto de forma gratuita.
Si su cuenta no tiene este tipo de órden de trabajo, puede crearla usted mismo. Más información sobre cómo añadir tipos de órden de trabajo en este artículo.
2. Establezca un precio cero.
Dado que normalmente no recibimos dinero del cliente por las reparaciones en garantía, todos los servicios y piezas deben añadirse a precio cero.Para los servicios, simplemente editamos el precio a 0, y para los artículos de stock, podemos utilizar el precio «Cero».
Más información sobre cómo crear y utilizar un precio cero en este artículo.
3. Configure el cálculo de la nómina para las órdenes de trabajo en garantía.
Al crear o utilizar tipos de órden de trabajo en garantía, existen varios escenarios para calcular el salario de los empleados. Algunas empresas reducen el pago a los técnicos por este tipo de órden de trabajo, otras no pagan en absoluto y otras quieren que el coste de la pieza se deduzca del salario si la avería ha sido culpa del empleado.
Para implementar varios escenarios, puede crear diferentes tipos de órden de trabajo y configurar diferentes reglas de cálculo de nómina para diferentes tipos de órden de trabajo.
Por ejemplo, existen dos tipos de órdenes de trabajo: Garantía (culpa del empleado), Garantía (porcentaje reducido) y Garantía (cálculo cero).
Debe configurar la siguiente regla de cálculo para asegurarse de que el empleado recibe un porcentaje o importe menor por el trabajo en el órden de trabajo de garantía que en el original.
Seleccione la regla «A especialista para la mano de obra o servicio en órden» y especifique el tipo de órden de trabajo «Garantía (culpa del empleado)» y un método de cálculo del %. A continuación, especifique el cálculo a partir del Beneficio y un valor de beneficio negativo (por ejemplo, -100000). El valor de la bonificación debe ser del 100%. Además, marque «Añadir el coste de los productos dados de baja a 0».
Como resultado, cuando un empleado añade un servicio y un artículo de precio cero a una órden de trabajo, el cálculo del salario del empleado tendrá un menos en la cantidad igual al coste de la pieza.
Importante: utilice este método de cálculo sólo si la órden de trabajo contiene un servicio con coste cero y el servicio no tiene precio de coste.
Si no desea que sus empleados reciban ninguna recompensa o tengan una deducción de nómina por el trabajo en garantía, configure la siguiente regla de cálculo.
Seleccione la regla «A especialista para la mano de obra o servicio en órden» y luego especifique el tipo de órden de trabajo «Garantía (cálculo cero)» y un método de cálculo. A continuación especifique un cálculo a partir de la Suma o Beneficio y establezca un valor de comisión.
En consecuencia, cuando un empleado realiza un trabajo en el órden de trabajo habitual, recibirá la comisión estándar. Si el empleado realiza trabajo en un órden de trabajo de garantía, él o ella obtendrá una comisión reducida. Tenga en cuenta que una comisión reducida no se mostrará en la pestaña Salario del perfil del empleado ni en el cálculo de la página Finanzas > Nómina.
Tramitación de órdenes de trabajo en garantía
1. Encuentre la órden de trabajo cerrada a la que se refiere el cliente para la garantía.
Puede buscar la órden de trabajo por número de serie del activo, número de teléfono del cliente, número de órden de trabajo o código de barras. Más información sobre la búsqueda de órdenes de trabajo en este artículo.
2. Haga clic en el botón Acciones y seleccione Continuar en nueva órden de trabajo.
Se abrirá una nueva ventana de creación de órden de trabajo con la información del cliente y del activo ya rellenada. Sólo tiene que editar el tipo de órden de trabajo y la información en otros campos para terminar de crear la órden de trabajo.
A continuación, trabaje con la órden de trabajo de garantía de acuerdo con sus procesos.
Como resultado, cuando trabaje con órdenes de trabajo de garantía como un tipo diferente, obtendrá:
la posibilidad de realizar diferentes cálculos para los empleados en función del tipo de garantía;
analizar las órdenes de trabajo en garantía con informes de órdenes de trabajo o el informe Informe Analítico (cuántas hubo, qué empleados son los más llamados en garantía y cuánto se pierde por ello, entender los motivos: culpa del técnico, proveedor u otra cosa).