Un presupuesto es un presupuesto aproximado de una órden de trabajo o una oferta comercial. Con el presupuesto, puede informar a los clientes sobre el coste de futuras órdenes de trabajo, incluidos los productos y materiales. Sin embargo, estos productos no se darán de baja del almacén, por lo que mantendrá registros de inventario precisos.

Nota: Si desea utilizar presupuestos, debe activar la casilla "Puede agregar productos sin deducción" en la páginaAjustes > Empleados > Funciones.

Para crear un presupuesto (o una oferta comercial), siga estos pasos.

Paso 1. Vaya a la página Órdenes de trabajo, haga clic en el botón de presupuesto y seleccione un tipo de orden de trabajo.

El tipo de órden de trabajo es un campo que le permite personalizar y utilizar diferentes órdenes de trabajo/formularios de presupuesto.

Dado que un presupuesto es un borrador de una órden de trabajo, puede utilizar los mismos tipos tanto para el presupuesto como para las órdenes de trabajo. Si es necesario, puede crear tipos separados para presupuestos y personalizar sus formularios. Obtenga más información sobre la creación y personalización de tipos de órdenes de trabajo/presupuestos en este artículo.

Paso 2. Rellene toda la información necesaria sobre el cliente, el activo, etc.

Rellenar la información en el presupuesto es lo mismo que cuando se crea una órden de trabajo porque la presupuesto se convierte en una órden de trabajo. La única diferencia es que no se pueden crear pagos por presupuesto.

Esta sección de Activos contiene información sobre dispositivos, equipos, coches u otra propiedad del cliente. El Activos está vinculado al cliente, y puede ver todo el historial de órden de trabajo de un dispositivo específico.

Por defecto, ya existe una lista de determinados campos del sistema del formulario de activos, pero puede personalizar este formulario y su visualización en la órden de trabajo. Consulte este artículo para más detalles.

Para crear un nuevo activo de cliente, rellene el campo obligatorio Número de serie / IMEI / VIN y haga clic en el botón "+" para abrir la ventana de creación de un nuevo activo. Alternativamente, continúe rellenando los campos; el activo se creará automáticamente después de crear la presupuesto.

Tenga en cuenta que puede generar un número de serie único si el bien no tiene número de serie o no se puede determinar. Para ello, haga clic en el botón Generar.

La plantilla del número de serie del activo puede personalizarse. Consulte este artículo para obtener más información.

Para el campo del componente Grupo-Marca-Modificación, se vincula un directorio de activos de varios niveles.

Es decir, puede configurar un directorio secuencial.

Por ejemplo, al seleccionar el grupo Smartphones, en el siguiente nivel de Marca solamente se mostrarán los productos que correspondan a smartphones (es decir, el nivel más alto). A continuación, seleccionamos la marca Apple y vemos que en el siguiente nivel del Modelo solamente se muestran los modelos de smartphones Apple.

Nota: si un activo de este tipo ya está vinculado a un cliente, los datos del cliente se incorporarán automáticamente al presupuesto.

Puede hacer lo contrario. En primer lugar, especifique el cliente, y si tal cliente ya tiene activos, puede seleccionar el que necesita en el campo Número de serie / IMEI / VIN.

Tenga en cuenta que este procedimiento puede dar lugar a un error de Números de serie duplicados. Por ejemplo, el propietario del activo ha cambiado, o el activo pertenece a un cliente y lo lleva otro. Lea más sobre cómo evitar errores en este artículo.

Si ha activado las integraciones VIN LookUp e IMEI LookUp, el sistema rellenará automáticamente los campos Grupo, Marca, Modelo, Modificación y otros. El número de campos rellenados depende de los ajustes y capacidades de cada integración.

Nombre del cliente es un campo obligatorio en el que debe especificar el cliente.

Si el cliente es nuevo, Orderry le ofrecerá añadirlo a su base de datos inmediatamente. Para ello, haga clic en el botón "+ Cliente" o "+" y rellene los datos del cliente, tras lo cual los datos del perfil se incorporarán automáticamente a la órden de trabajo.

También puede rellenar la información directamente en el presupuesto, y el cliente se añadirá automáticamente a su base de datos.

Si un cliente ya se ha puesto en contacto con usted y está en su base de datos de clientes, selecciónelo de la lista y su información se incorporará automáticamente al presupuesto.

Nota: para garantizar que este campo se utiliza para la selección automática de clientes de la base de datos y que los empleados no crean duplicados, debe activar el permiso "Puede ver clientes" en la configuración del rol del empleado.

