Um orçamento é um cálculo aproximado de uma ordem de Serviço ou de uma oferta comercial. Com orçamentos, você pode informar os clientes sobre o custo de futuras ordens de Serviço, incluindo produtos e materiais. No entanto, esses produtos não serão baixados do depósito, portanto, mantenha registros de inventário precisos.

Para criar um orçamento manual, siga estas etapas.

Etapa 1. Vá para a página Ordens de serviço, clique no botão + Orçamento e selecione um tipo de ordem de serviço.

O tipo de ordem de serviço é um campo que lhe permite personalizar e usar diferentes ordens de serviço/formulários de orçamento.

Como um orçamento é um rascunho de uma ordem de serviço, você pode usar os mesmos tipos para orçamentos e ordens de serviço. Se necessário, é possível criar tipos separados para orçamentos e personalizar seus formulários. Saiba mais sobre como criar e personalizar tipos de ordem de serviço/estimativa neste artigo.

Etapa 2. Preencha todas as informações necessárias sobre o cliente, o ativo, etc.

O preenchimento das informações no orçamento é igual ao da criação de uma ordem de serviço, pois o orçamento é convertido em uma ordem de serviço. A única diferença é que você não pode criar pagamentos por orçamento.

Observe que essa seção pode ter um nome diferente (Veículo, Dispositivo, Aparelho, Ferramenta, Equipamento, Calçados, Vestuário), ou pode não ter, dependendo do tipo de atividade comercial escolhido ao se inscrever.

Essa seção de Ativo contém informações sobre dispositivos, equipamentos, carros ou outras propriedades do cliente. O ativo está vinculado ao cliente e você pode ver todo o histórico de ordens de serviço de um dispositivo específico.

Por padrão, já existe uma lista de determinados campos do sistema no formulário de ativos, mas você pode personalizar esse formulário e sua exibição na ordem de Serviço. Consulte este artigo para obter detalhes.

Para criar um novo ativo de cliente, preencha o campo obrigatório Número de série / IMEI / VIN e clique no botão “+” para abrir a janela de criação de novo ativo. Como alternativa, continue preenchendo os campos; o ativo será criado automaticamente após a criação do orçamento.

Observe que você pode gerar um número de série exclusivo se o ativo não tiver um número de série ou não puder ser determinado. Para fazer isso, clique no botão Gerar.

O modelo de número de série do ativo pode ser personalizado. Consulte este artigo para obter detalhes.

Para o campo de componente Group-Brand-Model-Modification, um diretório de ativos de vários níveis é vinculado.

Ou seja, você pode configurar um diretório sequencial. Por exemplo, quando você seleciona o grupo Smartphones, o próximo nível de Marca exibirá somente os produtos que correspondem a smartphones (ou seja, o nível mais alto). Em seguida, selecionamos a marca Apple e vemos que somente os modelos de smartphone da Apple são exibidos no próximo nível do Modelo.

Observação: se esse ativo já estiver vinculado a um cliente, os dados do cliente serão automaticamente incluídos no orçamento.

Você pode fazer o contrário. Primeiro, especifique o cliente e, se esse cliente já tiver ativos, você poderá selecionar o que precisa no campo Serial number / IMEI / VIN (Número de série / IMEI / VIN).

Observe que esse procedimento pode resultar em um erro de Números de série duplicados. Por exemplo, o proprietário do ativo foi alterado ou o ativo pertence a um cliente e é trazido por outro. Leia mais sobre como evitar erros neste artigo.

Se você tiver ativado as integrações VIN LookUp e IMEI LookUp, o sistema preencherá automaticamente os campos Grupo, Marca, Modelo, Modificação e outros. O número de campos preenchidos depende das configurações e dos recursos de cada integração.

Observação: essas integrações estão disponíveis a partir do plano Startup.

O nome do cliente é um campo obrigatório no qual você deve especificar o cliente.

Se o cliente for novo, o Orderry se oferecerá para adicioná-lo imediatamente ao seu banco de dados. Para fazer isso, clique no botão “+ Client” ou “+” e preencha as informações do cliente, após o que os dados do perfil serão automaticamente inseridos na ordem de serviço.

Também é possível preencher as informações diretamente no orçamento, e o cliente será automaticamente adicionado ao seu banco de dados.

Se um cliente já tiver entrado em contato com você e estiver no seu banco de dados de clientes, selecione-o na lista, e as informações dele serão automaticamente inseridas no orçamento.