Teléfono es un campo para rellenar el número de teléfono del cliente.

Si tiene un cliente potencial de un cliente con el mismo número de teléfono, Orderry mostrará un mensaje ofreciéndole vincularlos. Tras crear una presupuesto, el cliente potencial vinculado pasará automáticamente al estado "Ganado". Puede elegir a qué estado transferir el lead si ha creado varios estados de lead con la acción "Crear órden de trabajo".

Nota: Solamente puede vincular una presupuesto a un cliente potencial al crear una presupuesto.

En el campo "Pagador", puede seleccionar el pagador del presupuesto/órden de trabajo.

Si deja este campo en blanco, el cliente especificado anteriormente seguirá siendo el pagador.

Si elige a otra persona como ordenante, el importe de la futura órden de trabajo se tendrá en cuenta en el saldo del ordenante. El importe de la órden de trabajo para el cliente será igual a 0 (cero). Esto se mostrará en el widget de estado del órden de trabajo.

Nota: Puede añadir el campo del sistema "Pagador" al formulario de presupuesto/órdenes de trabajo por separado para cada tipo en la página Ajustes > Editor de formularios > Órdenes de trabajo. Esta función está disponible a partir del plan Startup.

Campaña publicitaria - este campo especifica la campaña publicitaria para esta presupuesto.

Puede configurar campañas publicitarias en la página Ajustes > Marketing. Obtenga más información sobre cómo funcionan las campañas publicitarias aquí.

Notas del gerente - el empleado puede indicar información de Notas sobre el presupuesto en este campo del sistema.

Precio estimado: en este campo del sistema, puede especificar el coste estimado del trabajo para su posterior visualización en los documentos impresos.

Urgente es una casilla de verificación del sistema. Cuando se selecciona esta casilla, la presupuesto se incluye en el distintivo Urgente y el indicador correspondiente aparece en la tabla.

La fecha de vencimiento es un campo del sistema. Es la fecha en la que la presupuesto debe pasar al estado "Aceitado".

Gerente - campo del sistema para asignar un gerente responsable en el presupuesto. El empleado especificado en este campo puede aparecer en los documentos impresos.

Técnico asignado - campo del sistema para asignar un técnico responsable en el presupuesto. El empleado especificado en este campo puede visualizarse en los documentos impresos.

Paso 3. Configure la impresión automática de documentos al crear una presupuesto.

Para ello, haga clic en el botón de la impresora situado en la esquina inferior derecha y seleccione el documento que desea imprimir. La plantilla de documento extraerá automáticamente los datos que haya rellenado utilizando variables. Para más información sobre el significado de las variables en las plantillas de documentos para presupuestos y órden de trabajo, siga el enlace.

Paso 4. Cuando crea una presupuesto, puede añadir productos y servicios inmediatamente en la pestaña Servicios y Productos. Si necesita añadir servicios y piezas más tarde, puede hacerlo después de crear una presupuesto. Lea más sobre cómo añadir servicios y productos a una presupuesto u órden de trabajo en este artículo.

Tenga en cuenta que ninguno de los productos que añada a un presupuesto se da de baja en el almacén. Puede dar de baja los productos después de convertir la presupuesto en una órden de trabajo.

Además, al crear una presupuesto, puede crear inmediatamente una tarea y añadir una foto, un archivo o un comentario a la fuente de eventos. Obtén más información sobre el feed de eventos de presupuesto/órdenes de trabajo en este artículo.

Tenga en cuenta que el flujo de eventos para el presupuesto y la órden de trabajo es de extremo a extremo. Es decir, todos los eventos realizados durante el presupuesto se transferirán a la orden de trabajo.

Paso 5. Pulse el botón "Crear" para cerrar la presupuesto creada y mostrarla en la tabla.

Pulsa el botón "Crear y abrir" para seguir trabajando con el presupuesto creado.

Tenga en cuenta que al hacer clic en el botón "Cerrado" de la esquina superior derecha se cerrará la presupuesto y no se guardará.

Si necesitas crear varios presupuestos para un cliente, puedes hacer clic en el botón "Crear y aceptar más". Tras ello, se creará el presupuesto actual y se abrirá una ventana para crear una nuevo presupuesto con la información del cliente ya cumplimentada.

El presupuesto se crea y se muestra en la tabla general. Encontrará más información sobre cómo trabajar con presupuestos en esta sección del Centro de ayuda.