Observação: para garantir que esse campo seja usado para seleção automática de clientes do banco de dados e que os funcionários não criem duplicatas, você deve ativar a permissão “Pode ver clientes" nas configurações de função do funcionário.

Telefone é um campo para preenchimento do número de telefone do cliente.

Se você tiver um lead de um cliente com o mesmo número de telefone, o Orderry exibirá uma mensagem oferecendo a vinculação entre eles. Depois de criar um orçamento, o lead vinculado mudará automaticamente para o status “Vencido". Você pode escolher para qual status transferir o lead se tiver criado vários status de lead com a ação “Criar ordem de serviço".

Observação: Você só pode vincular um orçamento a um lead ao criar um orçamento.

No campo “Pagador”, você pode selecionar o pagador do orçamento/ordem de serviço.

Se você deixar esse campo em branco, o cliente especificado acima continuará sendo o pagador.

Se você escolher outra pessoa como pagador, o valor da ordem de serviço futura será considerado no saldo do pagador. O valor da ordem de Serviço para o cliente será igual a 0 (zero). Isso será exibido no widget de status da Ordem de Serviço.

Observação: Você pode adicionar o campo do sistema “Payer” ao formulário de orçamento/ordem de serviço separadamente para cada tipo na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço. Esse recurso está disponível a partir do plano Startup.

Campanha de anúncios - esse campo especifica a campanha de publicidade para esse orçamento.

Você pode configurar campanhas publicitárias na página Configurações > Marketing.

Saiba mais sobre como funcionam as campanhas publicitárias aqui.

Notas do gerente - o funcionário pode indicar informações de nota sobre o orçamento nesse campo do sistema.

Preço estimado - nesse campo do sistema, você pode especificar o custo estimado do trabalho para exibição posterior em documentos impressos.

Urgente é uma caixa de seleção do sistema. Quando essa caixa de seleção é marcada, o orçamento é incluído no crachá Urgente e o indicador correspondente aparece na tabela.

A data de vencimento é um campo do sistema. Essa é a data em que o orçamento deve ser definido para o status “Aceito”.

Gerente - um campo do sistema para atribuir um gerente responsável no orçamento. O funcionário especificado nesse campo pode ser exibido em documentos impressos.

Técnico atribuído - um campo do sistema para atribuir um técnico responsável no orçamento. O funcionário especificado nesse campo pode ser exibido em documentos impressos.

Etapa 3. Configure a impressão automática de documentos ao criar um orçamento.

Para fazer isso, clique no botão da impressora no canto inferior direito e selecione o documento que deseja imprimir. O modelo de documento extrairá automaticamente os dados que você preencheu usando as variáveis. Para obter mais informações sobre o significado das variáveis nos modelos de documentos para orçamentos e Ordens de Serviço, acesse o link.

Etapa 4. Ao criar um orçamento, você pode adicionar produtos e serviços imediatamente na guia Serviços e produtos. Se precisar adicionar serviços e peças mais tarde, você poderá fazê-lo depois de criar um orçamento. Leia mais sobre como adicionar serviços e produtos a um orçamento ou ordem de Serviço neste artigo.

Observe que nenhum dos produtos que você adiciona a um orçamento é baixado do depósito. Você pode dar baixa nos produtos depois de converter o orçamento em uma ordem de Serviço.

Além disso, ao criar um orçamento, você pode criar imediatamente uma tarefa e adicionar uma foto, um arquivo ou um comentário ao feed de eventos. Saiba mais sobre o feed de eventos de orçamento/ordem de serviço neste artigo.

Observe que o feed de eventos para o orçamento e a ordem de serviço é de ponta a ponta. Ou seja, todos os eventos que foram feitos durante o orçamento serão transferidos para o feed de eventos da ordem de serviço.

Etapa 5. Clique no botão “Criar" para fechar o orçamento criado e exibi-lo na tabela. Clique no botão “Criar e abrir" para continuar trabalhando no orçamento criado.

Observe que clicar no botão “Fechado" no canto superior direito fechará o orçamento e não o salvará!

Se precisar criar vários orçamentos para um cliente, você poderá clicar no botão “Criar e aceitar mais". Depois disso, o orçamento atual será criado e uma janela será aberta para criar um novo orçamento com as informações do cliente já preenchidas.

Pronto! O orçamento é criado e exibido na tabela geral. Mais informações sobre como trabalhar com orçamentos podem ser encontradas nesta seção da Central de Ajuda.